Wachtlijst
Met de addon Wachtlijst kunnen klanten zich bij een volgeboekte afspraak op de wachtlijst zetten. Komt er een plek vrij, dan schuift de volgende persoon automatisch door. De addon activeer je in de Manager onder Addon Store.
Hoe klanten zich op de wachtlijst zetten
Is een afspraak vol, dan zien klanten in plaats van de boekknop de wachtlijst:
- Boekingspagina: de afspraak toont “Afspraak vol” en de knop Op wachtlijst zetten.
- Klantenapp: de afspraak toont Wachtlijst en de knop Op de wachtlijst zetten.
Inschrijven kan alleen als de afspraak echt vol is. De klant krijgt een bevestigingsmail.
Neemt het aanbod credits aan en betaalt de klant met credits, dan worden de credits bij het inschrijven al gereserveerd, dus afgeschreven. Schuift de klant niet door en is de afspraak voorbij, dan komen ze automatisch terug. Wordt de klant van de wachtlijst gehaald, dan ook.
Schuift de wachtlijst automatisch door?
Ja. Komt er in een afspraak een plek vrij, dan schuift automatisch de persoon door die het langst wacht. Dat gebeurt:
- als een klant zelf annuleert,
- als jij een boeking annuleert,
- als de afspraak meer plekken krijgt, bijvoorbeeld via Max. deelnemers. Bookicorn controleert afspraken met een wachtlijst bovendien om de paar minuten op vrije plekken.
Doorschuiven gebeurt alleen tot het begin van de afspraak. In een afgezegde afspraak schuift niemand door, en bij het afzeggen van een afspraak schuift niemand door.
Wat er bij het doorschuiven met boeking en betaling gebeurt, hangt af van je instelling (volgende sectie).
Instelling: wat er bij het doorschuiven gebeurt
De instelling vind je onder Manager → Wachtlijst via Instellingen (tandwiel). De pagina heet Doorschuiven bij een vrije plek, de groep Wachtlijst voor afspraken:
Plek vasthouden tot er betaald is (aanbevolen), de standaardinstelling:
- Heeft de persoon credits gereserveerd, dan is die meteen vast geboekt.
- Is het aanbod gratis, dan is de persoon meteen vast geboekt.
- Is het aanbod betaald en biedt je studio online betalen aan, dan krijgt de persoon een e-mail met een betaallink. De plek blijft tot het einde van de Betaaltermijn voor die persoon gereserveerd. Wordt er niet op tijd betaald, dan vervalt de reservering en schuift de volgende persoon door.
- Zonder online betalen is de persoon meteen vast geboekt, de betaling blijft open.
Direct boeken, betaling open: de persoon die doorschuift is meteen vast geboekt, zonder termijn. De betaling blijft open en je int die zelf, bijvoorbeeld ter plekke of per overschrijving. Gereserveerde credits worden daarbij verbruikt.
De Betaaltermijn kies je uit 2, 6, 12, 24 en 48 uur, standaard is 24 uur. Begint de afspraak eerder, dan eindigt de termijn bij het begin van de afspraak.
Daaronder staat de instelling Wachtlijst voor vrije tijdskeuze. Die geldt voor al het aanbod met vrije tijdskeuze, ook per dag, en heeft drie mogelijkheden: Alleen melden, Plek vasthouden tot er betaald is en Met tegoed direct boeken. Wat ze doen, staat onder Wachtlijst bij vrije tijdskeuze.
Wat personen krijgen die doorschuiven
Wie doorschuift, krijgt een e-mail met het onderwerp “Plek vrij!” en een melding in de app. Moet er nog worden betaald, dan heet de e-mail “Plek vrij! Boek nu” en bevat die de knop Nu betalen en plek vastleggen met de termijn tot wanneer de plek is gereserveerd.
Op de pagina Boekingen staat zo'n gereserveerde boeking als in afwachting met de melding “Betaling tot …”. Bevestig je die daar zelf, dan geldt de plek als vergeven, zonder dat er online is betaald.
Wachtlijst bij vrije tijdskeuze
Bij aanbod met vrije tijdskeuze schrijven klanten zich in voor een volgeboekte dag of periode, ook bij aanbod per dag. Komt er iets vrij, dan geldt de instelling Wachtlijst voor vrije tijdskeuze:
- Alleen melden: iedereen die op deze dag wacht, krijgt een mail met een link direct naar het aanbod en de vrijgekomen tijd. Wie het eerst boekt, heeft de plek.
- Plek vasthouden tot er betaald is: de plek blijft voor de volgende persoon vastgehouden. Die krijgt een betaalaanbod met termijn, de termijn staat in de tijdzone van je studio. Zonder online betaling gaat er in plaats daarvan een melding uit.
- Met tegoed direct boeken: is het tegoed voldoende, dan is de persoon direct geboekt. Anders wordt de plek vastgehouden en moet die binnen de termijn betaald worden.
Een lopend betaalaanbod nemen klanten aan via de link in de mail of in de klanten-app met Nu betalen.
Je studio krijgt een melding zodra iemand een melding heeft gekregen of een plek wordt vastgehouden, niet al bij het inschrijven. De melding leidt naar het tabblad Dagen onder Manager → Wachtlijst.
Wachtenden beheren in de Manager
Alle wachtlijsten zie je onder Manager → Wachtlijst (app.bookicorn.net/warteliste). De pagina zien alleen admins.
De tabel toont Positie, Klant, Afspraak, Credit gereserveerd en Status (Wachtend of Gemeld). Via elke regel open je een menu:
- Klantprofiel openen en E-mail versturen
- Deze persoon laten doorschuiven: boekt gericht deze persoon in. Is de afspraak vol, dan vraagt de Manager om bevestiging en wordt de afspraak overboekt.
- Verwijderen: haalt de persoon van de wachtlijst. Gereserveerde credits komen terug en de persoon krijgt een e-mail.
In de afspraak zelf is er het tabblad Wachtlijst met de knop Volgende persoon laten doorschuiven.
Op het dashboard toont de kaart met de openstaande punten hoeveel personen op wachtlijsten staan.
De wachtenden bij vrije tijdskeuze staan in het tabblad Dagen. De tabel toont Klant, Aanbod, Dagen, Personen, Status en bij een lopend aanbod de Termijn. Per inschrijving is er:
- Laten weten: stuurt een mail dat er iets vrij is.
- Aanbod doen: houdt de plek voor deze persoon vast tot het einde van de termijn.
- Afmelden: haalt de persoon van de wachtlijst, die krijgt daar een mail over. Loopt er een aanbod, dan is de vastgehouden plek direct weer vrij.
De schakelaar bij het aanbod
Bij het aanbod is er in het onderdeel Boekingsregels de schakelaar Wachtlijst aanbieden als het vol is. Daaronder staat in één zin wat er bij het doorschuiven gebeurt, met Instelling wijzigen naar de instelling van je studio.
- Vrije tijdskeuze: alleen met ingeschakelde schakelaar kunnen klanten zich voor een volgeboekte dag inschrijven. Onder Wachtlijst voor vrije tijdskeuze kies je Zoals de studiostandaard of een Eigen regel voor dit aanbod.
- Vaste afspraken en blokken: hier hangt het inschrijven af van de addon. Is die actief, dan kunnen klanten zich bij elke volgeboekte afspraak inschrijven. De schakelaar toont op de pagina van het aanbod een melding over de wachtlijst.
Veelgestelde vragen
Schuift de wachtlijst automatisch door? Ja, zodra er een plek vrijkomt en de afspraak nog niet is begonnen. Met de standaardinstelling krijgt de persoon bij betaald aanbod met online betalen eerst een betaallink en is die vast geboekt zodra er is betaald.
Worden credits afgeschreven als iemand zich op de wachtlijst zet? Ja, ze worden gereserveerd. Komt de persoon niet aan de beurt, dan komen ze na de afspraak automatisch terug.
Kan ik iemand gericht laten doorschuiven? Ja. Onder Manager → Wachtlijst bij de regel Deze persoon laten doorschuiven.
Wat gebeurt er met de wachtlijst als ik de afspraak afzeg? Niemand schuift door. De wachtenden krijgen een melding dat de afspraak is afgezegd.
Hoeveel tijd heeft iemand om te betalen? Zo lang als de ingestelde Betaaltermijn, standaard 24 uur, maximaal tot het begin van de afspraak.
Wanneer krijg ik als studio een melding? Bij vrije tijdskeuze, zodra iemand van de wachtlijst een melding heeft gekregen of er een plek voor hem wordt vastgehouden. Alleen inschrijven geeft geen melding.