Qu'est-ce que la réservation de groupe ?

L'addon Réservation de groupe permet à tes clients d'inscrire plusieurs personnes simultanément en une seule réservation. Au lieu de réservations individuelles par personne, tout se passe en un seul processus de réservation.

C'est particulièrement utile pour :

• Les familles – les parents s'inscrivent avec leurs enfants ensemble
• Les couples – deux personnes, une réservation, un paiement
• Les petites équipes ou groupes d'amis – par exemple pour le yoga, les arts martiaux ou les cours de danse
• Les ateliers d'entreprise – plusieurs employés réservent simultanément

Jusqu'à 8 personnes peuvent être inscrites par réservation.

Activation

L'addon est disponible via la boutique d'addons dans ton tableau de bord admin.

Remarque : L'addon s'applique à tous les cours de ton studio. Tu ne peux pas le désactiver pour des cours individuels.

Comment les clients effectuent une réservation de groupe

Le processus de réservation change légèrement pour tes clients. Après l'activation, une étape supplémentaire apparaît dans le flux de réservation.

Personnes enregistrées pour les clients réguliers

Les clients qui réservent régulièrement des groupes n'ont pas à ressaisir les données des accompagnants à chaque fois.

• Lors de la première saisie d'une personne, le système demande si la personne doit être enregistrée
• Lors de la prochaine réservation, les personnes enregistrées apparaissent pour une sélection rapide
• Les clients peuvent gérer et supprimer leurs personnes enregistrées dans les paramètres du compte

Conseil : Informe activement tes clients réguliers de la possibilité d'enregistrer des personnes – cela accélère considérablement la réservation et réduit les abandons.

Réservations de groupe dans le tableau de bord admin

En tant que gérant de studio, tu vois les réservations de groupe clairement identifiées dans ta vue d'ensemble des réservations.

Vue d'ensemble des réservations

Dans la liste des participants d'une séance de cours, tu vois :

• Le réservant principal (la personne qui a finalisé la réservation)
• Tous les invités du groupe, indentés sous le réservant principal
• Le nombre total de places occupées par réservation

Annulations

• Si le réservant principal annule, toutes les personnes du groupe sont désinscrites simultanément
• Il n'est pas possible d'annuler des personnes individuelles d'un groupe séparément

Remarque : C'est un choix de conception délibéré. Les annulations partielles créeraient des scénarios de remboursement complexes. Si un client souhaite désinscrire seulement une partie du groupe, la réservation entière doit être annulée et refaite.

E-mails de confirmation pour les invités

Chaque personne d'une réservation de groupe reçoit automatiquement son propre e-mail de confirmation, à condition qu'une adresse e-mail ait été saisie.

L'e-mail de confirmation contient :

• Le nom du cours et de la séance
• L'heure et le lieu
• Le nom du réservant principal (afin que les invités sachent qui a réservé)
• Les informations d'annulation

Conseil : Tu peux personnaliser le texte de l'e-mail de confirmation sous Admin → Paramètres → Modèles d'e-mail. Utilise le modèle booking_confirmation_guest pour les invités.

Planification des capacités et conseils

Prévoir suffisamment de places

Si tu autorises les réservations de groupe, des réservations individuelles peuvent occuper plusieurs places. Cela peut entraîner la saturation d'un cours plus rapidement que prévu.

Recommandation :

• Vérifie régulièrement le nombre maximum de participants de tes cours
• Envisage d'augmenter légèrement la capacité pour les cours très fréquentés
• Utilise la liste d'attente (addon séparé) comme filet de sécurité

Taille maximale du groupe

La taille maximale du groupe est de 8 personnes par réservation. C'est la valeur standard du système et elle ne peut actuellement pas être ajustée par cours.

Conseil : Si tu as régulièrement des réservations d'entreprise de plus de 8 personnes, il vaut mieux créer des cours d'entreprise séparés avec une communication directe via chat ou e-mail.

Combinaison avec d'autres addons

La réservation de groupe fonctionne bien en combinaison avec :

• Liste d'attente – si des groupes ne peuvent plus s'inscrire, ils sont automatiquement placés sur la liste d'attente
• Système de check-in – tous les membres du groupe apparaissent dans la liste de présence et peuvent être checkés individuellement
• Système de bons – les bons sont valables par personne, pas par réservation

Questions fréquentes

Un invité peut-il annuler la réservation lui-même ? Non. Seul le réservant principal peut annuler l'intégralité de la réservation de groupe.

Que se passe-t-il si une adresse e-mail n'a pas été saisie pour toutes les personnes ? Seules les personnes avec une adresse e-mail reçoivent un e-mail de confirmation. Les personnes sans adresse e-mail sont quand même correctement ajoutées à la liste des participants.

Toutes les places du groupe sont-elles payées simultanément ? Oui. Le réservant principal paie pour toutes les personnes du groupe lors du paiement.

Puis-je voir quelles réservations sont des réservations de groupe ? Oui. Dans la vue d'ensemble des réservations et dans l'export des participants, les réservations de groupe sont identifiées comme telles.