Documentation
Avec l'extension Documentation, tu tiens un dossier pour chaque client : des notes sur chaque séance et un espace de stockage pour des fichiers comme les questionnaires de santé, les consentements ou les contrats. Ton équipe dispose aussi d'un tel espace. Tu actives l'extension dans le Manager sous Boutique d'extensions.
Ce que débloque l'extension Documentation
- Documents côté client : un espace de stockage de fichiers dans la fiche client.
- Note sur la séance : dans la séance, une note sur un participant, qui rejoint son dossier.
- Fichiers côté instructeur : un espace de stockage de fichiers dans la fiche d'un instructeur.
Les notes dans la fiche client et côté instructeur existent aussi sans l'extension. L'extension débloque les fichiers et la note sur la séance.
Déposer des documents pour un client
- Ouvre Manager → Clients et touche le client.
- Ouvre la zone Notes.
- Sous Documents, touche Téléverser un document et choisis le fichier.
La liste affiche le nom du fichier, la date et la taille. Un appui ouvre le fichier, et via le menu tu le supprimes avec Supprimer le document. Si le client a des personnes accompagnantes, tu indiques à qui appartient le document.
Tous les types de fichiers sont acceptés jusqu'à 20 Mo, un fichier par téléversement. Il n'y a ni formulaires à remplir, ni modèles, ni signature numérique. Tu déposes les consentements et questionnaires sous forme de fichier finalisé, par exemple en PDF ou en photo.
Écrire une note sur la séance
Tu écris une note sur une séance directement depuis la liste des participants :
- Ouvre la séance dans le calendrier.
- Touche les trois points à côté de la personne et choisis Note sur la séance.
- La date est préremplie avec celle de la séance. Écris ta note et, si besoin, joins un fichier avec Téléverser un document.
- Enregistre.
La note apparaît ensuite dans la fiche client, dans l'historique sous Notes. Sans l'extension, Note sur la séance mène à la page de l'extension. Il n'y a pas de note sur la séance pour les personnes accompagnantes sans compte propre.
Qui voit la documentation
- Les clients ne voient rien de tout cela. Les notes et documents sont réservés à ton équipe.
- Côté client, les admins voient tout. Les instructeurs ne voient la zone Notes que s'ils ont le droit d'accès aux notes.
- Côté instructeur, la zone s'appelle Notes et fichiers. Seuls les admins de ton studio la voient, pas le reste de l'équipe.
Les fichiers s'ouvrent via un lien qui expire au bout d'une heure.
Quand un client est retiré
Si tu retires un client de ton studio, Bookicorn supprime aussi ses notes et ses documents dans ton studio. Voir Retirer ou bloquer des clients.
Questions fréquentes
Mes clients peuvent-ils voir leurs documents ? Non. Seule ton équipe voit les notes et les documents.
Est-ce que je peux faire remplir un questionnaire de santé en ligne ? Non, il n'y a pas de formulaires. Tu peux téléverser un questionnaire rempli sous forme de fichier.
Quelle taille peut faire un document ? Jusqu'à 20 Mo. Tous les types de fichiers sont acceptés.
Est-ce que j'ai besoin de l'extension pour les notes ? Pas pour les notes classiques dans la fiche client. L'extension est nécessaire pour les documents et pour la note sur la séance depuis la séance.