Rendez-vous et profils de disponibilité
Avec le type d'offre Rendez-vous, tu ne crées pas de séances fixes. Les clients choisissent eux-mêmes un horaire libre dans tes disponibilités, par exemple pour un coaching individuel, un conseil ou un soin. Tes disponibilités sont définies dans un profil de disponibilité.
Qu'est-ce qu'un profil de disponibilité ?
Un profil de disponibilité définit quand les clients peuvent réserver un rendez-vous. Il contient :
- Jours de la semaine et horaires : pour chaque jour de la semaine, un ou plusieurs créneaux, par exemple de 9 h à 12 h et de 14 h à 18 h. Un trou comme la pause déjeuner signifie qu'aucune réservation n'est possible pendant ce temps. Un jour sans horaires est fermé.
- Jours d'ouverture isolés : des jours où tu ouvres en plus ou avec d'autres horaires. Si un tel jour tombe sur un jour de semaine qui a des horaires, seuls les horaires du jour d'ouverture comptent ce jour-là.
- Fermé : des périodes d'une date à une autre, par exemple des vacances ou des jours fériés. Fermé s'applique toujours, même un jour d'ouverture.
Un profil peut servir à plusieurs offres. Les calculs se font dans le fuseau horaire de ton studio.
Un profil ne s'applique qu'une fois attribué à une offre Rendez-vous ou à une salle ou ressource. Il ne concerne pas les séances à horaire fixe et ne peut pas être attribué à un trainer.
Créer un profil de disponibilité
Tu gères les profils de disponibilité sous Manager → Offres → Profils de disponibilité (app.bookicorn.net/verfuegbarkeiten). La page s'appelle Disponibilités.
- Touche Nouveau profil.
- Saisis un Nom du profil.
- Indique tes horaires sous Jours de la semaine et horaires. Ajouter un intervalle ajoute un créneau supplémentaire à un jour. Copier les horaires sur tous les jours reprend les horaires d'un jour pour les sept jours.
- Si besoin, complète Jours d'ouverture isolés avec Ajouter un jour d'ouverture et Fermé avec Ajouter une période.
- Touche Enregistrer.
Si tu n'as pas encore de profil, le bouton Créer les horaires standard de (suivi du nom de ton studio) crée un profil du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h.
Si tu supprimes un profil, toutes les offres qui l'utilisent perdent leur disponibilité. Plus aucun horaire n'y est alors réservable.
Créer une offre de type Rendez-vous
- Ouvre Manager → Offres et touche Nouvelle offre.
- Choisis le type d'offre Rendez-vous.
- Dans la section Généralités, saisis le titre et les moyens de paiement.
- Ouvre la section Disponibilité et choisis sous Quels sont tes horaires d'ouverture ? le Profil de disponibilité. Tu peux aussi y créer directement un nouveau profil.
- Règle en dessous la durée, les places et les heures de début (voir les sections suivantes).
- Dans la section Lieu & Instructeur, indique l'instructeur et, si tu utilises des salles, le site et la salle.
- Touche Créer Offre.
Dans l'offre terminée, la section Disponibilités montre sous « Ce que voit ton client : prochains créneaux » les prochains horaires libres, tels que les clients les voient.
Prix selon l’horaire et Occupe en plus
- Avec Prix selon l’horaire, tu définis aussi pour les rendez-vous des suppléments ou réductions certains jours de la semaine ou à certaines heures, voir Prix selon l’horaire.
- Avec Occupe en plus dans la section Lieu & Instructeur, un créneau réservé protège aussi des ressources, par exemple un appareil nécessaire au soin. Pendant ce temps, les clients ne peuvent pas réserver ces ressources. Il faut l'extension « Ressources ».
Si les clients doivent réserver eux-mêmes une ressource, par exemple une cabine ou un article de location, prends le type d'offre Rendez-vous : ressources, voir Ressources.
Rendez-vous sans profil de disponibilité ?
Sans profil de disponibilité, il est impossible de créer une offre de type Rendez-vous. Le Manager affiche alors « Veuillez choisir ou créer un profil de disponibilité. »
Tu peux ajouter en plus des horaires fixes isolés : avec Nouvelle séance, une offre de type Rendez-vous sans ressources reçoit un rendez-vous supplémentaire ouvert, que les clients peuvent aussi réserver tant que personne n'y est inscrit. Une série n'y est pas possible. Si tu veux proposer des séances fixes et récurrentes, le bon type d'offre est Créneaux fixes, voir Les types d'offre en un coup d'œil.
Durée d'une réservation pour un rendez-vous
Sous Combien de temps dure une réservation ?, il y a deux options :
- Toujours la même durée : tu saisis une Durée en minutes.
- Le client choisit : tu crées plusieurs durées sous Options de durée, chacune avec des minutes, un prix et, en option, des crédits et un libellé. Le prix figure alors sur chaque durée, et le prix de base de l'offre ne s'applique pas. Chaque option a besoin de minutes et d'un prix, et chaque durée ne peut apparaître qu'une fois.
Places par créneau pour un rendez-vous
Sous Combien en même temps ?, tu définis combien de personnes peuvent réserver le même horaire :
- Un après l'autre : chaque horaire ne peut être réservé qu'une seule fois.
- Plusieurs en même temps : tu indiques sous Places par créneau combien de personnes peuvent réserver au même moment. L'horaire reste réservable jusqu'à ce que toutes les places soient prises.
Si une salle est choisie, le nombre de places ne peut pas dépasser la capacité de la salle.
Heures de début et marges pour un rendez-vous
Sous Quand cela peut-il commencer ?, tu définis à quelles heures les clients peuvent commencer :
- Blocs entiers : un créneau suit le précédent, à chaque fois durée plus marge.
- Toutes les … minutes : les clients peuvent commencer selon l'Intervalle des heures de début choisi, par exemple toutes les 15 minutes.
Les heures de début partent du début de chaque créneau du profil. Une réservation doit se terminer avant la fin du créneau.
Marge avant et Marge après gardent du temps libre autour des réservations existantes. Bookicorn garde alors libre, des deux côtés de chaque occupation existante, la plus grande des deux valeurs. La marge agit donc comme un écart minimum entre deux réservations.
Tu règles jusqu'à quand et à partir de quand les clients peuvent réserver dans la section Règles de réservation, avec Limiter la fenêtre de réservation et Activer la clôture des réservations.
Quand un horaire réservé est-il bloqué ?
Un horaire réservé est bloqué dans cette offre dès que toutes les places sont prises. Qu'il soit aussi bloqué dans d'autres offres ne dépend pas du profil de disponibilité, mais de l'instructeur, de la salle et des ressources :
- Même instructeur : si une autre offre a le même instructeur, l'horaire y est bloqué. Cela fonctionne sans extension.
- Même salle : les horaires réservés dans la même salle ne bloquent qu'avec l'extension « Gestion de l'occupation ». Seules comptent les séances où la salle est indiquée. Pour les offres à créneaux fixes, ce n'est le cas que si tu as défini la salle sur la séance elle-même.
- Même ressource : si une réservation occupe une ressource (extension « Ressources »), cette ressource est occupée pour toutes les offres.
Seule une occupation réelle bloque un horaire. Une séance d'une autre offre sans réservation ne bloque rien.
Si une offre de type Rendez-vous n'a ni instructeur ni salle, le Manager affiche la remarque : « Sans intervenant et sans salle, ce créneau n'est bloqué dans aucune autre offre. »
Les rendez-vous d'un calendrier externe (Synchronisation du calendrier) ne bloquent aucun horaire. La synchronisation transfère seulement tes séances Bookicorn vers l'extérieur.
Un profil de disponibilité dans plusieurs offres : pourquoi l'horaire réservé reste libre dans la deuxième offre
Si deux offres utilisent le même profil de disponibilité, une réservation dans la première offre ne bloque pas automatiquement l'horaire dans la deuxième. Le profil décrit seulement des horaires d'ouverture, ni une personne ni une salle.
Pour que le même horaire ne soit pas réservé deux fois :
- Indique dans les deux offres, dans la section Lieu & Instructeur, le même Instructeur. Une réservation bloque alors l'horaire dans l'autre offre.
- Ou utilise la même salle avec l'extension « Gestion de l'occupation ».
- Ou relie les deux offres à la même ressource (extension « Ressources »).
Choisir une salle pour un rendez-vous
Tu choisis la salle d'une offre de type Rendez-vous ainsi :
- Sans l'extension « Ressources », il existe une section à part Salle avec le champ Salle.
- Avec l'extension « Ressources », cette section s'appelle Ressources. Le champ Salle se trouve alors dans la section Lieu & Instructeur, sous le site.
Le champ de la salle est verrouillé et affiche « Sélectionner d'abord un site » tant qu'aucun site n'est choisi. Tu choisis le site dans la section Lieu & Instructeur. Si Offre en ligne y est activé, il n'y a ni site ni salle. La liste ne montre que les salles actives du site choisi. Si tu changes de site, la salle est vidée.
Pour un rendez-vous, les clients ne choisissent pas eux-mêmes la salle. Si les clients doivent choisir entre plusieurs emplacements identiques, par exemple entre des cabines, c'est possible avec l'extension « Ressources », voir Ressources.
Où les clients réservent un rendez-vous
Les clients réservent les offres de type Rendez-vous sur ta page de réservation, dans l'app clients et via les widgets intégrés à ton site web. Partout, les mêmes horaires libres s'appliquent. Dans le Manager, tu inscris toi-même quelqu'un avec Inscrire, voir Inscrire des participants. Avec Autre horaire, tu peux aussi y attribuer un horaire en dehors de ton profil. Ce qui est déjà occupé reste bloqué.
Questions fréquentes
Est-ce que je peux travailler avec des séances fixes pour un rendez-vous, sans profil de disponibilité ? Non, un profil est obligatoire. Tu peux ajouter des rendez-vous supplémentaires isolés avec Nouvelle séance. Pour des séances fixes et récurrentes, choisis le type d'offre Créneaux fixes.
J'utilise un profil dans deux offres. Un horaire réservé reste proposé dans la deuxième offre. Pourquoi ? Le profil ne bloque rien d'une offre à l'autre. Indique le même instructeur dans les deux offres, l'horaire sera alors bloqué dans l'autre offre.
Je ne peux pas choisir de salle pour mon rendez-vous. Qu'est-ce qui manque ? Choisis d'abord un site dans la section Lieu & Instructeur. Ensuite seulement, tu peux choisir la salle. Si Offre en ligne est activé, il n'y a pas de salle.
Comment j'indique mes vacances pour les rendez-vous ? Dans le profil de disponibilité, sous Fermé, avec Ajouter une période. Pendant cette période, aucun horaire n'est réservable.
Les clients peuvent-ils choisir eux-mêmes la durée d'un rendez-vous ? Oui. Sous Combien de temps dure une réservation ?, choisis l'option Le client choisit et crée les durées avec leurs prix.
À quoi sert la marge ? Elle garde du temps libre entre deux réservations, par exemple pour ranger. Bookicorn garde la plus grande des deux marges comme écart avec chaque réservation existante.