E-mailsjablonen
Bookicorn stuurt je klanten automatisch e-mails, bijvoorbeeld boekingsbevestigingen, herinneringen en annuleringen. Onder E-mailsjablonen zie je elk van deze e-mails, stuur je jezelf een test-e-mail en stel je afzender, logo en kop- en voettekst in.
E-mailsjablonen openen in de Manager
De sjablonen vind je onder Manager → Instellingen → E-mailsjablonen, direct op app.bookicorn.net/einstellungen/mailvorlagen. Alleen admins kunnen ze openen.
Helemaal bovenaan staat Algemene instellingen. Daaronder zijn de sjablonen per onderdeel gegroepeerd: Boekingen, Wachtlijst, Account, Betalingen, Tegoedabonnementen, Marketing en Groepsboeking, plus Reserveringen, Uitgifte en teruggave, Dagwachtlijst en Aanmelden.
Welk sjabloon wanneer uitgaat
Welke sjablonen een boeking krijgt, hangt af van het aanbod:
- Reserveringen: bij aanbod van het soort Vrije tijdskeuze: resources waarbij niets wordt uitgegeven. Dat zijn Reservering bevestigd, Reservering aangevraagd, Aanvraag geaccepteerd, Aanvraag afgewezen, Reservering geannuleerd en Herinnering aan de reservering.
- Uitgifte en teruggave: bij aanbod met ingeschakeld Wordt er iets uitgegeven en teruggebracht?, of er nu per minuut, uur of dag wordt geboekt. Dat zijn Verhuur bevestigd, Herinnering aan het ophalen, Artikel meegegeven, Artikel terug, Verhuur geannuleerd en Teruggave te laat.
- Al het andere aanbod krijgt de sjablonen onder Boekingen.
Accepteer je een aangevraagde reservering, dan krijgt de klant Aanvraag geaccepteerd, bij aanbod met uitgifte Verhuur bevestigd. Wijs je af, dan krijgt hij in beide gevallen Aanvraag afgewezen. Vul je een reden in, dan staat die in de mail.
De mails noemen de geboekte duur, de resource en zo nodig het stuk, bij boekingen over meerdere dagen de hele periode. De annuleringstermijn staat als tijdstip in de tijdzone van je studio. Hangt er een agendabestand aan, dan omvat dat bij boekingen over meerdere dagen alle dagen.
Ook de bevestiging van een les, afspraak of blok noemt de annuleringstermijn. Is de addon Digitale aanwezigheidscontrole actief, dan bevat de bevestiging van een les of afspraak bovendien de QR-code van de boeking om in te checken.
Heb je bij het aanbod een Opmerking op factuur en bevestiging ingevuld, dan staat die ook in de bevestiging. Aangepaste sjablonen voegen hem in met deze placeholder:
{{invoice_note}}
Tekst van een e-mailsjabloon wijzigen
Onderwerp en tekst van de sjablonen kun je in de Manager niet zelf wijzigen. Open je een sjabloon, dan staat daar “Sjabloon wordt automatisch onderhouden”: onderwerp en tekst komen van Bookicorn en passen zich aan de taal van elke ontvanger aan. Je eigen benamingen, zoals “afspraak” in plaats van “les”, verschijnen daarbij automatisch in de e-mails.
Zelf bepaal je onder Algemene instellingen: afzender, antwoordadres, logopositie en kop- en voettekst. Dat geldt voor alle e-mails.
Staat onder een sjabloon “Aangepast”, dan is voor je studio een eigen versie van dat sjabloon opgeslagen.
Voorvertoning en test-e-mail van een sjabloon
Tik op een sjabloon. Je ziet:
- een Voorbeeld van de e-mail zoals je klanten die krijgen, met je logo en je kleuren,
- het veld Ontvanger van de test-e-mail en Test-e-mail versturen.
De test-e-mail wordt met voorbeeldgegevens gevuld en naar het opgegeven adres gestuurd.
Algemene instellingen: afzender, antwoordadres, logo, kop- en voettekst
Onder E-mailsjablonen → Algemene instellingen staan:
- Afzenderinstellingen: Afzendernaam, Afzender-e-mail en Reply-To-e-mailadres.
- Logopositie: Koptekst, Voettekst of Beide.
- Koptekst (optioneel): verschijnt boven elke e-mail.
- Voettekst (optioneel): staat aan het einde van elke e-mail, bijvoorbeeld je adres. Het copyright staat er automatisch onder.
Elke wijziging wordt meteen opgeslagen.
Het logo in de e-mails is je logo uit Instellingen → Algemeen. Zonder eigen invoer gaan antwoorden van je klanten naar het e-mailadres uit Instellingen → Algemeen → Contactinformatie.
Design van de e-mails: kleuren en lettertype
Kleuren, lettertypen en hoeken van de klantmails neemt Bookicorn over van je gepubliceerde boekingspagina. Heb je onder Mijn boekingspagina → Design → Kleuren eigen kleuren ingesteld, dan verschijnen die ook in de e-mails. Of een e-mail licht of donker is, hangt af van Modus bij eerste bezoek van je boekingspagina. Een eigen e-maildesign hoef je niet bij te houden.
Afspraakherinnering per e-mail aanzetten
De herinnering vóór een afspraak stuurt Bookicorn alleen als je die aanzet: Manager → Instellingen → Boekingen → Afspraakherinnering → Herinnering sturen. Daar vul je in hoeveel Uren voor aanvang die de deur uitgaat (tussen 1 en 72 uur). De herinnering gaat één keer per boeking uit, als melding in de klantenapp en met het sjabloon voor de herinnering per e-mail. Afhankelijk van de aanlooptijd noemt ze “vandaag”, “morgen” of de datum. Bij reserveringen gaat Herinnering aan de reservering uit, bij aanbod met uitgifte Herinnering aan het ophalen.
In welke taal klanten hun e-mails krijgen
Elke e-mail gaat uit in de taal van de ontvanger, als die bekend is, anders in de taal van je boekingspagina. De teksten zijn er in alle zeven talen. Details staan in Taal van de interface en de e-mails.
Veelgestelde vragen
Kan ik de tekst van de boekingsbevestiging wijzigen? Nee, onderwerp en tekst onderhoudt Bookicorn. Je kunt een kop- en voettekst voor alle e-mails toevoegen, onder E-mailsjablonen → Algemene instellingen.
Hoe zie ik hoe een e-mail eruitziet? Tik onder E-mailsjablonen op het sjabloon. Je ziet de voorvertoning en kunt jezelf een test-e-mail sturen.
Waarom krijgen mijn klanten geen herinnering vóór de afspraak? De herinnering staat uit tot je die aanzet onder Instellingen → Boekingen → Afspraakherinnering.
Hoe krijg ik mijn logo in de e-mails? Upload het onder Instellingen → Algemeen. Waar het staat, kies je onder Algemene instellingen → Logopositie.
Waarom hebben mijn e-mails andere kleuren dan vroeger? De e-mails nemen de kleuren van je gepubliceerde boekingspagina over. Wijzig je daar de kleuren, dan veranderen ook de e-mails.
Krijgt een klant bericht als ik zijn aanvraag afwijs? Ja, per mail in zijn taal en als melding in de klanten-app. Vul je een reden in, dan staat die erin.