Communiceren met klanten
In de Manager bereik je je klanten op meerdere manieren: per e-mail aan afzonderlijke personen of aan alle deelnemers van een afspraak, met een aankondiging aan alle leden, in de chat en met uitnodigingen aan nieuwe klanten. Deze pagina laat zien welke manier waarvoor is.
De manieren in een overzicht
| Manier | Aan wie | Hoe het aankomt | Addon |
|---|---|---|---|
| afzonderlijke klanten, alle deelnemers van een afspraak, iedereen die is ingecheckt | e-mail in de huisstijl van je studio | geen | |
| Aankondiging | alle actieve leden | melding in de klantenapp en push | geen |
| Chat | vrij gekozen klanten en trainers | bericht in de app met push | “Berichten en leschats” |
| Uitnodigingscampagne | nieuwe e-mailadressen | e-mail met uitnodigingslink | “Campagnes” |
Automatische e-mails zoals de boekingsbevestiging of de annulering verstuurt Bookicorn zelf, zie de FAQ Boekingen.
Een e-mail aan een afzonderlijke klant schrijven
Een e-mail aan een klant schrijf je vanuit het klantblad:
- Open Manager → Klanten en tik op de klant.
- Tik onderaan op E-mail.
- Vul Onderwerp en Bericht in.
- Tik op E-mail versturen.
De e-mail gaat uit in de huisstijl van je studio. De klant kan er direct op antwoorden, het antwoord komt binnen op het e-mailadres van je studio.
Dezelfde weg is er in de deelnemerslijst van een afspraak en op de wachtlijst via E-mail versturen bij de persoon.
Een e-mail aan alle deelnemers van een afspraak
Alle deelnemers van een afspraak schrijf je aan vanuit de afspraak:
- Tik in de kalender op de afspraak.
- Tik in het tabblad Bevestigd op Iedereen mailen.
- Vul Onderwerp en Bericht in en tik op E-mail versturen.
De e-mail gaat naar alle actieve deelnemers met een e-mailadres. Op het dashboard is er in de kaart Live check-ins de knop Bericht aan iedereen, die iedereen aanschrijft die net heeft ingecheckt.
Een e-mail aan al je klanten tegelijk of aan een selectie uit de klantenlijst is er niet. Voor alle leden gebruik je de aankondiging.
Grenzen bij het versturen van e-mails
E-mails vanuit de Manager gaan alleen naar mensen die klant zijn van je studio. Daarnaast zijn er grenzen tegen massaverzending:
- In de eerste 24 uur na de registratie van je studio kunnen er nog geen e-mails naar klanten worden verstuurd.
- Te veel e-mails in korte tijd worden afgeremd. De Manager zegt dan hoe lang je moet wachten.
- Per dag is er een e-maillimiet die afhangt van je plan.
Een aankondiging aan alle leden versturen
Een aankondiging bereikt alle actieve leden van je studio als melding in de klantenapp en als pushmelding:
- Open Manager → Instellingen en daar het item App (app.bookicorn.net/einstellungen/app).
- Vul onder Aankondigingen een Titel (optioneel) en het Bericht in. Daaronder staat naar hoeveel leden die gaat.
- Tik op Versturen en bevestig de vraag.
De aankondiging gaat meteen uit en kan niet worden teruggehaald. Ontvangers zijn alle klanten met de status Actief. Onder Eerdere aankondigingen zie je wat je al hebt verstuurd. Een aankondiging is geen e-mail. Aankondigingen versturen mogen alleen admins.
Chat met klanten
Met de addon “Berichten en leschats” stuur je klanten direct een bericht in de app:
- Open Manager → Berichten (app.bookicorn.net/nachrichten).
- Tik op Nieuw bericht en kies een of meer personen.
Eén persoon geeft een direct bericht, meerdere een groepschat. De tabbladen Alle berichten, Directe berichten en Lesgroepen ordenen je gesprekken. Nieuwe berichten komen bij de ontvanger binnen als push. Trainers hebben het recht nodig om berichten te zien.
Uitnodigingscampagnes aan nieuwe klanten
Met de addon “Campagnes” nodig je nieuwe klanten per e-mail uit:
- Open Manager → Klanten → Uitnodigingen (app.bookicorn.net/einladungen).
- Tik op Nieuwe campagne.
- Geef de campagne een naam en vul onder Ontvangers de e-mailadressen in, één per regel.
- Maak de campagne aan en verstuur de uitnodigingen.
Elke uitnodiging bevat een persoonlijke link waarmee de persoon zich bij je studio aansluit. Adressen die al klant bij je zijn, worden overgeslagen. In het overzicht zie je hoeveel uitnodigingen er zijn verstuurd en hoeveel mensen zich hebben geregistreerd.
Veelgestelde vragen
Hoe stuur ik alle deelnemers van een les een bericht? In de afspraak in het tabblad Bevestigd met Iedereen mailen.
Kan ik al mijn klanten een e-mail sturen? Een e-mail aan iedereen is er niet. Met een aankondiging onder Instellingen → App bereik je alle actieve leden via melding en push.
Kunnen klanten op mijn e-mail antwoorden? Ja. Het antwoord gaat naar het e-mailadres van je studio.
Waarom kan ik geen e-mail versturen? In de eerste 24 uur na de registratie gaat er nog geen e-mail naar klanten. Daarna kunnen de grenzen voor te veel e-mails in korte tijd of de daglimiet gelden. De Manager toont de reden.
Kan ik klanten per sms bereiken? Nee. De manieren zijn e-mail, aankondiging met push en chat.