Liste d'attente
Avec l'extension Liste d'attente, les clients peuvent s'inscrire sur la liste d'attente d'une séance complète. Si une place se libère, la personne suivante obtient automatiquement la place. Tu actives l'extension dans le Manager sous Boutique d'extensions.
Comment les clients s'inscrivent sur la liste d'attente
Quand une séance est complète, les clients voient la liste d'attente à la place du bouton de réservation :
- Page de réservation : la séance affiche « Date complète » et le bouton Rejoindre la liste.
- App clients : la séance affiche Liste d'attente et le bouton S'inscrire sur la liste d'attente.
L'inscription n'est possible que si la séance est vraiment complète. Le client reçoit un e-mail de confirmation.
Si l'offre accepte les crédits et que le client paie avec des crédits, les crédits sont réservés, c'est-à-dire débités, dès l'inscription. S'il n'obtient pas de place et que la séance est passée, ils lui sont rendus automatiquement. S'il est retiré de la liste d'attente, également.
La liste d'attente attribue-t-elle les places automatiquement ?
Oui. Quand une place se libère dans une séance, la personne qui attend depuis le plus longtemps l'obtient automatiquement. Cela se produit :
- quand un client annule lui-même,
- quand tu annules une réservation,
- quand la séance reçoit plus de places, par exemple via Max. participants. Bookicorn vérifie en plus toutes les quelques minutes les places libres des séances avec liste d'attente.
Les places ne sont attribuées que jusqu'au début de la séance. Personne n'obtient de place dans une séance annulée, et personne n'en obtient quand tu annules une séance.
Ce qu'il advient de la réservation et du paiement lors de l'attribution dépend de ton réglage (section suivante).
Réglage : ce qui se passe quand une place est attribuée
Tu trouves le réglage sous Manager → Liste d'attente, via Paramètres (roue dentée). La page s'appelle Attribution d'une place libérée, le groupe Liste d'attente pour les séances :
Garder la place jusqu'au paiement (recommandé), le réglage par défaut :
- Si la personne a réservé des crédits, sa réservation est immédiatement ferme.
- Si l'offre est gratuite, sa réservation est immédiatement ferme.
- Si l'offre est payante et que ton studio propose le paiement en ligne, la personne reçoit un e-mail avec un lien de paiement. La place lui reste réservée jusqu'à la fin du Délai de paiement. Si elle ne paie pas à temps, la réservation expire et la personne suivante obtient la place.
- Sans paiement en ligne, la réservation de la personne est immédiatement ferme, le paiement reste en attente.
Réserver immédiatement, paiement en attente : la personne qui obtient la place est immédiatement inscrite de façon ferme, sans délai. Le paiement reste en attente et tu l'encaisses toi-même, par exemple sur place ou par virement. Les crédits réservés sont alors consommés.
Tu choisis le Délai de paiement entre 2, 6, 12, 24 et 48 heures, 24 heures par défaut. Si la séance commence plus tôt, le délai se termine au début de la séance.
En dessous se trouve le réglage Liste d'attente pour le choix libre de l'horaire. Il s'applique à toutes les offres de type rendez-vous, y compris à la journée, et propose trois options : Notifier seulement, Garder la place jusqu'au paiement et Réserver immédiatement avec le crédit. Ce qu'elles font est expliqué sous Liste d'attente pour les rendez-vous.
Ce que reçoivent les personnes qui obtiennent une place
La personne qui obtient la place reçoit un e-mail avec l'objet « Place disponible ! » et une notification dans l'app. Si elle doit encore payer, l'e-mail s'intitule « Place disponible ! Réserve maintenant » et contient le bouton Payer et garder ma place avec le délai jusqu'auquel la place est réservée.
Sur la page Réservations, une telle réservation figure comme en attente avec la mention « Paiement avant … ». Si tu la confirmes toi-même à cet endroit, la place est considérée comme attribuée, sans paiement en ligne.
Liste d'attente pour les rendez-vous
Pour les offres de type rendez-vous, les clients s'inscrivent pour un jour ou une période complets, y compris pour les offres à la journée. Quand quelque chose se libère, c'est le réglage Liste d'attente pour le choix libre de l'horaire qui s'applique :
- Notifier seulement : toutes les personnes qui attendent ce jour reçoivent un e-mail avec un lien direct vers l'offre et le créneau libéré. La première personne qui réserve obtient la place.
- Garder la place jusqu'au paiement : la place est gardée pour la personne suivante. Elle reçoit une offre de paiement avec un délai, indiqué dans le fuseau horaire de ton studio. Sans paiement en ligne, une notification part à la place.
- Réserver immédiatement avec le crédit : si le crédit suffit, la personne est réservée immédiatement. Sinon, la place est gardée et doit être payée dans le délai.
Les clients acceptent une offre de paiement en cours via le lien de l'e-mail ou dans l'app client avec Payer maintenant.
Ton studio reçoit une notification dès qu'une personne a été prévenue ou qu'une place est gardée, pas dès l'inscription. La notification mène à l'onglet Jours sous Manager → Liste d'attente.
Gérer les personnes en attente dans le Manager
Tu vois toutes les listes d'attente sous Manager → Liste d'attente (app.bookicorn.net/warteliste). Seuls les admins voient cette page.
Le tableau affiche Position, Client, Séance, Crédits réservés et Statut (En attente ou Notifié). Chaque entrée ouvre un menu :
- Ouvrir le profil client et Envoyer un e-mail
- Faire monter cette personne : inscrit précisément cette personne. Si la séance est complète, le Manager te demande confirmation et surréserve la séance.
- Supprimer : retire la personne de la liste d'attente. Les crédits réservés lui sont rendus et la personne reçoit un e-mail.
Dans chaque séance, l'onglet Liste d'attente contient le bouton Faire monter la personne suivante.
Sur le tableau de bord, la carte des points en suspens indique combien de personnes sont sur des listes d'attente.
Les personnes en attente pour les rendez-vous se trouvent dans l'onglet Jours. Le tableau affiche Client, Offre, Jours, Personnes, Statut et, pour une offre en cours, le Délai. Pour chaque entrée, tu as :
- Prévenir : envoie un e-mail indiquant que quelque chose est libre.
- Faire une offre : garde la place pour cette personne jusqu'à la fin du délai.
- Retirer : retire la personne de la liste d'attente, elle reçoit un e-mail à ce sujet. Si une offre est en cours, la place gardée est libérée tout de suite.
L'interrupteur sur l'offre
Dans l'offre, la zone Règles de réservation contient l'interrupteur Proposer une liste d'attente si c'est complet. En dessous, une phrase indique ce qui se passe lors de l'attribution d'une place, avec Modifier le réglage vers le réglage de ton studio.
- Rendez-vous : les clients ne peuvent s'inscrire pour un jour complet que si l'interrupteur est activé. Sous Liste d'attente pour le choix libre de l'horaire, tu choisis Comme le standard du studio ou une Règle propre pour cette offre.
- Séances fixes et blocs : ici, l'inscription dépend de l'extension. Si elle est active, les clients peuvent s'inscrire sur chaque séance complète. L'interrupteur affiche une mention de la liste d'attente sur la page de l'offre.
Questions fréquentes
La liste d'attente attribue-t-elle les places automatiquement ? Oui, dès qu'une place se libère et que la séance n'a pas encore commencé. Avec le réglage par défaut, pour les offres payantes avec paiement en ligne, la personne reçoit d'abord un lien de paiement et sa réservation devient ferme dès qu'elle a payé.
Des crédits sont-ils débités quand quelqu'un s'inscrit sur la liste d'attente ? Oui, ils sont réservés. Si la personne n'obtient pas de place, ils lui sont rendus automatiquement après la séance.
Est-ce que je peux attribuer la place à une personne précise ? Oui. Sous Manager → Liste d'attente, sur l'entrée, avec Faire monter cette personne.
Qu'advient-il de la liste d'attente si j'annule la séance ? Personne n'obtient de place. Les personnes en attente reçoivent une notification indiquant que la séance est annulée.
Combien de temps une personne a-t-elle pour payer ? Aussi longtemps que le Délai de paiement réglé, 24 heures par défaut, au plus tard jusqu'au début de la séance.
Quand suis-je prévenu en tant que studio ? Pour les rendez-vous, dès qu'une personne de la liste d'attente a été prévenue ou qu'une place lui est gardée. La simple inscription ne déclenche pas de notification.