Boekingsregels
De boekingsregels bepalen wanneer en hoe klanten kunnen boeken.
Overzicht
Twee hoofdregels
| Regel | Beschrijving |
|---|---|
| Boekingsvenster | Hoe ver van tevoren boekbaar? |
| Boekingsstop | Tot wanneer voor de start boekbaar? |
Voorbeeld
Vandaag: 01.01., 10:00 uur
Les: 03.01., 18:00 uur
Met boekingsvenster: 30 dagen → boekbaar
Met boekingsstop: 2 uur → tot 03.01. 16:00 uur
Boekingsvenster (vooruit boeken)
Wat is dat?
Het boekingsvenster beperkt hoe ver in de toekomst klanten kunnen boeken.
Configuratie
- Ga naar Instellingen → Boekingen
- Bij "Boekingsvenster":
- Toggle activeren
- Waarde invoeren (bijv. 30)
- Eenheid kiezen (dagen/weken/maanden)
- Opslaan
Voorbeelden
| Instelling | Betekenis |
|---|---|
| 30 dagen | Lessen tot max. 30 dagen van tevoren boekbaar |
| 4 weken | Lessen tot max. 4 weken van tevoren boekbaar |
| 2 maanden | Lessen tot max. 2 maanden van tevoren boekbaar |
| Gedeactiveerd | Alle zichtbare lessen zijn boekbaar |
Aanbevelingen
| Studiotype | Aanbeveling |
|---|---|
| Yoga/fitness | 4 tot 8 weken |
| Personal training | 2 tot 4 weken |
| Workshops | Afhankelijk van planning |
Boekingsstop (annuleringstermijn)
Wat is dat?
De boekingsstop voorkomt last-minute boekingen kort voor het begin van de les.
Waarom belangrijk?
- Trainer kunnen zich voorbereiden
- Deelnemerslijsten zijn op tijd definitief
- Ruimtes kunnen worden ingepland
Configuratie
- Ga naar Instellingen → Boekingen
- Bij "Boekingsstop":
- Toggle activeren
- Waarde invoeren (bijv. 2)
- Eenheid kiezen (minuten/uren/dagen)
- Opslaan
Voorbeelden
| Instelling | Betekenis |
|---|---|
| 30 minuten | Tot 30 min voor het begin van de les boekbaar |
| 2 uur | Tot 2 uur voor het begin van de les boekbaar |
| 1 dag | Tot 24 uur voor het begin van de les boekbaar |
| Gedeactiveerd | Tot het begin van de les boekbaar |
Aanbevelingen
| Lestype | Aanbeveling |
|---|---|
| Groepslessen | 2 tot 4 uur |
| Personal training | 24 tot 48 uur |
| Workshops | 1 tot 7 dagen |
Tegoedvervalmodus
Twee modi
| Modus | Beschrijving |
|---|---|
| Tot het einde van de dag | Tegoed vervalt om 23:59 uur |
| Exact | Tegoed vervalt op het exacte tijdstip |
Voorbeeld: tot het einde van de dag
Tegoed gekocht: 01.01.2024, 14:30 uur
Geldigheid: 365 dagen
Vervaldatum: 31.12.2024, 23:59 uur
Voorbeeld: exact
Tegoed gekocht: 01.01.2024, 14:30 uur
Geldigheid: 365 dagen
Vervaldatum: 01.01.2025, 14:30 uur
Configuratie
- Ga naar Instellingen → Boekingen
- Bij "Vervaltijdstip tegoed":
- "Tot het einde van de dag" of "Exact" kiezen
- Opslaan
Lesspecifieke regels
Overschrijven op lesniveau
Individuele lessen kunnen afwijkende regels hebben:
- Open de les
- Tab "Instellingen"
- Activeer "Individuele boekingsregels"
- Stel eigen waarden in
Voorbeeld
- Studiostandaard: 2 uur boekingsstop
- Workshop: 48 uur boekingsstop (individueel)
Gevolgen
Voor klanten
Bij een gedeactiveerde boeking toont het systeem:
"Boeken niet meer mogelijk.
Boekingssluiting was om [tijd]."
Voor de wachtlijst
Ook wachtlijstplaatsen vallen onder de boekingsstop.
Voor admins
Admins kunnen altijd boeken, ongeacht de regels.
Annuleringsregels
Standaardgedrag
- Annuleren mogelijk tot de boekingsstop
- Na de boekingsstop: geen annulering meer mogelijk
- Tegoed wordt niet terugbetaald
Configureerbare opties
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Annulering toestaan | Ja/nee |
| Tegoedterugbetaling | Volledig/gedeeltelijk/geen |
| Annuleringstermijn | Hoe lang voor het begin van de les |
Best practices
De juiste balans vinden
- Te soepel: veel no-shows, moeilijk te plannen
- Te streng: klanten kunnen niet flexibel boeken
Typische opzetten
Yogastudio:
Boekingsvenster: 4 weken
Boekingsstop: 2 uur
Annulering: tot 2 uur van tevoren
Personal training:
Boekingsvenster: 2 weken
Boekingsstop: 24 uur
Annulering: tot 24 uur van tevoren
Workshopstudio:
Boekingsvenster: 8 weken
Boekingsstop: 48 uur
Annulering: tot 7 dagen van tevoren
Veelgestelde vragen
Kan ik verschillende regels per les hebben?
Ja, via individuele boekingsregels op lesniveau.
Wat gebeurt er bij een verzetting van een afspraak?
Bij een wijziging door de admin blijven bestaande boekingen behouden.
Kunnen trainer de regels wijzigen?
Nee, alleen admins kunnen boekingsregels bewerken.
Gelden de regels ook voor directe betaling?
Ja, alle boekingsregels gelden ongeacht de betaalmethode.