Documentatie
Met de addon Documentatie houd je voor elke klant een dossier bij: notities bij afzonderlijke sessies en een archief voor bestanden zoals intakeformulieren, toestemmingen of contracten. Ook voor je team is er zo'n archief. De addon activeer je in de Manager onder Addon Store.
Wat de addon Documentatie vrijschakelt
- Documenten bij de klant: in het klantblad een archief voor bestanden.
- Notitie bij deze sessie: in de afspraak een notitie over een deelnemer, die in het dossier van die deelnemer terechtkomt.
- Bestanden bij de trainer: in het blad van een trainer een archief voor bestanden.
Notities in het klantblad en bij de trainer zijn er ook zonder de addon. De addon schakelt de bestanden en de notitie bij de sessie vrij.
Documenten bij een klant opslaan
- Open Manager → Klanten en tik op de klant.
- Open het onderdeel Notities.
- Tik onder Documenten op Document uploaden en kies het bestand.
De lijst toont bestandsnaam, datum en grootte. Een tik opent het bestand, via het menu verwijder je het met Document verwijderen. Heeft de klant introducees, dan leg je vast bij wie het document hoort.
Alle bestandstypen tot 20 MB zijn toegestaan, één bestand per upload. Formulieren om in te vullen, sjablonen of een digitale handtekening zijn er niet. Toestemmingen en formulieren sla je op als kant-en-klaar bestand, bijvoorbeeld als PDF of foto.
Een notitie bij een sessie schrijven
Een notitie bij een afspraak schrijf je direct vanuit de deelnemerslijst:
- Open de afspraak in de kalender.
- Tik bij de persoon op de drie puntjes en kies Notitie bij deze sessie.
- De datum is al ingevuld met die van de afspraak. Schrijf je notitie en voeg zo nodig met Document uploaden een bestand toe.
- Sla op.
De notitie staat daarna in het klantblad in het verloop onder Notities. Zonder de addon leidt Notitie bij deze sessie naar de pagina van de addon. Voor introducees zonder eigen account is er geen notitie bij een sessie.
Wie de documentatie ziet
- Klanten zien er niets van. Notities en documenten zijn alleen voor je team.
- Bij de klant zien admins alles. Trainers zien het onderdeel Notities alleen als ze het recht op notities hebben.
- Bij de trainer heet het onderdeel Notities & bestanden. Dat zien alleen de admins van je studio, de rest van het team niet.
Bestanden worden geopend via een link die na een uur verloopt.
Als een klant wordt verwijderd
Verwijder je een klant uit je studio, dan verwijdert Bookicorn ook de notities en documenten van die klant in je studio. Zie Klanten verwijderen of blokkeren.
Veelgestelde vragen
Kunnen mijn klanten hun documenten zien? Nee. Notities en documenten ziet alleen je team.
Kan ik een intakeformulier digitaal laten invullen? Nee, formulieren zijn er niet. Je kunt een ingevuld formulier als bestand uploaden.
Hoe groot mag een document zijn? Tot 20 MB. Alle bestandstypen zijn toegestaan.
Heb ik de addon nodig voor notities? Voor gewone notities in het klantblad niet. De addon is nodig voor documenten en voor de notitie bij een sessie vanuit de afspraak.