Klantdossier: notities en documenten direct bij de klant
Schrijf na elke sessie een notitie direct vanuit de deelnemerslijst en bewaar ondertekende formulieren, toestemmingen en contracten in het klantdossier. Alleen je team ziet allebei.
- Free-plan, altijd gratis
- Geen demo-afspraak, meteen aan de slag
- Geen creditcard
Bijgewerkt op 25 september 2026
Documentatie in feiten
- neemt een addon-slot in, ook in het Free-plan
- Addon
- notitie bij de sessie vanuit de deelnemerslijst
- Vanuit de les
- per bestand in de opslag
- 20 MB
- klanten zien geen notities en geen bestanden
- Alleen je team
- servers, afgeschermde opslag
- Frankfurt
- opslag per teamlid, alleen voor beheerders
- Ook voor het team
Wat is een klantdossier in Bookicorn?
Een klantdossier bundelt per klant wat er in elke sessie is gebeurd en de documenten van die klant, op één plek. In Bookicorn schrijf je met de addon Documentatie de notitie direct vanuit de deelnemerslijst van de les, daarna staat die met datum in de geschiedenis van het klantdossier. Daarbij komt een opslag voor inschrijfformulieren, vragenlijsten, toestemmingen en contracten, die alleen je team ziet.
- Voor wie
- Voor iedereen die een verloop vastlegt en documenten bewaart: personal training, fysio- en massagepraktijken, coaching, maneges, dans- en muziekles.
- Wat je krijgt
- Notitie bij de sessie vanuit de les, geschiedenis in het klantdossier, opslag voor bestanden tot 20 MB bij de klant en een eigen opslag bij elk teamlid.
- Wat het kost
- Documentatie is een addon en neemt een addon-slot in je plan in, dat kan al in het Free-plan. In de proefperiode van 14 dagen probeer je hem uit, net als alle addons.
Zo krijg je Documentatie
Je activeert Documentatie met één tik in de Addon-store van je Manager en zet het op elk moment weer uit. Het neemt een van de addon-slots van je plan in. Zijn alle slots bezet, dan boek je het in de betaalde plannen erbij.
- Notitie bij de sessie in de deelnemerslijst van elke les, met datum en bestand
- Opslag bij de klant en bij het teamlid, elk bestand tot 20 MB
- Notities in het klantdossier heb je ook zonder addon
- Zonder addon leidt de knop in de les naar de addonpagina
- Free
- 1 slot
- Starter
- 3 slots
- Professional
- 8 slots
- Premium
- alle addons
Notities in een schrift, toestemmingen in een map?
- Wat hadden we de vorige keer aan de schouder gedaan?
- Heb je mijn toestemming al ontvangen?
- Kun je mijn contract nog een keer opzoeken?
Wat er de vorige les gebeurde, staat in een schrift dat bij je collega ligt. Ondertekende formulieren liggen in een map op kantoor, toestemmingen in je mailbox, en niemand vindt ze als het erop aankomt.
Na de sessie tik je in de deelnemerslijst op Notitie bij de sessie. Geschiedenis en documenten staan in het klantdossier, voor iedereen in het team die ze mag zien.
Van les naar klantdossier
Je documenteert waar de sessie plaatsvindt, en vindt later alles terug bij de klant.
- 1
Notitie bij de sessie
Tik in de deelnemerslijst van de les bij de persoon op Notitie bij de sessie. De datum is al ingevuld en aan te passen, een bestand voeg je direct toe.
- 2
Geschiedenis in het dossier
De notitie staat in de geschiedenis van het klantdossier, met datum en wie hem heeft geschreven. Belangrijke dingen pin je bovenaan vast.
- 3
Documenten bewaren
Inschrijfformulier, toestemming of contract upload je in het klantdossier. Openen gaat via een link die een uur geldig is.
Wat documentatie kan
Notities bij elke sessie en een opslag voor alles wat je op papier nodig hebt, op één plek.
Alle functiesNotitie direct vanuit de les
In de deelnemerslijst van elke les schrijf je bij elke persoon een notitie. Die hangt aan de boeking en staat daarna in de geschiedenis van het klantdossier.
Datum vrij te kiezen
De datum is al ingevuld met de les. Je kunt ook achteraf invullen en de datum van een notitie later nog wijzigen.
Opslag voor documenten
Ondertekende inschrijfformulieren, vragenlijsten, toestemmingen en contracten staan in het klantdossier, elk bestand tot 20 MB, met datum en grootte.
Alleen voor je team
Klanten zien geen notities en geen bestanden. Trainers zien notities alleen als je ze het gegevensrecht Notities geeft. De bestanden staan in een afgeschermde opslag.
Apart per persoon
Boekt een klant ook voor kinderen of een partner, dan koppel je notities en bestanden aan de betreffende persoon en filter je daarop.
Opslag bij je team
Ook bij elk teamlid zijn er notities en een opslag, bijvoorbeeld voor contracten en certificaten. Die zien alleen de beheerders van je studio.
En verder
- Vastgepinde notities staan bovenaan
- Elke notitie laat zien wie hem heeft geschreven
- Notities verwijdert alleen wie ze heeft geschreven
- Elk soort bestand, bijvoorbeeld pdf of foto
- Bij het verwijderen van een klant worden notities en bestanden verwijderd
Start gratis, zonder demo-afspraak
Maak je account aan en richt alles in een paar minuten in. Het Free-plan blijft altijd gratis, en 14 dagen lang test je daarnaast alle functies.
- Meteen aan de slag, zonder demo-afspraak
- Geen creditcard nodig
- Maandelijks opzegbaar
BookicornFree-planZo documenteren anderen
Drie typische toepassingen uit verschillende branches.
Personal training
Na elke sessie een korte notitie over oefeningen en gewichten. De gezondheidsvragenlijst staat als pdf in het dossier.
- Notitie
- na elke sessie
- Opslag
- Gezondheidsvragenlijst
Massagepraktijk
Verloop per behandeling, 's avonds ingevuld met de juiste datum. De toestemming staat ondertekend in de opslag.
- Datum
- achteraf ingevuld
- Opslag
- Toestemming
Manege
Ouders boeken voor twee kinderen. Notities over de voortgang bij het rijden en de aansprakelijkheidsverklaring staan apart per kind.
- Personen
- 2 kinderen
- Opslag
- Aansprakelijkheidsverklaring per kind
Notities zonder addon of met Documentatie?
De notities in het klantdossier heb je in elk plan. De addon voegt de les en de opslag toe.
| Vraag | KlantenbeheerIn elk plan inbegrepenNaar de pagina | DocumentatieAddonDeze pagina |
|---|---|---|
| Notities in het klantdossier | Ja, met datum, auteur en vastpinnen | Ja, met datum, auteur en vastpinnen |
| Notitie direct vanuit de les | Nee | Ja, vanuit de deelnemerslijst |
| Bestanden bij de klant | Nee | Ja, tot 20 MB per bestand |
| Notities bij het team | Ja, alleen voor beheerders | Ja, alleen voor beheerders |
| Bestanden bij het team | Nee | Ja, alleen voor beheerders |
Dit gebruiken anderen samen met documentatie
Basisfuncties zitten in elk plan, addons zet je erbij wanneer je ze nodig hebt.
Klantenbeheer
Klantenlijst met zoeken en filters, klantdossier met boekingen, tegoed, notities en facturen, plus csv-export en verwijderen volgens de AVG.
Meer informatieAanwezigheidsregistratie
Deelnemerslijst bij elke les, als pdf om bij de ingang af te vinken of als csv voor spreadsheets. Digitaal afvinken met de addon Digitale aanwezigheidscontrole.
Meer informatieTeambeheer
Alle trainers met profiel, kwalificaties en lessen op één plek. Je koppelt ze aan aanbod, plant vervangingen en legt interne notities vast.
Meer informatieAVG en privacy
Servers in Frankfurt, verwerkersovereenkomst bij de registratie, accountverwijdering door klanten en juridische pagina's op je boekingspagina. In elk plan.
Meer informatieEigen voorwaarden
Leg je eigen algemene voorwaarden vast in de Manager. Klanten gaan ermee akkoord bij boeken, tegoedaankoop en abonnement, in plaats van met die van Bookicorn.
Meer informatieVeelgestelde vragen over het klantdossier
Kort beantwoord. De eerste zin is altijd het antwoord.
Staat je vraag er niet bij?
Stuur ons een berichtAlleen je team, je klanten zien ze niet. Trainers zien notities en bestanden bij de klant alleen met het gegevensrecht Notities, notities en bestanden bij teamleden zien alleen de beheerders van je studio.
Nog vragen over het klantdossier?
Stuur ons in twee minuten een bericht. Je krijgt een persoonlijk antwoord van mensen, niet van een bot, en we zeggen je eerlijk of Bookicorn bij je past.
Hoi, ik ben Daniel. Vertel me kort wat je aanbiedt, dan vertel ik je hoe je het in Bookicorn inricht.
Daniel Haenle · antwoordt persoonlijk
Klaar om elke sessie netjes vast te leggen?
Maak je account aan, zet de addon Documentatie aan en schrijf na de volgende les de eerste notitie direct vanuit de deelnemerslijst. Het Free-plan blijft gratis.
- 14 dagen alle functies
- Geen creditcard
- 0% commissie
- Geen minimale looptijd
Klaar in een paar minuten
- Account aanmaken
- Eerste aanbod toevoegen
- 3Boekingspagina delen