Instellingen: boekingen
Onder Manager → Instellingen → Boekingen stel je regels in die voor je hele studio gelden. Je bereikt de pagina direct op app.bookicorn.net/einstellungen/buchungen. De pagina heet daar “Boekingen & Credits” (met je eigen term voor credits, als je die hebt gekozen). Alleen admins kunnen de pagina openen.
Elke wijziging wordt automatisch opgeslagen. Alleen de uren van de afspraakherinnering bevestig je met Opslaan.
Bezetting verbergen: vrije plekken voor klanten verbergen
Met de schakelaar Bezetting weergeven onder Instellingen → Boekingen → Bezettingsweergave bepaal je of klanten zien hoeveel plekken bezet of vrij zijn. Zet je hem uit, dan zien deelnemers de bezetting niet meer. Dat geldt voor:
- je boekingspagina en de detailpagina's van je aanbod,
- de widgets van de website-integratie,
- de klantenapp.
Standaard wordt de bezetting getoond. In de Manager zie je de bezetting gewoon nog.
Boekingsaanvragen: termijn voor onbeantwoorde aanvragen
Bij aanbod dat boekingen niet automatisch bevestigt, komt elke boeking als aanvraag bij je binnen. Onder Instellingen → Boekingen → Boekingsaanvragen leg je vast wat er gebeurt met aanvragen waarop je niet reageert: Onbeantwoorde aanvragen afwijzen na 2 dagen, 7 dagen (standaard), 14 dagen of Nooit automatisch.
- Tot je antwoordt, blijft de plek geblokkeerd.
- Na 2 dagen herinneren we je aan de openstaande aanvraag.
- Bij Nooit automatisch blijft de aanvraag open tot je antwoordt of de afspraak voorbij is.
Of een aanbod automatisch bevestigt, stel je in bij het aanbod, zie Boekingsregels bij het aanbod.
Afspraakherinnering: klanten vóór de afspraak herinneren
Onder Instellingen → Boekingen → Afspraakherinnering zet je Herinnering sturen aan, zodat Bookicorn je klanten vóór elke geboekte afspraak herinnert. Bij Uren voor aanvang leg je vast hoe vroeg die komt, tussen 1 en 72 uur, en je bevestigt de waarde met Opslaan.
- De herinnering komt één keer per boeking, als melding in de klantenapp en per e-mail.
- Ze geldt voor elke boeking, of die nu via je boekingspagina, een widget of de app binnenkomt.
- Standaard staat ze uit.
De tekst van de e-mail pas je aan onder E-mailsjablonen.
Verlopen van credits: tot het einde van de dag of op het exacte tijdstip
Onder Instellingen → Boekingen → Credits-vervalinstellingen (met je eigen term voor credits, als je die hebt gekozen) staan twee opties: Tot het einde van de dag (23:59 uur) en Exact vervaltijdstip.
Belangrijk: bij de aankoop van een pakket berekent Bookicorn de vervaldatum op dit moment altijd volgens “Tot het einde van de dag”. De keuze Exact vervaltijdstip heeft nog geen effect.
Termijnen: vooruit boeken, boekingsstop en annuleringstermijn
Op de pagina Instellingen → Boekingen stel je de drie termijnen in als studiostandaard: Vooruit boeken, Boekingsstop en Annuleringstermijn. Elke termijn is Tijd ervoor of Vast tijdstip, bijvoorbeeld de dag ervoor om 20:00. De studiostandaard geldt voor elk aanbod zonder eigen regel. Bij het aanbod wijk je af met Eigen regel. Alles daarover in Termijnen.
Gastboeking instellen: addon en schakelaar bij het aanbod
Gastboeking (boeken zonder klantaccount) staat niet onder Instellingen → Boekingen. Daarvoor is de addon Gastboeking uit de Addon Store nodig, en daarna wordt het per aanbod toegestaan: Aanbod → aanbod → Bewerken → Boekingsregels → Gastboeking voor deze les toestaan.
Voor al het aanbod tegelijk kan het in de Addon Store onder Gastboeking: Bij alle toestaan of Bij alle blokkeren. Daar staat ook Alleen gastboeking: klanten boeken dan in de hele studio zonder account. Meer in Gastboeking.
Verplichte velden bij het boeken: wat klanten moeten invullen
Welke gegevens klanten bij het boeken moeten invullen, ligt vast en is niet in te stellen:
- Verplicht zijn Voornaam, Achternaam en het E-mailadres.
- Het veld Telefoon is vrijwillig. Een instelling om het telefoonnummer verplicht te maken, is er niet.
- Is de addon Factuursysteem actief, dan is bij betaald aanbod daarnaast het adres verplicht.
Bericht bij het boeken: bestaat dat?
Een vrij berichtveld is er niet. Met vragen bij het boeken stel je bij het aanbod wel een vraag met het antwoord Tekst, bijvoorbeeld “Wil je ons nog iets laten weten?”. Het antwoord zie je bij de boeking.
Veelgestelde vragen
Kan ik uitzetten dat klanten zien hoeveel plekken er vrij zijn? Ja. Zet onder Instellingen → Boekingen de schakelaar Bezetting weergeven uit. Dat geldt voor boekingspagina, websitewidgets en klantenapp.
Waar stel ik de boekingsdeadline in? Als studiostandaard onder Instellingen → Boekingen, en afwijkend bij het aanbod in het onderdeel Boekingsregels met Eigen regel.
Waar stel ik de annuleringstermijn in? Op dezelfde manier: als studiostandaard onder Instellingen → Boekingen, en afwijkend bij het aanbod. Zie Termijnen.
Kan ik het telefoonnummer bij het boeken verplicht maken? Nee. Het veld Telefoon is altijd vrijwillig.
Kunnen klanten bij het boeken een bericht achterlaten? Met een vraag bij het boeken met het antwoord Tekst, zie Vragen bij het boeken.
Waarom wordt een boekingsaanvraag automatisch afgewezen? Omdat die onbeantwoord bleef tot de termijn onder Boekingsaanvragen verstreken was. Stel daar een langere termijn of Nooit automatisch in.