Synchronisation du calendrier

Avec l'extension Synchronisation du calendrier, tes séances Bookicorn apparaissent automatiquement dans ton Google Calendar ou ton calendrier Apple iCloud. Les admins et les instructeurs connectent chacun leur propre calendrier. La synchronisation fonctionne dans un seul sens : de Bookicorn vers le calendrier.

Ce que fait la synchronisation du calendrier

• Connecter Google Calendar ou Calendrier iCloud Apple.
• Les séances nouvelles, déplacées et annulées sont reprises automatiquement.
• Les admins reçoivent toutes les séances du studio, les instructeurs uniquement les leurs.
• La connexion peut être coupée à tout moment.

Les autres calendriers comme Outlook ou Microsoft 365 ne sont pas pris en charge, pas plus qu'un abonnement au calendrier par lien.

Activer la synchronisation du calendrier

Tu actives l'extension sous Manager → Boutique d'extensions avec Synchronisation du calendrier puis Activer. C'est une extension standard, qui occupe un emplacement d'extension de ton forfait. Sans extension active, aucun calendrier ne peut être connecté.

Où connecter ton calendrier

La page de connexion s'appelle Mon Calendrier (app.bookicorn.net/kalender-sync).

• En tant qu'admin : sous Manager → Paramètres → Extensions actives → Synchronisation du calendrier.
• En tant qu'instructeur : sous Manager → Personnel → Synchronisation du calendrier.

Connecter Google Calendar

1. Ouvre Mon Calendrier.
2. Pour Google Calendar, touche Connecter avec Google.
3. Connecte-toi à Google et autorise l'accès.

Bookicorn crée dans ton compte Google un calendrier dédié à tes séances. Tes autres calendriers ne sont pas touchés.

Connecter le calendrier Apple iCloud

Pour Apple, il te faut un Mot de passe spécifique app, et non ton mot de passe Apple habituel. La condition préalable est l'authentification à deux facteurs pour ton identifiant Apple.

1. Crée un mot de passe spécifique chez Apple : connecte-toi à Apple Account, choisis sous Connexion et sécurité l'option Mots de passe spécifiques aux apps et crée un nouveau mot de passe, par exemple nommé « Bookicorn ». Apple ne l'affiche qu'une seule fois.
2. Dans Bookicorn, ouvre Mon Calendrier et, pour Calendrier iCloud Apple, saisis ton Email Apple ID et le Mot de passe spécifique app (16 caractères avec tirets).
3. Touche Connecter.

Si Apple refuse les données, le message Apple a refusé les identifiants s'affiche. Le plus souvent, c'est que le mot de passe Apple habituel a été saisi à la place du mot de passe spécifique.

Ce qui apparaît dans le calendrier

Chaque séance devient une entrée de calendrier avec :

• Titre : le nom de l'offre et l'occupation, par exemple « Hatha Yoga · 8/12 places ». Pour les séances à une seule place, la personne qui a réservé apparaît en premier, suivie de l'offre, par exemple « Mia Sommer · Cours d'équitation ».
• Lieu : l'adresse du site.
• Description : l'instructeur, la catégorie, le nombre de participants et les noms des personnes inscrites.

Les séances annulées restent dans le calendrier et reçoivent la mention [Annulé] devant le titre.

Comme les noms des participants figurent dans l'entrée, ne partage le calendrier connecté qu'avec des personnes autorisées à voir ces informations.

Quelles séances reçoit un instructeur

Quand un instructeur connecte son calendrier, il ne reçoit que ses propres séances, y compris celles où il fait un remplacement. Si une séance change d'instructeur, elle disparaît du calendrier de l'instructeur précédent. Un admin reçoit toutes les séances du studio.

Tu décides dans le profil d'un instructeur, sous Rôle, avec Connecter son propre calendrier, s'il a le droit de connecter son calendrier. Plus d'infos sous Autorisations des instructeurs.

Vérifier, relancer ou couper la synchronisation

Quand un calendrier est connecté, Mon Calendrier affiche le statut (Actif, En pause, Erreur ou Révoqué), le compte et la dernière synchronisation. Tu y trouves aussi :

• Re-synchroniser : lancer une synchronisation complète.
• Reconnecter : quand la connexion est interrompue et que les nouvelles séances n'arrivent plus.
• Déconnecter : mettre fin à la connexion.

Après la déconnexion, plus aucune modification n'arrive. Les séances déjà transférées et le calendrier créé restent dans ton compte Google ou Apple, et tu les supprimes toi-même si besoin.

Si l'extension n'est plus active, la synchronisation est mise en pause. Avec l'extension active, elle continue.

Questions fréquentes

Outlook ou d'autres calendriers sont-ils pris en charge ? Non. Google Calendar et le calendrier Apple iCloud sont pris en charge.

Est-ce que je peux modifier une séance directement dans le calendrier Google ou Apple ? Cela n'a aucun effet sur Bookicorn. La synchronisation fonctionne uniquement de Bookicorn vers le calendrier. Gère toujours tes séances dans Bookicorn.

La connexion avec iCloud ne marche pas. Que faire ? Utilise un mot de passe spécifique aux apps créé chez Apple, et non ton mot de passe Apple habituel. Pour cela, l'authentification à deux facteurs doit être activée pour ton identifiant Apple.

Bookicorn voit-il mes rendez-vous privés ? Chez Google, Bookicorn crée un calendrier dédié et n'écrit que dans celui-ci. Les rendez-vous de tes calendriers ne sont pas repris dans Bookicorn.

Mes instructeurs voient-ils toutes les séances du studio ? Non. Un instructeur ne reçoit dans son calendrier que ses propres séances.

Mes clients peuvent-ils aussi ajouter leurs séances à leur calendrier ? Oui, sans cette extension. Dans l'app clients, il y a Ajouter les séances à mon calendrier, et chaque réservation peut être ajoutée avec Ajouter au calendrier.