Modèles d'e-mail
Bookicorn envoie automatiquement des e-mails à tes clients, par exemple des confirmations de réservation, des rappels et des annulations. Sous Modèles d'e-mails, tu vois chacun de ces e-mails, tu t'envoies un e-mail de test et tu règles l'expéditeur, le logo ainsi que l'en-tête et le pied de page.
Ouvrir les modèles d'e-mail dans le Manager
Tu trouves les modèles sous Manager → Paramètres → Modèles d'e-mail, directement sur app.bookicorn.net/einstellungen/mailvorlagen. Seuls les admins peuvent les ouvrir.
Tout en haut se trouve Paramètres globaux. En dessous, les modèles sont regroupés par section : Réservations, Liste d'attente, Compte, Paiements, Abonnements de crédits, Marketing et Réservation de groupe, plus Réservations, Remise et retour, Liste d'attente du jour et Connexion.
Quel modèle part quand
Les modèles qu'une réservation reçoit dépendent de l'offre :
- Réservations : pour les offres de type Rendez-vous : ressources où rien n'est remis. Ce sont Réservation confirmée, Réservation demandée, Demande acceptée, Demande refusée, Réservation annulée et Rappel de la réservation.
- Remise et retour : pour les offres avec Est-ce que quelque chose est remis puis rendu ? activé, que la réservation se fasse à la minute, à l'heure ou à la journée. Ce sont Location confirmée, Rappel du retrait, Article remis, Article rendu, Location annulée et Retour en retard.
- Toutes les autres offres reçoivent les modèles sous Réservations (séances).
Si tu acceptes une réservation demandée, le client reçoit Demande acceptée, pour les offres avec remise Location confirmée. Si tu refuses, il reçoit dans les deux cas Demande refusée. Si tu indiques un motif, il figure dans l'e-mail.
Les e-mails indiquent la durée réservée, la ressource et, si besoin, la pièce, et pour les réservations sur plusieurs jours toute la période. Le délai d'annulation apparaît comme une heure précise dans le fuseau horaire de ton studio. Si un fichier de calendrier est joint, il couvre tous les jours pour les réservations sur plusieurs jours.
La confirmation d'un cours, d'un rendez-vous ou d'un bloc indique aussi le délai d'annulation. Si l'extension Contrôle de présence numérique est active, la confirmation d'un cours ou d'un rendez-vous contient en plus le code QR de la réservation pour l'enregistrement.
Si tu as saisi une Mention sur la facture et la confirmation sur l'offre, elle figure aussi dans la confirmation. Les modèles personnalisés l'insèrent avec ce champ :
{{invoice_note}}
Modifier le texte d'un modèle d'e-mail
Tu ne peux pas modifier toi-même l'objet et le texte des modèles dans le Manager. Quand tu ouvres un modèle, il est indiqué « Le modèle est entretenu automatiquement » : l'objet et le texte viennent de Bookicorn et s'adaptent à la langue de chaque destinataire. Tes propres désignations, par exemple « Rendez-vous » au lieu de « Cours », apparaissent automatiquement dans les e-mails.
Ce que tu décides toi-même se trouve sous Paramètres globaux : expéditeur, adresse de réponse, position du logo ainsi qu'en-tête et pied de page. Cela s'applique à tous les e-mails.
Si « Personnalisés » apparaît sous un modèle, une version propre de ce modèle est enregistrée pour ton studio.
Aperçu et e-mail de test d'un modèle
Appuie sur un modèle. Tu vois :
- un Aperçu de l'e-mail, tel que tes clients le reçoivent, avec ton logo et tes couleurs,
- le champ Destinataire de l'e-mail de test et Envoyer un e-mail de test.
L'e-mail de test est rempli avec des données d'exemple et envoyé à l'adresse indiquée.
Paramètres globaux : expéditeur, adresse de réponse, logo, en-tête et pied de page
Sous Modèles d'e-mail → Paramètres globaux, tu trouves :
- Paramètres de l'expéditeur : Nom de l'expéditeur, E-mail de l'expéditeur et Adresse e-mail Reply-To.
- Position du logo : En-tête, Pied de page ou Les deux.
- Texte d'en-tête (optionnel) : apparaît au-dessus de chaque e-mail.
- Texte de pied de page (optionnel) : figure à la fin de chaque e-mail, par exemple ton adresse postale. Le copyright s'affiche automatiquement en dessous.
Chaque modification est enregistrée immédiatement.
Le logo dans les e-mails est ton logo défini sous Paramètres → Général. Sans saisie de ta part, les réponses de tes clients arrivent à l'adresse e-mail indiquée sous Paramètres → Général → Coordonnées.
Design des e-mails : couleurs et police
Bookicorn reprend les couleurs, les polices et les coins des e-mails aux clients de ta page de réservation publiée. Si tu as défini des couleurs personnalisées sous Ma page de réservation → Design → Couleurs, elles apparaissent aussi dans les e-mails. Qu'un e-mail soit clair ou sombre dépend du Mode à la première visite de ta page de réservation. Tu n'as pas besoin d'entretenir un design d'e-mail à part.
Activer le rappel de séance par e-mail
Bookicorn n'envoie le rappel avant une séance que si tu l'actives : Manager → Paramètres → Réservations → Rappel de séance → Envoyer un rappel. Tu y indiques combien d'Heures avant le début il part (entre 1 et 72 heures). Le rappel est envoyé une fois par réservation, sous forme de notification dans l'app clients et avec le modèle de rappel par e-mail. Selon le délai, il indique « aujourd'hui », « demain » ou la date. Les réservations reçoivent Rappel de la réservation, les offres avec remise Rappel du retrait.
Activer le remerciement après la visite
Le modèle Remerciement après la visite ne part que si tu l'actives : Manager → Paramètres → Réservations → Remerciement après la visite → Envoyer le message. Tu y fixes les Heures après la fin, choisis Une fois par membre ou Après chaque visite, saisis le Lien pour les avis et, si tu veux, écris sous Texte personnel (facultatif) un paragraphe qui apparaît sous le texte de remerciement prédéfini. Tous les détails dans Paramètres : Réservations.
Dans quelle langue les clients reçoivent leurs e-mails
Chaque e-mail est envoyé dans la langue du destinataire, si elle est connue, sinon dans la langue de ta page de réservation. Les textes existent dans les sept langues. Les détails se trouvent dans Langue de l'interface et des e-mails.
Questions fréquentes
Est-ce que je peux modifier le texte de la confirmation de réservation ? Non, l'objet et le texte sont gérés par Bookicorn. Tu peux ajouter un en-tête et un pied de page pour tous les e-mails, sous Modèles d'e-mail → Paramètres globaux.
Comment voir à quoi ressemble un e-mail ? Sous Modèles d'e-mail, appuie sur le modèle. Tu vois l'aperçu et tu peux t'envoyer un e-mail de test.
Pourquoi mes clients ne reçoivent-ils pas de rappel avant la séance ? Le rappel est désactivé tant que tu ne l'actives pas sous Paramètres → Réservations → Rappel de séance.
Comment faire apparaître mon logo dans les e-mails ? Télécharge-le sous Paramètres → Général. Tu choisis où il apparaît sous Paramètres globaux → Position du logo.
Pourquoi mes e-mails ont-ils d'autres couleurs qu'avant ? Les e-mails reprennent les couleurs de ta page de réservation publiée. Si tu y changes les couleurs, les e-mails changent aussi.
Un client est-il prévenu quand je refuse sa demande ? Oui, par e-mail dans sa langue et par une notification dans l'app client. Si tu indiques un motif, il y figure.