Créer une offre

Tout ce que les clients peuvent réserver chez toi s'appelle une offre dans le Manager : un cours de yoga, un atelier, un soin ou une location. Cette page montre étape par étape comment créer une offre et ce que signifient les différentes sections.

Créer une nouvelle offre : le déroulement

Tu crées une nouvelle offre dans le Manager sous Offres (app.bookicorn.net/angebote).

1. Ouvre Manager → Offres.
2. Touche Nouvelle offre. Sur le téléphone, c'est le signe plus en haut à droite.
3. Sous « Comment les séances sont-elles réparties dans le temps ? », choisis le type d'offre.
4. Remplis les informations obligatoires dans la section Généralités.
5. Si besoin, complète les autres sections en dessous, par exemple Pour les clients ou Règles de réservation.
6. Touche Créer Offre.

Tant qu'une information obligatoire manque, le bouton s'appelle Suivant. Il t'amène alors à la section où il manque quelque chose et met le champ en évidence.

Les admins peuvent toujours créer des offres. Les instructeurs ne voient le bouton que si ce droit leur a été accordé.

Choisir le type d'offre lors de la création

Le type d'offre détermine comment les clients réservent. Lors de la création, quatre types sont proposés :

Si l'extension nécessaire manque, le type reste visible, mais il porte un cadenas et la mention « Disponible avec une extension ». Le toucher t'amène dans la Boutique d'extensions.

Le type d'offre ne peut plus être modifié après la création. Quand tu modifies une offre existante, le choix n'apparaît plus. Si tu veux changer de type, crée une nouvelle offre. Les types d'offre en un coup d'œil explique quel type convient à ton cas.

Informations obligatoires dans la section Généralités

La section Généralités se trouve en haut du formulaire et contient tout ce qui est nécessaire à la création.

• Titre de l'offre : au moins 3 et au plus 100 caractères.
• Modes de paiement : au moins un doit être activé (voir la section suivante).
• Max. participants : combien de personnes peuvent réserver une séance. Avec l'interrupteur Nombre illimité de participants, la limite disparaît. Si une salle est choisie, le nombre ne peut pas dépasser la capacité de la salle.
• Durée en minutes.
• Date et Heure de début : uniquement pour les créneaux fixes. C'est la première séance de l'offre.

Pour le type Rendez-vous, Max. participants et Durée n'apparaissent pas dans la section Généralités. Tu règles les deux dans la section Disponibilité, voir Rendez-vous.

Une catégorie n'est pas obligatoire.

Moyens de paiement et prix d'une offre

Sous Modes de paiement, tu actives les façons dont les clients peuvent payer cette offre. Tu as le choix entre les moyens de paiement que ton studio a configurés :

• Stripe (paiement en ligne), dès que Stripe est connecté
• PayPal, dès que PayPal est configuré
• Manuel : virement/PayPal, dès que des coordonnées bancaires ou une adresse PayPal sont enregistrées
• Paiement sur place
• Crédits (ou le terme que ton studio utilise pour les crédits)
• Gratuit : la participation ne coûte rien, aucun prix ni crédit n'est demandé.

Les moyens de paiement qui ne sont pas encore configurés figurent en bas sous Autres moyens de paiement, avec le bouton Configurer qui mène aux réglages de paiement.

Dès qu'un moyen de paiement avec argent est choisi, le champ Prix apparaît. Avec Stripe, le prix doit être d'au moins 0,50. Pour le paiement sur place et le virement, il peut être de 0. Si les crédits sont choisis, un champ à part apparaît pour le nombre de crédits par réservation, au moins 1.

Tu trouveras plus d'informations sur les moyens de paiement sous Paiements.

Séances d'une offre à créneaux fixes

Pour les créneaux fixes, il y a la section Séances. Sans autre indication, exactement une séance est créée à partir de la date et de l'heure de début de la section Généralités.

Avec l'interrupteur Série de séances, Bookicorn crée d'un coup toutes les séances d'un schéma :

• Nom de la série : facultatif.
• Récurrence : Quotidien, Hebdomadaire, Toutes les 2 semaines ou Mensuel.
• Jours de la semaine : obligatoire pour hebdomadaire et toutes les 2 semaines. La date de la section Généralités doit tomber sur l'un des jours choisis.
• Jours du mois : pour mensuel. Sans sélection, la séance se répète le jour de la date de début.
• Fin de la série : Jamais, Jusqu'à date ou Nombre.

En dessous, Aperçu : … séances montre quelles séances seront créées à l'enregistrement.

À l'enregistrement, Bookicorn crée au maximum 52 séances d'un coup. Une série de séances définie sur l'offre est ensuite complétée par un traitement nocturne :

• Jamais : des séances s'ajoutent en continu, de sorte que des séances sont toujours réservables 12 semaines à l'avance.
• Jusqu'à date : des séances s'ajoutent jusqu'à la date de fin.
• Nombre : des séances s'ajoutent jusqu'à ce que l'offre ait ce nombre de séances au total. Les séances annulées comptent aussi.

Le traitement nocturne ne concerne que les offres actives. Il ne s'applique qu'à la série de séances que tu définis ici, sur l'offre. Une série que tu crées plus tard avec Nouvelle séance n'est pas prolongée automatiquement, voir Créer des séances.

Tu peux créer d'autres séances sur l'offre à tout moment, voir Créer des séances.

Section Pour les clients : description, image et catégorie

La section Pour les clients contient tout ce que les clients voient sur la page de réservation :

• Présentation : Description, Couleur et Image de l'offre.
• Classement : Catégorie principale, Catégories supplémentaires et Niveau de difficulté. Les clients peuvent filtrer selon ces critères.
• Galerie : d'autres images que les clients peuvent parcourir dans l'offre.
• Indications pour les participants : Prérequis et Note pour les participants. Ces textes figurent dans l'offre et dans l'e-mail de confirmation.

Tu peux créer de nouvelles catégories directement depuis la sélection. Plus d'infos sous Catégories.

Section Lieu & Instructeur : site, salle et encadrement

Dans la section Lieu & Instructeur (chez toi, c'est le terme de ton studio qui remplace « Instructeur »), tu définis où l'offre a lieu et qui l'anime.

• Site : si ton studio a exactement un site, il est présélectionné.
• Salle : sélectionnable seulement une fois qu'un site est choisi. Jusque-là, il est écrit « Sélectionner d'abord un site ». Seules les salles de ce site apparaissent.
• Offre en ligne : avec cet interrupteur, le site et la salle disparaissent. Tu choisis une plateforme (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex ou Autre) et tu saisis le Lien en ligne, qui devient alors obligatoire.
• Instructeur : qui anime l'offre. Sans indication, cela reste ouvert.

Section Règles de réservation : visibilité, délais et déroulement

Dans la section Règles de réservation, tu contrôles qui peut réserver et quand.

Statut et visibilité

• Statut : Actif signifie que l'offre est en service. Inactif signifie qu'elle disparaît partout, mais reste dans l'administration avec toutes ses données.
• Visibilité : Public figure sur la page de réservation et peut être réservé par les clients. Privé ne figure pas sur la page de réservation et ne peut pas être réservé par les clients. Tu peux toutefois continuer à inscrire toi-même des personnes, et les séances occupent le calendrier comme d'habitude.

Délai d'annulation : jusqu'à quand les clients peuvent annuler eux-mêmes leur réservation, en heures, jours, semaines ou mois. Avec Pas de délai, c'est possible à tout moment. Détails sous Annulation par les clients.

Période de réservation

• Limiter la fenêtre de réservation : combien de temps à l'avance les clients peuvent réserver, en heures, jours, semaines ou mois avant le début.
• Activer la clôture des réservations : jusqu'à quand les clients peuvent encore réserver, en minutes, heures ou jours avant le début.

Une nouvelle offre démarre sans fenêtre de réservation et sans clôture des réservations. Lors de la réservation, c'est ce que tu règles ici sur l'offre qui compte. Quand tu inscris toi-même quelqu'un dans le Manager, la fenêtre de réservation et la clôture des réservations ne s'appliquent pas.

Déroulement d'une réservation

• Confirmer automatiquement les réservations : activé, les réservations sont confirmées immédiatement. Désactivé, elles arrivent comme demandes que tu confirmes ou refuses, voir Confirmer les réservations.
• Proposer une liste d'attente lorsque les séances sont complètes : nécessite l'extension « Liste d'attente ».
• Autoriser la réservation en tant qu'invité pour ce cours : nécessite l'extension « Réservation invité ». Si l'offre n'accepte que des crédits, le Manager affiche un avertissement, car les invités ne peuvent pas payer avec des crédits.

Section Comptabilité

La section Comptabilité ne sert qu'à ta comptabilité, les clients n'en voient rien. Ce qui y apparaît dépend des extensions :

• Émetteur de factures pour cette offre, avec l'extension « Système de facturation ».
• Un champ pour la Part de l'instructeur sur cette offre en pourcentage, avec l'extension « Paiements formateurs ». Le champ n'apparaît que si un instructeur indépendant est indiqué et que l'offre a un prix. Sinon, une remarque explique ce qui manque.
• Note de facture, avec l'extension « Cours subventionnés ».

Modifier, dupliquer, désactiver ou supprimer une offre

Dans Manager → Offres, touche une offre. Les actions se trouvent en bas de l'offre :

• Modifier ouvre le même formulaire que lors de la création, sans le choix du type d'offre.
• Dupliquer crée une copie avec l'ajout « (Kopie) » dans le titre. La copie est d'abord inactive, les séances ne sont pas copiées.
• Désactiver passe toutes les séances de l'offre en annulées, sauf celles que tu as déjà annulées une par une. Les personnes qui ont réservé reçoivent une notification d'annulation, mais la réservation est conservée et n'est pas remboursée. Activer remet ces séances en actives.
• Supprimer : si l'offre n'a jamais été réservée, elle est définitivement supprimée avec toutes ses séances. Si elle a déjà été réservée, elle disparaît de toutes les vues et pages de réservation, les réservations passées et le chiffre d'affaires sont conservés. S'il reste des séances à venir avec des réservations confirmées ou en attente, elle ne peut pas être supprimée. Le Manager indique alors la prochaine séance réservée et t'y amène pour que tu l'annules d'abord.

Si tu veux arrêter une offre qui a des réservations à venir, annule les séances réservées au lieu de désactiver l'offre. Lors de l'annulation, les participants sont prévenus et remboursés, voir Congés, absence et annulation de séance.

Questions fréquentes

Où est-ce que je crée une nouvelle offre ? Sous Manager → Offres, avec le bouton Nouvelle offre, et sur le téléphone avec le signe plus en haut à droite.

Est-ce que je peux transformer après coup une offre à créneaux fixes en rendez-vous ? Non. Le type d'offre ne peut plus être modifié après la création. Crée une nouvelle offre avec le type souhaité.

Pourquoi le bouton affiche « Suivant » au lieu de « Créer Offre » ? Il manque encore une information obligatoire. Touche Suivant, le Manager t'amène à l'information manquante.

Pourquoi je ne peux pas choisir de salle ? La salle ne devient sélectionnable qu'une fois qu'un site est choisi dans la section Lieu & Instructeur. Seules les salles de ce site apparaissent.

Comment je rends une offre gratuite ? Sous Modes de paiement, active la ligne Gratuit. Aucun prix ni crédit n'est alors demandé.

Comment je cache une offre sans la supprimer ? Sous Règles de réservation, passe la visibilité sur Privé. L'offre disparaît de la page de réservation, mais tu peux toujours y inscrire toi-même des personnes.

Pages associées

• Les types d'offre en un coup d'œil →
• Créer des séances →
• Rendez-vous →
• Catégories →