Boekingssysteem
Het boekingssysteem is het hart van Bookicorn. Hier lees je alles over boekingen, bevestigingen en annuleringen.
Overzicht
Wat is een boeking?
Een boeking verbindt:
- Een klant met een lesafspraak
- Wordt betaald via tegoed, directe betaling, contante betaling of handmatige betaling
- Heeft een status (bevestigd, in behandeling, geannuleerd)
Betaalmethoden
| Methode | Beschrijving |
|---|---|
| Tegoed | Klanten kopen tegoedpakketten (bijv. een 10-rittenkaart) en wisselen credits in bij lesboekingen |
| Directe betaling | Directe online betaling via Stripe (creditcard, SEPA, Apple Pay, Google Pay) |
| Contante betaling | Klanten boeken online, betalen contant ter plekke in het studio. Studio bevestigt de betaling handmatig |
| Handmatige betaling | Klanten boeken online, studio geeft PayPal-adres of bankgegevens (IBAN) op. Klanten maken zelf over, studio bevestigt de betaling |
Boekingswegen
Klanten kunnen op verschillende manieren boeken:
| Weg | Beschrijving |
|---|---|
| Klantenportaal | Zelfstandig via het ledendashboard |
| Widget | Ingebed op je website |
| Admin | Jij boekt handmatig voor de klant |
| Ter plekke | Check-in zonder voorafgaande boeking |
Boekingsproces
Standaardverloop
- Klant kiest les uit het lesrooster
- Systeem controleert rechten en betaalmethode
- Boeking wordt aangemaakt met status "Bevestigd"
- Bevestiging per e-mail
- Herinnering vóór de les
- Check-in op de lesdag
Met wachtlijst
- Les zit vol
- Klant komt op de wachtlijst
- Bij annulering: automatisch nachrukken
- Melding naar de nachrukkende klant
- Bevestiging van de boeking
Met bevestiging
Indien geactiveerd:
- Boeking met status "In behandeling"
- Admin controleert en bevestigt
- Pas dan: bevestigingsmail
Boekingsstatus
| Status | Betekenis | Credits |
|---|---|---|
| Bevestigd | Plek gereserveerd | Verbruikt |
| In behandeling | Wacht op bevestiging | Gereserveerd |
| Op wachtlijst | Wacht op plek | Niet verbruikt |
| Aanwezig | Check-in uitgevoerd | Verbruikt |
| Niet verschenen | No-show | Afhankelijk van instelling |
| Geannuleerd | Boeking afgezegd | Eventueel teruggeboekt |
Boekingsregels
Boekingsvenster
Bepaal wanneer boekingen mogelijk zijn:
- Opening: X dagen/weken van tevoren
- Sluiting: X uur van tevoren
Annuleringstermijn
Tot wanneer klanten kunnen annuleren:
- Globaal voor alle lessen
- Per les individueel
- Met/zonder teruggave van credits
Maximaal aantal boekingen
Beperk boekingen per klant:
- Per dag
- Per week
- Per maand
Functies
Voor admins
Voor klanten
- Zelfstandig boeken
- Boekingen inzien
- Annuleren (binnen de termijn)
- Zich op de wachtlijst zetten
Voor trainers
- Deelnemerslijsten bekijken
- Check-in uitvoeren
- Aanwezigheid registreren
Meldingen
Bij boeking
- Boekingsbevestiging
- Details over de les
- Annuleringsvoorwaarden
Vóór de les
- Herinnering (24u, 2u, etc.)
- Lesinformatie
- Route/locatie
Na de les
- Optioneel: feedbackverzoek
- Credit-status
- Volgende aanbevelingen
Best practices
Duidelijke regels
- Bepaal eenduidige annuleringsvoorwaarden
- Communiceer het boekingsvenster
- Leg het no-showbeleid uit
Eerlijke behandeling
- Consistente toepassing van regels
- Coulance bij eerste keer
- Documentatie van uitzonderingen
Monitoring
- Controleer het no-showpercentage
- Analyseer boekingspatronen
- Optimaliseer capaciteiten