Qu'est-ce que la liste d'attente ?
L'addon Liste d'attente fait en sorte que tu ne perdes aucun intéressé, même lorsque tes cours sont complets. Au lieu d'un message d'erreur, les clients peuvent s'inscrire sur la liste d'attente. Dès que quelqu'un annule, le suivant prend automatiquement sa place – sans que tu aies à intervenir manuellement.
Le système fonctionne selon le principe FIFO (First In, First Out) : celui qui s'inscrit en premier sur la liste d'attente passe en premier.
L'addon est utile pour :
- Les cours populaires qui se remplissent rapidement
- Les cours à capacité limitée (par ex. entraînement personnel, petits ateliers)
- Les studios qui veulent mieux évaluer la demande – la liste d'attente te montre l'intérêt réel
Activation
- Ouvre Admin → Paramètres → Boutique d'addons
- Recherche Liste d'attente
- Clique sur Activer
- L'addon est immédiatement actif pour tous les cours
Remarque : La liste d'attente est active pour tous les cours de ton studio après l'activation. Tu peux la désactiver par cours sous Paramètres du cours → Liste d'attente, si elle n'est pas souhaitée pour certains cours.
Comment les clients accèdent à la liste d'attente
Quand un cours est complet, le bouton de réservation sur la page du cours change automatiquement.
- Le client ouvre la page du cours – le cours est marqué comme complet
- Au lieu du bouton de réservation habituel, apparaît « S'inscrire sur la liste d'attente »
- Le client clique sur le bouton et confirme avec son compte
- Le client reçoit un e-mail de confirmation : « Tu es sur la liste d'attente pour [Nom du cours] »
- L'e-mail indique la position actuelle sur la liste d'attente
Le cours de Pilates du mardi soir a 12 places, toutes occupées. Jana ouvre la page du cours et voit « Complet – s'inscrire sur la liste d'attente ». Elle clique, confirme et reçoit un e-mail : « Tu es à la position 3 sur la liste d'attente. » Dès que deux personnes annulent, Jana obtient automatiquement une place.
Conseil : Mentionne activement la liste d'attente dans ta communication, par exemple sur les réseaux sociaux ou dans le studio. Beaucoup de clients ne savent pas que cette option existe – et cherchent à la place des alternatives.
Passage automatique lors d'une annulation
Dès qu'un participant annule sa place, voici ce qui se passe automatiquement :
- La réservation est annulée
- Le système vérifie s'il existe une liste d'attente pour cette séance
- La première personne sur la liste d'attente reçoit un e-mail de passage
- La personne dispose d'un délai (par défaut : 24 heures) pour accepter la place
- Si elle accepte, la réservation est finalisée
- Si elle n'accepte pas ou ne répond pas, la personne suivante passe
Délai d'acceptation
Le délai dans lequel un client passant doit accepter sa place est par défaut de 24 heures. Tu peux le modifier :
- Va dans Admin → Paramètres → Liste d'attente
- Modifie la valeur sous « Délai d'acceptation après passage »
- Valeurs possibles : 1 heure à 72 heures
Conseil : Pour les cours qui ont lieu dans quelques jours seulement, un délai plus court est recommandé (par ex. 4 à 8 heures), afin que la place ne reste pas longtemps inoccupée.
Que se passe-t-il si personne ne passe ?
Si toutes les personnes sur la liste d'attente refusent ou ne répondent pas, la place reste libre. Tu peux alors l'attribuer manuellement ou la laisser ouverte pour des participants spontanés.
Notifications par e-mail
Le système envoie automatiquement les e-mails suivants :
| Déclencheur | Destinataire | Contenu |
|---|---|---|
| Inscription sur la liste d'attente | Client | Confirmation + position actuelle sur la liste |
| Place disponible | Premier sur la liste | Invitation à réserver + lien + délai |
| Délai d'acceptation expiré | Personne suivante | Même invitation |
| Client accepte la place | Client | Confirmation de réservation standard |
| Séance annulée | Tous sur la liste d'attente | Notification d'annulation |
Conseil : Personnalise les modèles d'e-mail pour la liste d'attente sous Admin → Paramètres → Modèles d'e-mail. Utilise un ton amical et accueillant – les clients sont ravis quand une place se libère et doivent agir rapidement.
Vue d'ensemble de la liste d'attente dans le tableau de bord admin
Tu as à tout moment une vue complète sur toutes les listes d'attente de ton studio.
Liste d'attente par séance
- Va dans Admin → Cours → [Nom du cours] → Séance
- Clique sur l'onglet « Liste d'attente »
Tu y vois :
- Toutes les personnes sur la liste d'attente dans le bon ordre
- L'horodatage de quand chaque personne s'est inscrite
- Statut : en attente, invité (délai en cours), expiré
Vue d'ensemble globale des listes d'attente
Sous Admin → Réservations → Listes d'attente, tu vois toutes les listes d'attente actives de tous les cours d'un seul coup d'œil.
Tu peux y :
- Retirer manuellement des personnes de la liste d'attente
- Modifier l'ordre dans des cas exceptionnels
- Réserver manuellement des personnes directement (en sautant la liste d'attente)
Remarque : La modification manuelle de l'ordre de la liste d'attente devrait rester l'exception. Le principe FIFO crée la confiance chez tes clients – chacun sait que c'est équitable.
Limiter les places sur la liste d'attente
Tu peux définir le nombre maximum de personnes pouvant s'inscrire sur la liste d'attente d'une séance.
- Va dans Admin → Paramètres → Liste d'attente
- Définis « Taille maximale de la liste d'attente »
- Par défaut : illimité
Pourquoi limiter ? Si 30 personnes sont en attente pour un cours de 10 places, les dernières places ne seront statistiquement jamais atteintes. Limiter à 2 à 3 fois la capacité du cours est judicieux.
Un cours a 15 places. Une liste d'attente de 20 à 30 personnes est réaliste. Au-delà, on donne de faux espoirs aux clients. Recommandation : limiter la liste d'attente au maximum au double de la capacité du cours, soit 30.
Tenir compte des délais d'annulation
La liste d'attente fonctionne mieux en combinaison avec des délais d'annulation clairs.
Si les clients peuvent annuler gratuitement jusqu'à peu avant le cours, voici ce qui se passe :
- Beaucoup d'annulations de dernière minute juste avant la séance
- Les clients en attente ont à peine le temps d'accepter la place
- Les places restent libres
Recommandation :
- Fixe un délai d'annulation de 24 à 48 heures avant la séance
- Après l'expiration du délai : plus d'annulation gratuite
- Cela réduit les défections de dernière minute et rend la liste d'attente plus fiable
Configure les délais d'annulation sous Admin → Paramètres → Règles de réservation.
Conseil : Communique clairement le délai d'annulation dans la confirmation de réservation et sur la page du cours. Les clients qui savent qu'ils ne peuvent pas annuler gratuitement à la dernière minute réservent de manière plus réfléchie – et annulent moins souvent.
Combinaison avec d'autres addons
La liste d'attente fonctionne bien avec :
- Réservation de groupe – si un groupe annule et plusieurs places se libèrent, la liste d'attente progresse en conséquence
- Système de check-in – les no-shows sont enregistrés ; tu peux cibler les clients avec un taux de no-show élevé pour leur rappeler d'utiliser la fonction d'annulation
Questions fréquentes
Un client peut-il vérifier lui-même où il se trouve sur la liste d'attente ? Oui. Dans le tableau de bord client sous Mes réservations → Listes d'attente, chaque client voit sa position actuelle.
Que se passe-t-il si un cours est annulé alors qu'il a une liste d'attente ? Toutes les personnes sur la liste d'attente reçoivent automatiquement un e-mail d'annulation. Les réservations existantes pour le cours sont également traitées selon les règles d'annulation habituelles.
Puis-je réserver directement un client depuis la liste d'attente, sans utiliser le système de passage automatique ? Oui. Dans la vue d'ensemble des listes d'attente dans l'admin, tu peux réserver manuellement n'importe quel client directement.
La liste d'attente est-elle aussi affichée dans la planification des capacités ? Oui. Dans la vue d'ensemble des cours, tu vois à côté du taux d'occupation des réservations aussi le nombre de personnes sur la liste d'attente. Cela t'aide à décider s'il est judicieux de proposer une séance supplémentaire.
Que se passe-t-il si je désactive l'addon ? Les listes d'attente existantes sont conservées, mais les nouveaux clients ne peuvent plus s'inscrire sur des listes d'attente. Les personnes déjà inscrites continuent de passer, tant qu'il reste des entrées.