Klanten beheren
Iedereen die bij je heeft geboekt, gekocht of zich heeft geregistreerd, staat in de Manager onder Klanten. Hier vind je de klantenlijst en per klant een klantblad met boekingen, tegoed, facturen en notities.
De klantenlijst in de Manager
De klantenlijst open je onder Manager → Klanten (app.bookicorn.net/kunden). Op je telefoon is Klanten een eigen tabblad onderaan.
De lijst is er als Kaarten of Tabel. Wisselen doe je bovenaan boven de lijst.
Boven de lijst staan de kerncijfers Actieve klanten, Nieuw deze maand, Met Credits en Inactieve klanten.
Welke kolommen toont de klantenlijst?
In de tabelweergave op een breed scherm toont de klantenlijst deze kolommen:
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Naam | naam met foto, daaronder het e-mailadres. Bij zakelijke klanten staat bovenaan het bedrijf, daaronder contactpersoon en e-mailadres |
| Status | Actief, VIP, Inactief of Geblokkeerd, bij gasten Gast |
| Boekingen | aantal boekingen, daaronder hoeveel daarvan nog komen |
| Credits | beschikbaar tegoed (bij jou met de term van je studio) |
| Openstaand bedrag | som van openstaande facturen |
| Laatste activiteit | wanneer de klant voor het laatst actief was |
Op je telefoon en op smalle schermen toont de lijst alleen foto, naam, e-mail en status. Op brede schermen sorteer je de tabel via de kolomkoppen.
Klanten zoeken en filteren
Het zoekveld doorzoekt naam, bedrijf, contactpersoon en e-mailadres.
Onder Filter staan:
- Status: Actief, VIP, Inactief, Geblokkeerd
- Tags: zodra je klanten tags hebt gegeven
- Herkomst: hoe de klant bij je is gekomen, bijvoorbeeld via de registratie of een online boeking
- Heeft Credits
- Laatste activiteit: in de laatste 7, 30 of 90 dagen
Klanten met de status Inactief zijn standaard verborgen. Je ziet ze als je in het filter Status op Inactief zet.
De klantenlijst als CSV exporteren
De klantenlijst exporteer je in de tabelweergave:
- Zet de weergave bovenaan boven de lijst op Tabel.
- Selecteer de gewenste regels.
- Tik op CSV exporteren.
Het bestand bevat onder meer naam, bedrijf, e-mail, telefoon, status, beschikbare credits, omzet, aantal boekingen, laatste activiteit en registratiedatum. E-mail en telefoon staan er alleen in als je deze gegevens mag zien.
Het klantblad: alles over een klant
Tik in de klantenlijst op een klant om het klantblad te openen. Bovenaan staan naam, status en e-mail (bij zakelijke klanten het bedrijf met de contactpersoon eronder) en de cijfers boekingen, omzet en credits. Daaronder staan deze onderdelen:
- Profiel: e-mail, telefoon, geboortedatum, adres, klant sinds, laatste activiteit. Met Bewerken wijzig je de gegevens. Hier geef je ook Tags.
- Boekingen: alle boekingen met aanbod, datum en status. Via het menu van een regel open je de boeking of annuleer je die.
- Credits: de tegoedkaarten van de klant. Met Credits handmatig toekennen schrijf je tegoed bij, zie Credits beheren.
- Personen: introducees die de klant kan meeboeken. Vereist de addon “Groepsboeking”.
- Cadeaubonnen: cadeaubonnen van de klant. Vereist de addon “Cadeaubonnen”.
- Abonnementen: lopende abonnementen, alleen als je studio abonnementen aanbiedt.
- Facturen: de facturen van de klant.
- Notities: interne notities, gezondheidsopmerkingen en documenten.
Onderaan het klantblad staan de acties Deelnemer toevoegen (klant inboeken), E-mail, Telefoon, Status wijzigen en Meer. Onder Meer vind je Bewerken, Wachtwoord resetten en Uit Studio verwijderen.
Notities en gezondheidsopmerkingen bij een klant
In het onderdeel Notities van het klantblad leg je interne informatie vast. Klanten zien daar niets van.
- Gezondheidsopmerkingen: een tekstveld dat je met Opslaan bewaart.
- Notities: een verloop met datum. Een notitie kun je Vastzetten, de Datum wijzigen of met Notitie verwijderen weghalen, in elk geval je eigen notities. Heeft de klant introducees, dan kies je onder Voor wie? bij wie de notitie hoort.
- Documenten: met de addon “Documentatie” leg je hier bestanden zoals formulieren of toestemmingen vast, zie Documentatie.
Notities en gezondheidsopmerkingen vereisen geen addon. Trainers zien ze alleen als ze daarvoor het recht hebben.
Klantstatus: actief, VIP, inactief, geblokkeerd
De status wijzig je in het klantblad met Status wijzigen. Inactieve klanten zijn in de lijst verborgen, geblokkeerde klanten kunnen zich niet meer bij je studio aansluiten. Wat de status precies doet en wat er gebeurt als je een klant verwijdert, staat in Klanten verwijderen of blokkeren.
Klanten inboeken
Een klant boek je direct vanuit het klantblad in: Deelnemer toevoegen opent het inboeken met deze klant als vooraf gekozen persoon. Hoe het inboeken verdergaat, legt Deelnemers inboeken uit.
Veelgestelde vragen
Welke kolommen toont de klantenlijst? In de tabelweergave: naam met e-mail, status, boekingen, credits, openstaand bedrag en laatste activiteit. Op je telefoon alleen foto, naam, e-mail en status.
Waarom ontbreekt een klant in mijn lijst? Misschien heeft de klant de status Inactief. Zet onder Filter de Status op Inactief. Is de klant uit de studio verwijderd, dan staat die pas weer in de lijst na een nieuwe boeking of aankoop.
Kan ik de klantenlijst exporteren? Ja, in de tabelweergave: regels selecteren en op CSV exporteren tikken.
Waar zie ik wat een klant heeft geboekt? In het klantblad in het onderdeel Boekingen.
Zien klanten mijn notities? Nee. Notities, gezondheidsopmerkingen en documenten ziet alleen je team.