Créer une offre

Tout ce que les clients peuvent réserver chez toi s'appelle une offre dans le Manager : un cours de yoga, un atelier, un soin ou une location. Cette page montre étape par étape comment créer une offre et ce que signifient les différentes sections.

Créer une nouvelle offre : le déroulement

Tu crées une nouvelle offre dans le Manager sous Offres (app.bookicorn.net/angebote).

1. Ouvre Manager → Offres.
2. Touche Nouvelle offre. Sur le téléphone, c'est le signe plus en haut à droite.
3. Sous « Comment les séances sont-elles réparties dans le temps ? », choisis le type d'offre.
4. Remplis les informations obligatoires dans la section Généralités.
5. Si besoin, complète les autres sections en dessous, par exemple Pour les clients ou Règles de réservation.
6. Touche Créer Offre.

Tant qu'une information obligatoire manque, le bouton s'appelle Suivant. Il t'amène alors à la section où il manque quelque chose et met le champ en évidence.

Les admins peuvent toujours créer des offres. Les instructeurs ne voient le bouton que si ce droit leur a été accordé.

Choisir le type d'offre lors de la création

Le type d'offre détermine comment les clients réservent. Lors de la création, quatre types sont proposés :

Si l'extension nécessaire manque, le type reste visible, mais il porte un cadenas et la mention « Disponible avec une extension ». Le toucher t'amène dans la Boutique d'extensions.

Le type d'offre ne peut plus être modifié après la création. Quand tu modifies une offre existante, le choix n'apparaît plus. Si tu veux changer de type, crée une nouvelle offre. Les types d'offre en un coup d'œil explique quel type convient à ton cas.

Informations obligatoires dans la section Généralités

La section Généralités se trouve en haut du formulaire et contient tout ce qui est nécessaire à la création.

• Titre de l'offre : au moins 3 et au plus 100 caractères.
• Modes de paiement : au moins un doit être activé (voir la section suivante).
• Max. participants : combien de personnes peuvent réserver une séance. Avec l'interrupteur Nombre illimité de participants, la limite disparaît. Si une salle est choisie, le nombre ne peut pas dépasser la capacité de la salle.
• Durée en minutes.
• Date et Heure de début : uniquement pour les créneaux fixes. C'est la première séance de l'offre.

Pour le type Rendez-vous, Max. participants et Durée n'apparaissent pas dans la section Généralités. Tu règles les deux dans la section Disponibilité, voir Rendez-vous.

Une catégorie n'est pas obligatoire.

Moyens de paiement et prix d'une offre

Sous Modes de paiement, tu actives les façons dont les clients peuvent payer cette offre. Tu as le choix entre les moyens de paiement que ton studio a configurés :

• Stripe (paiement en ligne), dès que Stripe est connecté
• PayPal, dès que PayPal est configuré
• Manuel : virement/PayPal, dès que des coordonnées bancaires ou une adresse PayPal sont enregistrées
• Paiement sur place
• Crédits (ou le terme que ton studio utilise pour les crédits)
• Gratuit : la participation ne coûte rien, aucun prix ni crédit n'est demandé.

Les moyens de paiement qui ne sont pas encore configurés figurent en bas sous Autres moyens de paiement, avec le bouton Configurer qui mène aux réglages de paiement.

Dès qu'un moyen de paiement avec argent est choisi, le champ Prix apparaît. Avec Stripe, le prix doit être d'au moins 0,50. Pour le paiement sur place et le virement, il peut être de 0. Si les crédits sont choisis, un champ à part apparaît pour le nombre de crédits par réservation, au moins 1.

Tu trouveras plus d'informations sur les moyens de paiement sous Paiements.

Séances d'une offre à créneaux fixes

Pour les créneaux fixes, il y a la section Séances. Sans autre indication, exactement une séance est créée à partir de la date et de l'heure de début de la section Généralités.

Avec l'interrupteur Série de séances, Bookicorn crée d'un coup toutes les séances d'un schéma :

• Nom de la série : facultatif.
• Récurrence : Quotidien, Hebdomadaire, Toutes les 2 semaines ou Mensuel.
• Jours de la semaine : obligatoire pour hebdomadaire et toutes les 2 semaines. La date de la section Généralités doit tomber sur l'un des jours choisis.
• Jours du mois : pour mensuel. Sans sélection, la séance se répète le jour de la date de début.
• Fin de la série : Jamais, Jusqu'à date ou Nombre.

En dessous, Aperçu : … séances montre quelles séances seront créées à l'enregistrement.

À l'enregistrement, Bookicorn crée au maximum 52 séances d'un coup. Une série de séances définie sur l'offre est ensuite complétée par un traitement nocturne :

• Jamais : des séances s'ajoutent en continu, de sorte que des séances sont toujours réservables 12 semaines à l'avance.
• Jusqu'à date : des séances s'ajoutent jusqu'à la date de fin.
• Nombre : des séances s'ajoutent jusqu'à ce que l'offre ait ce nombre de séances au total. Les séances annulées comptent aussi.

Le traitement nocturne ne concerne que les offres actives. Il ne s'applique qu'à la série de séances que tu définis ici, sur l'offre. Une série que tu crées plus tard avec Nouvelle séance n'est pas prolongée automatiquement, voir Créer des séances.

Si tu avances la date de fin d’une offre existante, le Manager affiche à l’enregistrement les séances déjà créées après cette date qui seront supprimées, et ne les supprime qu’après ta confirmation. Les séances avec des réservations restent ; annule-les une par une si elles ne doivent pas avoir lieu.

Tu peux créer d'autres séances sur l'offre à tout moment, voir Créer des séances.

Ressources

Seulement pour les offres de type Rendez-vous : ressources : dans la section Ressources, tu définis sous Qu'est-ce qui est réservé ? quelles ressources les clients réservent, s'ils choisissent eux-mêmes la ressource et la pièce, combien ils en reçoivent et ce qui est Inclus automatiquement. Tout est expliqué sous Ressources.

Durée et prix

Dans la section Durée et prix, tu définis combien de temps on réserve et ce que cela coûte.

• Réservé en : Minutes, Heures ou Jours.
• Combien de temps ? : Toujours la même durée avec une longueur fixe ou Le client choisit la durée d'un minimum à un maximum. En minutes, tu choisis Par pas de 15, 30 ou 60 minutes. Les durées en minutes vont par pas de 5, par exemple 25, 30 ou 65, sinon des trous apparaissent entre deux réservations.
• Prix par réservation ou par unité de temps, par exemple par jour, par heure ou par 15 min si les clients choisissent par paliers de 15 minutes. En plus, les crédits par réservation si on peut payer avec des crédits.
• Frais de base : seulement avec une durée au choix et facultatifs. Ils s'ajoutent une fois par réservation, par exemple pour le nettoyage ou le réglage des skis. Les paliers ne les réduisent pas et les personnes en plus ne les multiplient pas.
• Paliers : seulement avec une durée au choix. À partir de la durée indiquée, la nouvelle valeur s'applique à toute la réservation, pas seulement au temps qui suit. Exemple : 20 euros par jour, à partir de 7 jours une réduction de 5 euros par jour. Une semaine coûte alors 7 jours à 15 euros, soit 105 euros, et non 6 jours à 20 euros plus 1 jour à 15 euros.
• La remise s'applique : seulement pour les réservations par jours avec paliers. À tous les jours calcule comme ci-dessus. À partir de ce jour laisse les jours précédents au plein tarif : dès 3 jours 25 % de moins signifie alors jours 1 et 2 au plein tarif, dès le jour 3 chacun 25 % de moins.
• Remise selon une réponse : seulement pour les offres avec ressources. La remise dépend d'une question lors de la réservation, par exemple enfants de moins de 10 ans 25 % moins cher via une question de type Date (date de naissance, comptée le premier jour de location). Selon la question, tu choisis Âge inférieur à ou Âge à partir de, une réponse, La réponse est oui ou La réponse est non, Inférieur à ou Supérieur à. Avec À partir du jour, la remise ne s'applique qu'à partir d'un jour de location précis. Si plusieurs remises s'appliquent, la plus grande compte par personne et par jour, rien ne s'additionne.
• Personnes en plus : indique si chaque personne en plus paie le prix complet. Cela vaut pour toutes les offres de ton studio et se modifie dans l'extension Réservation de groupe sous Chaque personne en plus est payante.

Sous Exemple, le Manager affiche le prix d'une réservation dès que le prix et la durée sont complets. Avec des paliers, il y a un exemple par palier, par exemple « 1 jour : 20 € · 7 jours : 105 € ».

Prix selon l’horaire

Dans la section Prix selon l’horaire, tu définis un supplément ou une réduction certains jours de la semaine, à certaines heures ou certains jours, par exemple un tarif du soir. Avec Ajouter une règle, tu indiques Nom, Jours de la semaine, l'heure De et À, Valable à partir du et Valable jusqu’au ainsi que Supplément ou Réduction en euros ou en pourcentage. Le calcul se fait ainsi : prix de base, puis prix selon l'horaire, puis paliers, puis personnes en plus, puis frais de base, puis prix par groupe. Le prix selon l'horaire s'applique aux deux types de prise de rendez-vous libre.

Horaires

Pour les offres avec ressources, on réserve pendant les horaires d'utilisation des ressources. Avec Proposer seulement à certains horaires, tu restreins davantage avec un profil de disponibilité. Si les ressources n'ont pas de profil de disponibilité et que l'offre ne restreint rien, le Manager avertit : Réservable 24 h sur 24. Sous le profil choisi, le Manager affiche ses horaires, par exemple « lun-dim 16:30-19:00 », pour que tu n'aies pas à passer aux profils de disponibilité.

Pour les réservations par jours, seuls les jours comptent, pas les heures : une période peut commencer et finir n'importe quel jour où la ressource et le profil sont ouverts. Tu règles quand les clients retirent et rendent sous Retrait et caution.

Retrait et caution

Dans la section Retrait et caution, tu actives Est-ce que quelque chose est remis puis rendu ? si les clients retirent quelque chose et le rapportent. Tu enregistres alors le retrait et le retour sous Retraits et retours.

• Retrait (pour les réservations par jours) : avec Ajouter une option de retrait, tu définis comment les clients récupèrent. Chaque option a un Nom, une Note pour les clients, le Jour de retrait (Premier jour de location ou Veille), une plage De et Jusqu'à et un Type. Avec Heure libre, les clients indiquent une heure dans la plage, autant que tu veux à la même heure, par exemple pour le Click & Collect. Avec Rendez-vous, il y a des rendez-vous à un Intervalle de par exemple 15 minutes avec Places par rendez-vous. Chaque réservation occupe un rendez-vous, quel que soit le nombre de personnes, et les places comptent par site sur toutes les offres. Avec un retrait la Veille, les articles sont occupés dès le retrait, seuls les jours de location sont facturés.
• Sans option de retrait, la page de réservation ne demande aucune heure et des journées entières sont réservées. S'il y a plusieurs options, les clients choisissent d'abord le mode de retrait, puis les jours, puis l'heure.
• Retour : avec Heure de retour fixe, tu saisis Retour à partir de et Retour jusqu'à. Sans heure fixe, les clients rendent le dernier jour de location, sans heure.
• Note pour la remise : figure au choix du retrait et du retour, dans la confirmation de réservation, dans le rappel et sur la page de l'offre, par exemple « Retrait à l'accueil, merci d'apporter une pièce d'identité ».
• Caution avec Montant par réservation, encaissée Sur place ou En ligne avec la réservation. En ligne, cela ne fonctionne qu'avec Stripe ou PayPal. En cas d'encaissement en ligne, ton prestataire de paiement garde les frais du paiement de la caution. La caution n'est pas du chiffre d'affaires.

Section Pour les clients : description, image et catégorie

La section Pour les clients contient tout ce que les clients voient sur la page de réservation :

• Présentation : Description, Couleur et Image de l'offre.
• Classement : Catégorie principale, Catégories supplémentaires et Niveau de difficulté. Les clients peuvent filtrer selon ces critères.
• Galerie : d'autres images que les clients peuvent parcourir dans l'offre.
• Indications pour les participants : Prérequis et Note pour les participants. Ces textes figurent dans l'offre et dans l'e-mail de confirmation.

Tu peux créer de nouvelles catégories directement depuis la sélection. Plus d'infos sous Catégories.

Section Lieu & Instructeur : site, salle et encadrement

Dans la section Lieu & Instructeur (chez toi, c'est le terme de ton studio qui remplace « Instructeur »), tu définis où l'offre a lieu et qui l'anime.

• Site : si ton studio a exactement un site, il est présélectionné.
• Salle : sélectionnable seulement une fois qu'un site est choisi. Jusque-là, il est écrit « Sélectionner d'abord un site ». Seules les salles de ce site apparaissent.
• Lieu pour les clients : si l'offre n'a pas lieu à l'endroit du site et de la salle, par exemple par téléphone ou à l'extérieur, indique ici ce que tes clients doivent voir, comme « Par téléphone » ou l'adresse d'une crèche. Ce texte apparaît alors dans la confirmation et le rappel, sur la page de réservation, dans l'app clients et dans l'entrée du calendrier, à la place du site, de la salle et de la carte. Le site et la salle restent attribués et réservés, comme sans ce champ. Si tu le laisses vide, tes clients voient le site et la salle comme avant. Les offres en ligne n'ont pas ce champ.
• Offre en ligne : avec cet interrupteur, le site et la salle disparaissent. Tu choisis une plateforme (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex ou Autre) et tu saisis le Lien en ligne, qui devient alors obligatoire. Avec l'extension Réunions Zoom, la plateforme Zoom propose en plus Créer automatiquement une réunion par séance : chaque séance réservée reçoit alors sa propre réunion Zoom, et le lien en ligne n'est plus nécessaire.
• Instructeur : qui anime l'offre. Sans indication, cela reste ouvert.
• Occupe en plus : avec l'extension « Ressources » pour les séances fixes, les blocs et la prise de rendez-vous libre. Pendant ce temps, les clients ne peuvent pas réserver ces ressources. Plus d'infos sous Ressources.

Questions lors de la réservation

Dans la section Questions à la réservation, tu crées des questions auxquelles les clients répondent en réservant, par exemple la pointure ou l'expérience. Comment faire et où voir les réponses est expliqué sous Questions lors de la réservation.

Section Règles de réservation : visibilité, délais et déroulement

Dans la section Règles de réservation, tu contrôles qui peut réserver et quand.

Statut et visibilité

• Statut : Actif signifie que l'offre est en service. Inactif signifie qu'elle disparaît partout, mais reste dans l'administration avec toutes ses données.
• Visibilité : Public figure sur la page de réservation et peut être réservé par les clients. Privé ne figure pas sur la page de réservation et ne peut pas être réservé par les clients. Tu peux toutefois continuer à inscrire toi-même des personnes, et les séances occupent le calendrier comme d'habitude.

Délais : pour Réservation anticipée, Clôture des réservations et Délai d'annulation, chaque délai affiche Comme le standard du studio avec la règle applicable sous forme de phrase. Avec Règle propre, tu t'en écartes pour cette offre, en Temps avant ou en Heure fixe, par exemple la veille à 20:00. Quand tu inscris toi-même quelqu'un dans le Manager, la réservation anticipée et la clôture des réservations ne s'appliquent pas. Tout est expliqué sous Délais. Pour le délai d'annulation, tu définis sous Après le délai si ensuite Annulation bloquée s'applique ou si les clients peuvent Annuler sans remboursement jusqu'au début ou au retrait.

Déroulement d'une réservation

• Confirmer automatiquement les réservations : activé, les réservations sont confirmées immédiatement. Désactivé, elles arrivent comme demandes que tu confirmes ou refuses, voir Confirmer les réservations.
• Proposer une liste d'attente si c'est complet : nécessite l'extension « Liste d'attente ». En dessous, tu vois comment c'est réglé pour ton studio. Plus d'infos sous Liste d'attente.
• Autoriser la réservation en tant qu'invité pour ce cours : nécessite l'extension « Réservation invité ». Si l'offre n'accepte que des crédits, le Manager affiche un avertissement, car les invités ne peuvent pas payer avec des crédits.

Section Comptabilité

La section Comptabilité ne sert qu'à ta comptabilité, les clients n'en voient rien. Ce qui y apparaît dépend des extensions :

• Émetteur de factures pour cette offre, avec l'extension « Système de facturation ».
• Un champ pour la Part de l'instructeur sur cette offre en pourcentage, avec l'extension « Paiements formateurs ». Le champ n'apparaît que si un instructeur indépendant est indiqué et que l'offre a un prix. Sinon, une remarque explique ce qui manque.
• Mention sur la facture et la confirmation, avec l'extension « Cours subventionnés ». Le texte figure sur la facture sous la première ligne et dans la confirmation de réservation, par exemple « Cours selon § 20 SGB V, ID de cours 123 ».

Modifier, dupliquer, désactiver ou supprimer une offre

Dans Manager → Offres, touche une offre. Les actions se trouvent en bas de l'offre :

• Modifier ouvre le même formulaire que lors de la création, sans le choix du type d'offre.
• Dupliquer crée une copie avec l'ajout « (Kopie) » dans le titre. La copie est d'abord inactive, les séances ne sont pas copiées. Les catégories, les ressources avec leur prix par pièce, les règles de prix et les images sont reprises.
• Désactiver passe toutes les séances à venir de l'offre en annulées, sauf celles que tu as déjà annulées une par une. Les séances passées ne changent pas. Les personnes qui ont réservé reçoivent une notification d'annulation, mais la réservation est conservée et n'est pas remboursée. Activer remet ces séances en actives.
• Supprimer : si l'offre n'a jamais été réservée, elle est définitivement supprimée avec toutes ses séances. Si elle a déjà été réservée, elle disparaît de toutes les vues et pages de réservation, et ses séances à venir sont retirées. Les séances passées restent dans le calendrier comme historique, les réservations et le chiffre d'affaires sont conservés. S'il reste des séances à venir avec des réservations confirmées ou en attente, elle ne peut pas être supprimée. Le Manager indique alors la prochaine séance réservée et t'y amène pour que tu l'annules d'abord.

Si tu veux arrêter une offre qui a des réservations à venir, annule les séances réservées au lieu de désactiver l'offre. Lors de l'annulation, les participants sont prévenus et remboursés, voir Congés, absence et annulation de séance.

Questions fréquentes

Où est-ce que je crée une nouvelle offre ? Sous Manager → Offres, avec le bouton Nouvelle offre, et sur le téléphone avec le signe plus en haut à droite.

Est-ce que je peux transformer après coup une offre à créneaux fixes en rendez-vous ? Non. Le type d'offre ne peut plus être modifié après la création. Crée une nouvelle offre avec le type souhaité.

Pourquoi le bouton affiche « Suivant » au lieu de « Créer Offre » ? Il manque encore une information obligatoire. Touche Suivant, le Manager t'amène à l'information manquante.

Pourquoi je ne peux pas choisir de salle ? La salle ne devient sélectionnable qu'une fois qu'un site est choisi dans la section Lieu & Instructeur. Seules les salles de ce site apparaissent.

Comment j'affiche « par téléphone » ou une adresse extérieure sans libérer le créneau ? Dans la section Lieu & Instructeur, indique sous Lieu pour les clients ce que tes clients doivent voir et garde le site et la salle tels quels. Ils restent réservés, seul ce que voient tes clients change. Pour une seule séance, fais-le dans la séance via Modifier.

Comment je rends une offre gratuite ? Sous Modes de paiement, active la ligne Gratuit. Aucun prix ni crédit n'est alors demandé.

Comment je cache une offre sans la supprimer ? Sous Règles de réservation, passe la visibilité sur Privé. L'offre disparaît de la page de réservation, mais tu peux toujours y inscrire toi-même des personnes.

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