Boekingen annuleren
Als studio kun je elke boeking annuleren, ook na afloop van de annuleringstermijn en na het begin van de afspraak. Deze pagina beschrijft het annuleren van één boeking. Valt een hele afspraak uit, dan zeg je de afspraak af, zie Vakantie, uitval en afzeggen van afspraken.
Waar annuleer ik een boeking in de Manager?
Eén boeking annuleer je op drie plekken:
- In de afspraak: open de afspraak, tik in het tabblad Bevestigd bij de persoon op de drie puntjes en kies Boeking annuleren.
- Onder Manager → Boekingen: bij de boeking Annuleren.
- In het klantprofiel: in het onderdeel Boekingen via het menu van de regel Boeking annuleren.
Trainers kunnen alleen annuleren als ze daar het recht voor hebben.
Boeking annuleren: zo werkt het
Bij het annuleren opent het blad Boeking annuleren:
- Kies onder Terugbetaling wat er met de betaling moet gebeuren (zie volgende sectie).
- Laat Klant per e-mail informeren aanstaan als de klant een e-mail moet krijgen. Dat is de standaardinstelling.
- Vul zo nodig een Annuleringsreden (optioneel) in.
- Tik op Boeking annuleren.
Leidt de boeking een groep, dan toont het blad een melding: de begeleiders worden ook geannuleerd.
Terugbetaling bij annuleren door de studio
Welke keuze je onder Terugbetaling hebt, hangt af van hoe er is betaald:
| Betaald met | Keuze |
|---|---|
| Stripe of PayPal | Automatisch terugbetalen (voorgesteld) of Geen automatische terugbetaling. De klant krijgt het volledige bedrag, de Stripe-kosten krijgt de studio daarbij niet terug. |
| Betaling ter plekke of overschrijving, al betaald | Markeren als handmatige terugbetaling (voorgesteld) of Geen automatische terugbetaling. Markeren maakt een openstaande terugbetaling aan, het geld betaal je zelf terug. |
| Credits | Geen keuze. Gebruikte credits worden altijd automatisch teruggeboekt. |
| Nog niet betaald of gratis | Geen keuze, er is niets terug te betalen. |
Er wordt altijd het volledige bedrag terugbetaald. Een deelbedrag kun je niet kiezen. Geen automatische terugbetaling kies je bijvoorbeeld als je ter plekke uitbetaalt of verrekent.
Heeft de klant met een cadeaubon betaald, dan wordt het bedrag op de cadeaubon hersteld.
Wat de klant bij het annuleren krijgt
Met Klant per e-mail informeren krijgt de klant een e-mail “Annuleringsbevestiging”. Was er bij de boeking een factuur, dan maakt Bookicorn automatisch een annuleringsfactuur aan en voegt die aan de e-mail toe. De annuleringsfactuur ontstaat ook als je de e-mail uitzet.
Is de klant voor deze afspraak ingecheckt, dan wordt de check-in bij het annuleren verwijderd.
Schuift er bij het annuleren iemand van de wachtlijst door?
Ja. Komt er door het annuleren een plek vrij en staan er mensen op de wachtlijst van de afspraak, dan schuift automatisch de volgende persoon door. Dat geldt met de addon “Wachtlijst” en alleen voor het begin van de afspraak. Hoe het doorschuiven precies verloopt, staat in Wachtlijst.
Bij het afzeggen van een hele afspraak schuift niemand door.
Omboeken in plaats van annuleren
Wil de persoon alleen naar een andere afspraak wisselen, dan kun je met de addon “Omboeken” omboeken in plaats van annuleren. De betaling gaat dan mee naar de nieuwe boeking. Zie Omboeken.
Als klanten zelf annuleren
Klanten annuleren zelf in de klantenapp of in de klantomgeving, zolang de annuleringstermijn niet is verstreken. Die komt uit de studiostandaard of uit de eigen regel van het aanbod, en de boekingsbevestiging noemt het precieze tijdstip. Daarna kan dat alleen nog via jou. Details in Annulering door klanten.
Veelgestelde vragen
Kan ik na afloop van de annuleringstermijn nog annuleren? Ja. Als studio kun je elke boeking op elk moment annuleren, ook na het begin van de afspraak.
Krijgt de klant het geld automatisch terug? Bij Stripe en PayPal wel, als je Automatisch terugbetalen kiest. Credits gaan altijd automatisch terug. Contant of per overschrijving betaald geld betaal je zelf terug.
Kan ik maar een deel terugbetalen? Nee. Er wordt het volledige bedrag terugbetaald of helemaal niets.
Kan ik annuleren zonder dat de klant een e-mail krijgt? Ja. Zet Klant per e-mail informeren uit.
Wat gebeurt er met de wachtlijst als ik annuleer? Met de addon “Wachtlijst” schuift automatisch de volgende persoon door, zolang de afspraak nog niet is begonnen.