Facturen
Met de addon Factuursysteem maakt Bookicorn facturen aan je klanten aan en verstuurt die per e-mail. Deze pagina legt uit bij welke aankopen een factuur ontstaat, hoe je de factuuropsteller instelt en hoe je facturen in de Manager beheert.
Niet bedoeld zijn de facturen die je zelf van Bookicorn krijgt voor je plan. Die staan onder Instellingen → Tarief & facturering.
Voorwaarden voor facturen
Om Bookicorn facturen te laten aanmaken, heb je twee dingen nodig:
- De addon Factuursysteem. Die activeer je in de Addon Store. Pas dan verschijnt in de Manager het menu-item Facturen.
- Een actieve standaard-factuuropsteller onder Manager → Facturen → Factuuropstellers. Zonder die ontstaat er geen factuur.
Bij welke aankopen een factuur ontstaat
| Handeling | Factuur | Wanneer |
|---|---|---|
| Boeking met prijs, betaald via Stripe of PayPal | Ja | Bij de boeking, als bijlage bij de boekingsbevestiging |
| Boeking met prijs en Betaling ter plekke of Overschrijving | Ja | Bij de boeking, status Open tot de betaling is bevestigd |
| Boeking die met credits wordt betaald | Nee | De factuur hoort bij de aankoop van de tegoedkaart |
| Boeking die helemaal door een cadeaubon wordt gedekt | Nee | |
| Gratis boeking | Nee | |
| Aankoop van een tegoedkaart via Stripe of PayPal | Ja | Bij de aankoop |
| Aankoop van een tegoedkaart met betaling ter plekke of overschrijving | Ja | Zodra je de ontvangst van de betaling bevestigt |
| Periode van een tegoed-abonnement met betaling ter plekke of overschrijving | Ja | Zodra je de betaling van de periode bevestigt |
| Tegoed-abonnement via Stripe of PayPal | Nee | Bookicorn maakt daarvoor op dit moment geen factuur aan |
| Aankoop van een cadeaubon | Ja | Bij de aankoop |
| Credits met een bedrag die je in de Manager met de hand toekent | Ja, als Factuur aanmaken aan staat | Bij het toekennen, bij Betaling nog openstaand met de status Open |
Een factuur ontstaat dus niet alleen bij Stripe. Ook aankopen met betaling ter plekke, overschrijving en PayPal krijgen een factuur, zodra factuursysteem en factuuropsteller zijn ingesteld.
Bij boekingen met factuursysteem heeft Bookicorn het adres van de klant nodig. Ontbreekt dat, dan vraagt het boekingsvenster erom.
Het logo op de factuur
Op de factuur staat je studiologo. Je stelt het in onder Manager → Instellingen → Algemeen in het onderdeel Studiobranding met Logo uploaden (JPG, PNG of SVG, maximaal 2 MB).
Bij de factuuropsteller kun je daarnaast een eigen Logo uploaden. Facturen bij boekingen dragen dan het logo van deze factuuropsteller. Heeft de factuuropsteller geen eigen logo, dan staat daar het studiologo.
Factuuropsteller instellen
De factuuropsteller is de afzender van je facturen met adres, belastinggegevens en bankgegevens.
- Open Manager → Facturen → Factuuropstellers: app.bookicorn.net/rechnungssteller.
- Tik op Factuuropsteller toevoegen.
- Vul de onderdelen in:
- Basisgegevens: naam (verplicht), bedrijf, e-mail, telefoon, website, logo
- Adres: straat, postcode en plaats zijn verplicht, plus huisnummer en land
- Belastinggegevens: belastingnummer of btw-nummer (een van beide is verplicht, behalve bij kleine ondernemers), btw-tarief in procent
- Bankgegevens: IBAN, BIC, bank, rekeninghouder
- Factuurinstellingen: voorvoegsel van het factuurnummer (verplicht), streepjes in het nummer, volgend nummer, Als standaard factuuropsteller gebruiken
- Sla op.
Ben je kleine ondernemer, zet dan Kleineondernemersregeling toepassen (geen btw) aan. Dan vermeldt de factuur geen btw en draagt die de standaardvermelding van je land. Een eigen formulering vul je alleen in onder Vermelding op de factuur als je belastingrecht die anders voorschrijft.
Maak je facturen zonder btw zonder kleine ondernemer te zijn, bijvoorbeeld aan bedrijven in andere EU-landen, zet dan btw-tarief (%) op 0 en kies onder Reden voor 0 % btw Btw verlegd of Vrijgesteld van btw. De reden staat dan op de factuur en in de e-factuur. Bij verlegde btw staan jouw btw-nummer en dat van je klant op de factuur; dat van de klant vul je in het klantblad in onder Bewerken. Onder Eigen vermelding op de factuur vervang je de standaardtekst, bijvoorbeeld door de wettelijke grondslag van een vrijgestelde dienst.
Een factuuropsteller die al facturen heeft, kun je niet verwijderen.
Factuurnummers
Een factuurnummer bestaat uit voorvoegsel, jaar, maand en een doorlopend nummer van vier cijfers, bijvoorbeeld RE-2026-09-0001. Met de schakelaar Streepjes in het nummer bepaal je of de delen met streepjes zijn verbonden. Onder het voorvoegsel toont de Manager als voorvertoning je volgende factuurnummer.
Het doorlopende nummer telt over de maanden door en begint elk nieuw jaar weer bij 1. Creditfacturen krijgen een eigen nummer uit dezelfde reeks.
Facturen voor aanbod met een andere factuuropsteller
In het aanbod onder Boekhouding kies je de Factuuropsteller voor dit aanbod:
- Automatisch: een freelance trainer met een eigen factuuropsteller factureert zelf, anders geldt je standaard.
- Een bepaalde factuuropsteller: die maakt alle facturen van dit aanbod op. Een aandeel wordt dan niet via Bookicorn uitbetaald.
Ontwerp en teksten van de factuur
Onder Manager → Facturen → Instellingen geef je je facturen vorm: app.bookicorn.net/rechnungs-vorlage.
- Ontwerp: de Accentkleur voor balken, kop en markeringen
- Logo: verwijzing naar het studiologo in de algemene instellingen
- Teksten: Koptekst boven de regels, Voettekst aan het einde, Tekst op creditfacturen, plus Betalingstermijn-tekst, Standaard betalingstermijn in dagen en Vervaldatum rekenen vanaf factuurdatum of leveringsdatum
- Weergave: of telefoonnummer, e-mailadres, website, belastingnummer en btw-nummer op de factuur staan
Het Voorbeeld toont meteen hoe de factuur eruitziet, ook als creditfactuur. Onder Testfactuur versturen vul je een e-mailadres in en stuur je met Test-e-mail versturen een testfactuur daarheen.
Kopieën voor je boekhouding
Bij de factuuropsteller maak je onder Ontvangers voor factuurkopieën e-mailadressen aan, bijvoorbeeld voor je belastingadviseur. Deze adressen krijgen elke factuur en elke creditfactuur van deze factuuropsteller als aparte e-mail met pdf.
Met Geldt ook voor facturen van trainers krijgt je boekhouding ook de facturen die zelfstandige trainers op eigen naam uitschrijven.
Facturen beheren in de Manager
Onder Manager → Facturen staan alle facturen met klant, factuurnummer, factuurdatum, status en totaalbedrag: app.bookicorn.net/rechnungen. Bovenaan zie je omzet, openstaande en te late facturen. Je kunt op status filteren en zoeken.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Open | De betaling is nog niet bevestigd. |
| Betaald | Online betaald, of je hebt de betaling bevestigd. |
| Te laat | Open en de vervaldatum is overschreden. |
| Geannuleerd | De factuur is geannuleerd. |
| Creditfactuur | De tegenfactuur van een geannuleerde factuur. |
Tik je op een factuur, dan kun je:
- Factuur bekijken: de pdf bekijken
- Per e-mail versturen: de factuur als PDF naar de klant sturen, zolang die niet geannuleerd is. De PDF toont altijd de actuele stand, ook je wijzigingen. Zo verstuur je ook achteraf een creditfactuur, bijvoorbeeld als je bij het annuleren Annuleren zonder e-mail hebt gekozen.
- Markeren als betaald: bij openstaande facturen bij boekingen en bij tegoedkaarten waarvan de betaling nog openstaat. De klant krijgt dan een betalingsbevestiging.
- Annuleren linksonder: een creditfactuur aanmaken. Heeft de factuur een e-mailadres, dan kies je Annuleren en klant informeren, dan gaat de creditfactuur ook naar de klant, of Annuleren zonder e-mail.
- klant, factuurdatum, vervaldatum, leveringsdatum en regels wijzigen en opslaan, zolang de factuur niet is geannuleerd
Creditfacturen
Een creditfactuur ontstaat:
- als je een factuur in de Manager met Annuleren annuleert
- automatisch als een boeking wordt geannuleerd waarbij een factuur hoort
De creditfactuur verwijst naar de oorspronkelijke factuur en toont de bedragen negatief.
Eigen facturen aanmaken
Je kunt ook facturen aanmaken die bij geen enkele boeking horen:
- Open Manager → Facturen en tik op Factuur aanmaken.
- Kies de Factuuropsteller.
- Kies onder Klant een bestaande klant of Nieuwe klant en vul naam, bedrijf, e-mail en adres in. Bij een zakelijke klant neemt de factuur bedrijf en contactpersoon over uit het profiel.
- Leg onder Regels beschrijving, aantal en stukprijs vast. Met Regel toevoegen komen er meer bij.
- Optioneel: Opmerkingen voor de klant.
- Tik op Factuur aanmaken.
De factuurdatum is de dag van aanmaken, de vervaldatum hangt af van je standaard betalingstermijn. De factuur wordt pas verstuurd als je die opent en op Per e-mail versturen tikt. Markeren als betaald is er alleen bij facturen bij boekingen en tegoedkaarten.
Veelgestelde vragen
Worden facturen bij elke aankoop aangemaakt of alleen bij Stripe? Niet alleen bij Stripe. Met factuursysteem en standaard-factuuropsteller krijgen ook aankopen met PayPal, betaling ter plekke en overschrijving een factuur. Uitzonderingen zijn boekingen met credits of helemaal met een cadeaubon, gratis boekingen, met de hand toegekende credits zonder bedrag of met Factuur aanmaken uit en tegoed-abonnementen via Stripe of PayPal.
Hoe komt mijn logo op de factuur? Upload je logo onder Instellingen → Algemeen met Logo uploaden. Heeft je factuuropsteller een eigen logo, dan staat op facturen bij boekingen dat logo.
Waarom krijgt mijn klant geen factuur? Controleer of de addon Factuursysteem actief is en of er onder Factuuropstellers een actieve standaard-factuuropsteller is ingevuld. Bij een boeking met credits ontstaat geen eigen factuur.
Kan ik een factuur achteraf wijzigen? Ja, zolang die niet is geannuleerd. Open de factuur onder Facturen, wijzig de gegevens en sla op.
Waar vind ik de facturen voor mijn Bookicorn-plan? Onder Instellingen → Tarief & facturering in het tabblad Facturen.