Zoom-meetings

Met de addon Zoom-meetings maakt Bookicorn voor elke geboekte online afspraak een eigen Zoom-meeting aan. Je klanten krijgen de link in de boekingsbevestiging, in de herinnering en in de klanten-app. Een meetinglink vul je niet meer met de hand in.

In de teksten in de Manager staat de term van je studio in plaats van "trainer".

Wat Zoom-meetings kan

• Elke geboekte afspraak krijgt een eigen Zoom-meeting.
• De link staat in de boekingsbevestiging, in de herinnering en in de klanten-app. Alleen klanten die de afspraak geboekt hebben, kunnen hem zien.
• Trainers koppelen desgewenst hun eigen Zoom. Anders loopt de meeting via de Zoom van de studio.
• Wachtkamer, toegangscode, opname en meer stel je in voor de studio en pas je per aanbod aan.
• In de Manager start je de meeting bij de afspraak met Meeting starten.
• Zeg je een afspraak af, dan verwijdert Bookicorn de meeting in Zoom.

Zoom wordt ondersteund. Voor Microsoft Teams, Google Meet en andere platforms vul je in het aanbod gewoon een vaste link in.

Zoom toevoegen

Voorwaarden

• De addon Zoom-meetings is actief in je studio.
• Je hebt een Zoom-account. Een gratis account volstaat, voor afspraken langer dan 40 minuten heb je een betaald account nodig.
• De Zoom van de studio koppelen admins, hun eigen Zoom koppelen trainers.
• Bij het koppelen geef je Bookicorn toestemming om je Zoom-profiel te lezen (naam, e-mailadres, accounttype) en meetings aan te maken, te lezen, te wijzigen en te verwijderen. Om andere rechten vraagt Bookicorn niet.

Zoom-meetings activeren

De addon activeer je onder Manager → Addon Store met Zoom-meetings en Activeren. Het is een reguliere addon die een addon-slot van je plan inneemt. Is hij actief, dan brengt Openen je naar de pagina Zoom-meetings (app.bookicorn.net/zoom).

De Zoom van de studio koppelen

Als admin vind je de pagina ook onder Manager → Instellingen → Actieve add-ons → Zoom-meetings.

1. Open Zoom-meetings.
2. Tik bij Zoom van de studio op Koppelen met Zoom.
3. Log in bij Zoom en sta de toegang toe.

Daarna staat er Gekoppeld en Gekoppeld als met het e-mailadres van het Zoom-account. De Zoom van de studio host alle meetings waarvoor geen trainer een eigen Zoom heeft gekoppeld. Daaronder zie je je trainers met Gekoppeld of Niet gekoppeld.

Eigen Zoom voor trainers

Trainers koppelen hun eigen Zoom onder Manager → Persoonlijk → Mijn Zoom: tikken op Koppelen met Zoom en inloggen bij Zoom. De meetings van hun afspraken lopen dan via hun eigen Zoom. Zonder eigen koppeling neemt de Zoom van de studio het over.

Een online aanbod op Zoom zetten

1. Open het aanbod en ga naar het onderdeel Locatie & Trainer.
2. Zet Online aanbod aan en kies Zoom als platform.
3. Zet Per afspraak automatisch een meeting aanmaken aan.
4. Sla het aanbod op.

Een Online link vul je dan niet meer in. Is Zoom noch voor de studio noch voor de trainer van het aanbod gekoppeld, dan toont het aanbod een melding met Koppelen met Zoom.

De schakelaar Per afspraak automatisch een meeting aanmaken verschijnt alleen als de addon actief is en Zoom als platform gekozen is. Meer daarover onder Aanbod aanmaken.

Zoom gebruiken

Wie de meeting host

Voor elke afspraak geldt deze volgorde:

1. Heeft de trainer van de afspraak een eigen Zoom gekoppeld, dan loopt de meeting via zijn Zoom. Een vervanging bij de afspraak gaat voor de trainer van het aanbod.
2. Anders loopt hij via de Zoom van de studio.
3. Is geen van beide gekoppeld, dan ontstaat er geen meeting. Je krijgt dan een melding, zie "Als een meeting ontbreekt" hieronder.

Een Zoom-account host meestal maar één meeting tegelijk. Lopen er bij jou afspraken parallel, dan koppelen de trainers het best hun eigen Zoom.

Instellingen voor de meetings

Onder Zoom-meetings → Instellingen bepaal je als admin hoe de meetings van je studio worden ingericht. Elke wijziging wordt meteen opgeslagen en geldt voor meetings die daarna worden aangemaakt. Vergrendelde instellingen in je Zoom-account gaan voor.

Deelnemen en beveiliging

• Wachtkamer: deelnemers wachten tot ze worden binnengelaten.
• Deelnemen vóór de trainer: Pas als de trainer start, Altijd, 5 minuten vooraf, 10 minuten vooraf of 15 minuten vooraf. Met een wachtkamer laat Zoom niemand binnen vóór de trainer.
• Toegangscode: de code zit in de link, je klanten hoeven niets in te vullen.
• Alleen deelnemen met een Zoom-account: deelnemers hebben een eigen Zoom-account nodig.

Geluid en beeld

• Gedempt bij binnenkomst
• Camera aan bij start: trainer en Camera aan bij start: deelnemers
• Inbellen: Alleen computer of Computer en telefoon.

Opname

• Automatisch opnemen: Uit, Lokaal of In de Zoom-cloud.
• Trainer mag de opname pauzeren

Standaard staan toegangscode, gedempt bij binnenkomst en beide camera's aan, inbellen gaat via computer en telefoon, en wachtkamer en opname staan uit.

Eigen instellingen voor een aanbod

In het aanbod leidt Instellingen voor dit aanbod naar dezelfde velden. Ernaast staat Studio-instelling zolang het aanbod de instellingen van de studio gebruikt, en Eigen instellingen zodra je iets wijzigt. Tik op Klaar en sla het aanbod op. Met Terug naar de studio-instelling geldt weer de instelling van de studio.

De meeting starten

Open de afspraak in de Manager. Bij online afspraken met Zoom zie je:

• Meeting starten: opent Zoom en start de meeting als host. Is er nog geen meeting, dan maakt Bookicorn hem op dat moment aan.
• Link voor deelnemers: kopieert de link die je klanten krijgen. De knop verschijnt zodra de meeting is aangemaakt.

Starten kunnen admins en de trainer van de afspraak.

Wanneer de meeting ontstaat

Bookicorn maakt de meeting aan zodra hij nodig is: met de eerste boekingsbevestiging, uiterlijk met de herinnering, bij het openen van een geboekte afspraak in de Manager of met Meeting starten. Afspraken zonder boekingen krijgen geen meeting. Zo blijft je Zoom-account onder de daglimiet van Zoom voor nieuwe en gewijzigde meetings.

Een afspraak verplaatsen of afzeggen

• Verplaatsen: de link blijft dezelfde. De nieuwe tijd zet Bookicorn in Zoom zodra de link weer nodig is, bijvoorbeeld met de herinnering of als je de afspraak in de Manager opent.
• Afzeggen: zeg je een afspraak, een reeks of een blok af, dan verwijdert Bookicorn de meetings in Zoom.
• Annulering door een klant: de meeting blijft bestaan voor de andere deelnemers.

Gratis Zoom

Met een gratis Zoom-account stoppen meetings na 40 minuten en is er geen opname in de Zoom-cloud. Zoom-meetings laat je dat zien, en er wordt dan lokaal opgenomen in plaats van in de cloud. Voor afspraken van meer dan 40 minuten heb je een betaald Zoom-account nodig.

Als een meeting ontbreekt

Kan Bookicorn geen meeting aanmaken, dan krijg je een melding en een e-mail Zoom-meeting ontbreekt met de reden. In de Manager staat bij de afspraak dan Zoom-meeting ontbreekt met Opnieuw proberen. De redenen en wat je kunt doen:

• De trainer en de studio hebben Zoom allebei niet gekoppeld: koppel Zoom onder Zoom-meetings, voor de studio of als trainer.
• De koppeling met Zoom is niet meer geldig: tik onder Zoom-meetings op Opnieuw koppelen.
• Zoom reageerde nu niet: Bookicorn probeert het opnieuw met de herinnering. Je kunt bij de afspraak ook op Opnieuw proberen tikken.

Klanten bij wie de bevestiging zonder link is verstuurd, krijgen hem met de herinnering. In de klanten-app zien ze hem zodra de meeting is aangemaakt.

Helpt dat niet, schrijf ons dan op hey@bookicorn.net.

Zoom verwijderen

Zoom ontkoppelen in Bookicorn

Open Zoom-meetings of als trainer Persoonlijk → Mijn Zoom en tik op Ontkoppelen. Bookicorn trekt tegelijk zijn toegang bij Zoom in. Met Ontkoppelen beëindig je de koppeling. Bestaande links blijven geldig. Nieuwe meetings lopen dan via de Zoom van de studio, als die gekoppeld is. Bij meetings die via de ontkoppelde koppeling zijn aangemaakt, kan Bookicorn daarna de tijd niet meer wijzigen en de meeting niet meer verwijderen. Die meetings start je direct in Zoom.

Bookicorn verwijderen in Zoom

Je kunt Bookicorn ook direct in Zoom verwijderen: log in op de Zoom App Marketplace, open Manage → Added Apps, kies Bookicorn en klik op Remove. Zoom meldt dat aan Bookicorn en de koppeling eindigt net als bij ontkoppelen.

Wat er met je gegevens gebeurt

Bij het ontkoppelen en bij het verwijderen van de app wist Bookicorn meteen alles wat het van Zoom heeft gekregen: de toegangstokens en het e-mailadres en de gebruikers-ID van je Zoom-account. Meetings die al zijn aangemaakt, blijven in je Zoom-account staan, en hun links in de boekingen van je klanten blijven werken. Die meetings wijzig of verwijder je direct in Zoom. Wil je dat Bookicorn ook de opgeslagen meetinglinks wist, schrijf ons dan op hey@bookicorn.net. Meer daarover in de privacyverklaring.

Veelgestelde vragen

Hebben mijn klanten een Zoom-account nodig? Nee, behalve als je Alleen deelnemen met een Zoom-account aanzet. De toegangscode zit in de link.

Wie ziet de link? Klanten die de afspraak geboekt hebben, plus admins en de trainer van de afspraak in de Manager.

Gelden gewijzigde instellingen ook voor al aangemaakte meetings? Nee. Wijzigingen gelden voor meetings die daarna worden aangemaakt.

Werkt dit ook met Microsoft Teams of Google Meet? Nee, op dit moment alleen met Zoom. Voor andere platforms vul je in het aanbod een vaste Online link in.

Wat gebeurt er met aanbod dat een vaste Zoom-link heeft? Dat gebruikt zijn link gewoon verder. Pas als je Per afspraak automatisch een meeting aanmaken aanzet, krijgt elke afspraak een eigen meeting.

Verandert de trainer van een afspraak, gaat de meeting dan mee? Nee. Een al aangemaakte meeting blijft in het Zoom-account waarin hij is aangemaakt. Meeting starten werkt toch.

Staat de link ook in de agenda? Ja. Het agendabestand in de boekingsbevestiging bevat de link. Met de addon Agendasynchronisatie staat hij ook in de agenda-afspraak van admins en trainers, zodra de meeting is aangemaakt.

Wat gebeurt er als ik de addon deactiveer? Je kunt Zoom dan niet opnieuw koppelen en Per afspraak automatisch een meeting aanmaken niet aanzetten. Al aangemaakte meetings en hun links blijven geldig.