Cours subventionnés

Avec l'addon Cours subventionnés, tu peux proposer des cours financés ou pris en charge par des tiers — mutuelles, employeurs ou autres organismes. L'addon te permet de créer des forfaits de crédits pour les participants subventionnés, de les attribuer directement et d'ajouter des mentions spéciales de facture pour les demandes de remboursement.

Catégorie : Finances

Qu'est-ce qu'un cours subventionné ?

Un cours subventionné est un cours dont les frais sont pris en charge en totalité ou en partie par un tiers — et non par le participant lui-même. Scénarios typiques :

• Prise en charge par la mutuelle : Les caisses remboursent les cours de prévention selon §20 SGB V
• Gestion de la santé en entreprise (BGM) : Les entreprises financent des cours pour leurs employés
• Rééducation et kinésithérapie : Les mutuelles ou les organismes professionnels couvrent les frais
• Projets sociaux : Les communes ou fondations subventionnent des cours pour certains publics cibles

Le problème sans cet addon : Bookicorn propose par défaut des crédits et des paiements directs. Pour les participants dont les frais de cours sont pris en charge par des tiers, il manque un moyen d'attribuer des crédits de manière ciblée et de créer la documentation nécessaire aux demandes de remboursement.

La solution : L'addon permet de créer et d'attribuer des forfaits de crédits pour les patients d'assurance maladie, les employés d'entreprise et autres participants subventionnés. Les participants réservent normalement avec leurs crédits — tu conserves toute la documentation pour les demandes de remboursement.

Cas d'usage en détail

Cours de prévention §20 (mutuelles)

Les cours de santé selon §20 SGB V sont subventionnés par les caisses d'assurance maladie légales. Cours typiques :

• Yoga, Pilates, relaxation
• Cours de mouvement (dos, force, endurance)
• Conseil en nutrition
• Gestion du stress et prévention du burn-out

Déroulement : Tu crées un forfait de crédits pour le cours et tu l'attribues aux participants éligibles. Les participants réservent le cours normalement avec leurs crédits. Après la fin du cours, ils reçoivent une attestation de participation et la soumettent avec la facture à leur mutuelle. Selon le contrat, la caisse rembourse 50 à 100% du prix du cours.

Remarque : Pour que les mutuelles remboursent les cours, tu dois être un prestataire agréé (certification par ZPP, SPORT PRO GESUNDHEIT ou similaire). Plus d'informations dans la section Certification comme cours de prévention.

Gestion de la santé en entreprise (BGM)

Les entreprises achètent des cours pour leurs employés comme avantage social. Le studio peut :

• Créer des forfaits de crédits professionnels et les attribuer aux employés
• Activer des cours pour les employés d'une entreprise
• Créer des factures regroupées pour les entreprises

Rééducation et cours thérapeutiques

Pour les cours de rééducation, la mutuelle ou l'organisme professionnel paie souvent directement. Tu attribues des forfaits de crédits aux participants — ils les utilisent pour réserver leurs cours, et tu crées la documentation pour l'organisme payeur.

Activation dans la boutique d'addons

Créer et attribuer des forfaits de crédits

Créer un forfait de crédits pour les participants subventionnés

Important : Le cours et le forfait de crédits doivent avoir la même catégorie pour que les crédits puissent être utilisés pour ce cours. Veille également à marquer le forfait comme « Interne » — cela empêche d'autres utilisateurs de l'acheter accidentellement dans la boutique publique.

Attribuer des crédits aux participants

Tu peux distribuer des crédits aux participants éligibles de plusieurs manières :

• Attribution manuelle : Attribue des crédits directement à des comptes utilisateurs individuels
• Lien d'invitation : Les participants reçoivent un lien d'inscription avec crédit automatique
• Domaine e-mail : Tous les utilisateurs disposant d'un certain domaine e-mail obtiennent automatiquement l'accès

Parcours de réservation pour les participants subventionnés

Pour les participants, le parcours de réservation est identique à celui des réservations par crédits normales :

1. Sélectionner le cours et cliquer sur « Réserver »
2. Les crédits sont automatiquement déduits
3. E-mail de confirmation de réservation avec mention de facture (si activée)
4. Attestation de participation après le cours (pour la demande de remboursement)

Conseil : Active la confirmation automatique de participation après le cours sous Paramètres → E-mails. Les mutuelles exigent souvent une preuve de participation effective.

Forfaits de crédits pour les clients professionnels

Pour les clients professionnels, tu peux créer des forfaits de crédits spéciaux que tu attribues directement — sans que le client professionnel n'ait à utiliser la boutique de crédits publique.

Créer un forfait de crédits professionnel

Distribuer des crédits aux employés

Les employés de l'entreprise ont accès via :

• Lien d'invitation : L'entreprise reçoit un lien d'inscription unique
• Domaine e-mail : Tous les employés disposant d'un certain domaine e-mail obtiennent automatiquement l'accès
• Attribution manuelle : Tu attribues des crédits à des comptes utilisateurs individuels

Facture regroupée pour les entreprises

Au lieu de factures individuelles par réservation, tu peux créer pour les clients professionnels une facture regroupée mensuelle :

1. Va dans Finances → Factures → Facture regroupée
2. Sélectionne le compte entreprise et la période
3. Toutes les utilisations du forfait professionnel sont listées
4. Créer la facture PDF et l'envoyer au contact de l'entreprise

Mentions de facture pour la mutuelle et l'employeur

Configurer la mention de facture

Sous Paramètres → Cours subventionnés → Mention de facture, tu peux rédiger un texte standardisé qui apparaît sur les e-mails de confirmation et les factures.

Attestations de participation

Après la fin d'un cours, Bookicorn peut automatiquement envoyer une attestation de participation par e-mail. L'attestation contient :

• Nom du participant
• Nom et description du cours
• Date et durée
• Informations sur le prestataire et numéro de certification (si renseigné)
• Signature (numérique ou en image)

Active cette fonction sous Paramètres → Cours → Attestations de participation.

Cours de prévention §20 et financement par les mutuelles

Qu'est-ce que le §20 SGB V ?

Le §20 SGB V oblige les caisses d'assurance maladie légales à fournir des prestations de prévention primaire. Concrètement : si ton offre de cours est reconnue, la plupart des caisses remboursent aux participants 50 à 100% du prix du cours (selon la caisse et le contrat, souvent jusqu'à €150 par cours).

Conditions de reconnaissance

Pour que ton cours soit reconnu selon §20, il doit :

• Correspondre à l'un des domaines d'action (mouvement, nutrition, stress, consommation de substances)
• Être animé par un professionnel qualifié (justificatif de formation)
• Avoir un nombre minimum de séances (généralement 8 à 12 séances)
• Être certifié par un organisme reconnu

Organismes de certification

Conseil : La ZPP est l'organisme de certification le plus grand et le plus reconnu. Une certification ZPP est acceptée par presque toutes les caisses d'assurance maladie légales. Renseigne-toi sur zpp.de sur les conditions pour ton type de cours.

Conseils et certification

Développer des partenariats avec des entreprises

Conseil : Contacte directement les entreprises locales de plus de 50 employés. Le BGM est un domaine légalement encouragé (§20b SGB V), et les entreprises reçoivent jusqu'à €600 par employé et par an en franchise d'impôt pour chaque mesure dans le cadre du BGM. De nombreux services RH recherchent activement des partenaires locaux.

Concevoir des forfaits entreprises attractifs

Crée des forfaits de crédits avec une structure claire pour les entreprises :

Communiquer sur les cours §20

Indique clairement sur la page de détail du cours la possibilité de remboursement. Les clients qui savent qu'ils récupèrent 80% des frais du cours réservent beaucoup plus souvent. Bookicorn propose à cet effet une bannière configurable que tu peux activer sur les pages de cours.

Documentation pour les contrôles

Conserve tous les documents pertinents :

• Documents de certification de tes cours reconnus
• Listes de participants avec signatures (Bookicorn enregistre les confirmations numériques)
• Factures et preuves de paiement (issues de l'addon Factures)
• Justificatifs de qualification de tes formateurs

Remarque : Lors des contrôles effectués par les mutuelles ou le fisc, une documentation sans lacune peut s'avérer importante. Bookicorn aide avec l'enregistrement numérique — les listes de présence physiques doivent toutefois être conservées pendant au moins 10 ans.