Afspraken aanmaken en bewerken
Een afspraak is een concreet moment van een aanbod, bijvoorbeeld “Yoga op maandag, 18:00”. Deze pagina laat zien hoe je in de Manager afspraken en afsprakenseries aanmaakt, een afspraak verplaatst, een vervanging invult en afspraken verwijdert.
Hoe maak ik een nieuwe afspraak aan?
Een nieuwe afspraak maak je in de Manager aan met Nieuwe afspraak. Daar kom je op meerdere manieren:
- Kalender: het plusteken bovenaan de kalender.
- Dashboard: het plusteken Toevoegen en daarna Nieuwe afspraak.
- Aanbod: bij een aanbod Afspraak aanmaken of Serie aanmaken. Dan is het aanbod al gekozen.
- In het aanbod zelf: bovenaan of onderaan Afspraak aanmaken.
Zo gaat het verder:
- Kies het Aanbod, als dat nog niet vooraf is gekozen.
- Vul onder Tijd & datum de Datum en de Starttijd in.
- De Duur (minuten) kun je leeg laten. Dan geldt de duur van het aanbod.
- Tik op Afspraak aanmaken.
Bestaat er voor dit aanbod op hetzelfde moment al een actieve afspraak, dan maakt Bookicorn geen tweede aan en meldt “Voor deze datum en tijd bestaat er al een afspraak.”
Tikken op een lege plek in de kalender maakt geen afspraak aan. Gebruik daarvoor het plusteken.
Admins mogen altijd afspraken aanmaken. Trainers alleen als ze daarvoor het recht hebben.
Welk aanbod je kunt kiezen bij het aanmaken van een afspraak
Bij het aanmaken van een afspraak kun je al het actieve aanbod kiezen, met twee uitzonderingen bij de vrije tijdskeuze:
- Vrije tijdskeuze met resources staat niet in de keuzelijst. Voor zulk aanbod gebruik je bij het inboeken Andere tijd, dan wordt de resource meteen mee bezet.
- Vrije tijdskeuze zonder resources kun je kiezen. Er ontstaat een open extra afspraak: zolang niemand is ingeboekt, kunnen ook klanten die boeken. Voor een bepaalde klant gebruik je bij het inboeken Andere tijd.
Bij een aanbod met Afsprakenblok maak je in plaats van losse afspraken een nieuwe reeks aan, zie Lessenreeksen.
Afsprakenserie aanmaken met Nieuwe afspraak
Met de schakelaar Serie onder Herhalingspatroon maak je meerdere afspraken in één keer aan:
- Serienaam: optioneel, bijvoorbeeld “Yoga maandagochtend”.
- Ritme: Dagelijks, Wekelijks, Elke 2 weken of Maandelijks. Maandelijks herhaalt de afspraak zich op de dag van de startdatum.
- Weekdagen: verplicht bij wekelijks en elke 2 weken.
- Serie eindigt: Nooit, Tot datum of Aantal.
Voorbeeld: … afspraken laat zien hoeveel afspraken er ontstaan. Afspraken die er op hetzelfde moment al zijn, worden overgeslagen.
Wordt een afsprakenserie automatisch verlengd?
Dat hangt ervan af waar je de serie hebt aangemaakt.
- Serie met Nieuwe afspraak (eindigt Nooit): Bookicorn maakt bij het opslaan een voorraad afspraken aan, bij wekelijkse series voor een jaar vooruit. Er komen niet automatisch meer afspraken bij. Maak op tijd een nieuwe serie aan.
- Afsprakenserie direct bij het aanbod (bij het aanmaken van het aanbod in het onderdeel Afspraken): een nachtelijke run vult de afspraken aan. Bij Nooit zijn er altijd afspraken voor de komende 12 weken.
Heeft het aanbod zelf een afsprakenserie, dan vult de nachtelijke run de afspraken aan volgens de regel van het aanbod, ook als je daarnaast series met Nieuwe afspraak hebt aangemaakt. Details in Aanbod aanmaken.
Een losse afspraak bewerken of verplaatsen
Een losse afspraak wijzig je in de afspraak zelf:
- Tik in de kalender of in de afsprakenlijst van het aanbod op de afspraak.
- Open bovenaan Meer en kies Bewerken.
- Wijzig Datum, Starttijd of Eindtijd.
- Tik op Opslaan.
Wijzig je de tijd, dan krijgt iedereen met een bevestigde of openstaande boeking een e-mail “Les verplaatst” met de nieuwe tijd. De Manager meldt daarna hoeveel klanten zijn geïnformeerd. Ligt de oude of nieuwe tijd in het verleden, dan gaat er geen e-mail uit. Een geboekte afspraak kun je niet naar het verleden verplaatsen.
De wijziging geldt alleen voor deze ene afspraak.
Vervanging invullen: een andere trainer voor een afspraak
Een vervanging vul je in bij de afzonderlijke afspraak:
- Open de afspraak en kies onder Meer het item Bewerken.
- Zet bij het veld Trainer (bij jou met de term van je studio) de eigen invoer aan en kies de vervanger.
- Tik op Opslaan.
Op dezelfde manier overschrijf je voor een afzonderlijke afspraak Max. deelnemers, Locatie, Ruimte en Notities. Zonder eigen invoer geldt de waarde van het aanbod.
Klanten en de nieuwe trainer krijgen bij een vervanging geen automatisch bericht. Wil je de deelnemers informeren, gebruik dan in de afspraak Iedereen mailen.
Verhoog je Max. deelnemers en wachten er mensen op de wachtlijst, dan schuiven ze door.
Gegevens bij het aanbod wijzigen: wat er met bestaande afspraken gebeurt
Nieuwe afspraken nemen trainer, locatie en ruimte over van het aanbod. Wijzig je deze gegevens later bij het aanbod, dan gelden ze ook voor alle afspraken waarbij je ze niet afzonderlijk hebt overschreven.
Wijzig je bij het aanbod Max. deelnemers, dan nemen alle komende afspraken de nieuwe waarde over, behalve als je die bij de afspraak afzonderlijk hebt ingesteld. Eerdere afspraken blijven zoals ze waren.
Datum en tijd van bestaande afspraken worden door het bewerken van het aanbod niet gewijzigd.
Hele serie bewerken, annuleren of verwijderen
Series beheer je in het aanbod:
- Open het aanbod onder Manager → Aanbod.
- Open het onderdeel Serieafspraken en tik op Serie-afspraken beheren.
- Kies bij de serie Serie bewerken, Serie annuleren of Serie verwijderen.
- Serie bewerken wijzigt de naam en de tijd. Een nieuwe tijd geldt voor alle komende afspraken van de serie, en elke boeking krijgt een e-mail met de nieuwe tijd.
- Serie annuleren zegt elke komende afspraak van de serie af, net als het afzeggen van een losse afspraak: boekingen worden geannuleerd en terugbetaald, de deelnemers krijgen een afzeggingsmail.
- Serie verwijderen: is de serie nooit geboekt, dan worden alle afspraken verwijderd. Zijn er boekingen, dan worden alle afspraken vanaf vandaag afgezegd, maar de boekingen worden niet geannuleerd en niet terugbetaald. Gebruik bij geboekte series daarom Serie annuleren.
Trainer, ruimte en capaciteit kun je niet voor een hele serie in één keer wijzigen. Wijzig ze bij het aanbod of bij de afzonderlijke afspraak.
Afspraak verwijderen of afzeggen: het verschil
- Afzeggen laat de afspraak staan met het label Afgezegd. Boekingen worden geannuleerd en terugbetaald, de deelnemers krijgen desgewenst een e-mail. Een afgezegde afspraak kun je met Reactiveren weer actief zetten, de geannuleerde boekingen blijven daarbij geannuleerd. Meer daarover in Vakantie, uitval en afspraken afzeggen.
- Verwijderen haalt de afspraak definitief weg. Dat kan alleen zolang er geen bevestigde of openstaande boeking aan hangt en niemand op de wachtlijst staat. Je vindt het in de afspraak onder Meer → Bewerken met Definitief verwijderen. Anders zegt de Manager “Deze datum kan nog niet verwijderd worden” en vraagt je de afspraak eerst af te zeggen.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een nieuwe afspraak aan? In de kalender via het plusteken of in het aanbod met Afspraak aanmaken. Aanbod kiezen, datum en starttijd invullen, op Afspraak aanmaken tikken.
Kan ik bij de vrije tijdskeuze ook vaste afspraken aanmaken? Ja, zonder resources als open extra afspraak via Nieuwe afspraak. Zolang niemand is ingeboekt, kunnen ook klanten die boeken. Voor een bepaalde klant gebruik je bij het inboeken Andere tijd.
Waarom komen er bij mijn serie geen nieuwe afspraken meer bij? Series die je met Nieuwe afspraak hebt aangemaakt, worden niet automatisch verlengd. Maak een nieuwe serie aan. Alleen een afsprakenserie direct bij het aanbod wordt door een nachtelijke run aangevuld.
Krijgen de deelnemers bericht als ik een afspraak verplaats? Ja. Bij een nieuwe tijd krijgt elke bevestigde of openstaande boeking een e-mail met de nieuwe tijd.
Hoe vul ik een vervanging in? In de afspraak onder Meer → Bewerken bij het veld Trainer de eigen invoer aanzetten en de vervanger kiezen. De deelnemers worden daarbij niet automatisch geïnformeerd.
Kan ik een afspraak dupliceren? Nee, losse afspraken kun je niet dupliceren. Maak een nieuwe afspraak of een serie aan.