Factures automatiques

Avec l'addon Factures automatiques, Bookicorn génère automatiquement une facture conforme à la réglementation au format ZUGFeRD pour chaque achat — sans que tu aies besoin d'intervenir manuellement. Les clients reçoivent la facture en PDF par e-mail, et tu peux la télécharger à tout moment dans l'espace admin.

Catégorie : Finances

Qu'est-ce qu'une facture automatique ?

Une facture automatique est un document créé immédiatement après un achat réussi — sans intervention manuelle. Bookicorn s'occupe de :

• La numérotation séquentielle et sans interruption des factures
• La date de facture et la date d'échéance correctes
• Toutes les mentions légales obligatoires (nom, adresse, numéro de TVA, TVA)
• Le détail des postes pour l'article acheté (crédits, réservation, forfait)
• Le format ZUGFeRD pour la lisibilité automatique

Les factures s'appliquent à tous les achats effectués dans Bookicorn : achats de crédits, réservations directes de cours et forfaits.

ZUGFeRD — le format de facture électronique allemand

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) est un format de facture hybride : le fichier PDF est lisible normalement par l'humain, mais contient également des données XML intégrées. Ainsi, la facture peut être lue par ton comptable et traitée automatiquement par un logiciel de comptabilité.

Avantages de ZUGFeRD :

• Compatible avec DATEV, Lexware, sevDesk et autres logiciels de comptabilité courants
• Répond aux exigences de l'obligation de facturation électronique allemande (obligatoire depuis 2025 pour les factures B2B)
• Pas de saisie manuelle chez le comptable — les données sont reconnues automatiquement
• Conforme aux règles d'archivage GoBD

Remarque : Pour les donneurs d'ordre publics (B2G), ZUGFeRD est obligatoire depuis 2020. Pour le secteur B2B, l'obligation a été introduite le 01.01.2025. Avec cet addon, tu es en règle.

Activation et configuration

Activer l'addon

Renseigner les mentions obligatoires

Pour que les factures soient juridiquement valides, tu dois saisir les informations suivantes une seule fois :

Conseil : Tu es auto-entrepreneur ou bénéficies d'une franchise en base de TVA ? Active l'option Franchise en base de TVA — les factures seront alors créées sans mention de la TVA, avec le texte légalement requis.

Création automatique à chaque achat

Dès que l'addon est actif et que les données de facturation sont complètes, tout se fait automatiquement :

Lors d'un achat de crédits :

• Le client achète un forfait de crédits
• Le paiement est traité via Stripe
• La facture est immédiatement créée et envoyée par e-mail

Lors d'une réservation directe de cours avec paiement :

• La réservation est finalisée
• Le paiement est confirmé
• La facture est automatiquement générée

En cas d'annulations et de remboursements :

• Bookicorn crée automatiquement une facture d'annulation
• La facture d'origine est conservée dans le système
• Les clients reçoivent également la facture d'annulation par e-mail

Remarque : Les factures pour les cours gratuits (0€) ne sont pas créées, car aucune transaction n'a lieu.

Numérotation séquentielle des factures

Bookicorn attribue automatiquement des numéros de factures en séquence continue. Le format est configurable :

Configurer le format de numérotation

Sous Paramètres → Factures → Format de numérotation, tu peux personnaliser le format :

• Préfixe : ex. FA, INV, ou l'abréviation de ton studio
• Année : ex. 2025-
• Numéro séquentiel : point de départ sélectionnable (ex. 0001)

Exemples :

FA-2025-0001
INV-2025-0042
YOGA-2025-0128

Important : Les numéros de factures ne doivent pas comporter de lacunes et doivent être uniques. Bookicorn s'en assure automatiquement — tu n'as pas à t'en préoccuper.

Téléchargement PDF

Dans l'espace admin

Tu trouveras toutes les factures sous Finances → Factures :

• Filtre par période, client ou numéro de facture
• Clique sur une facture pour l'ouvrir
• Télécharge le fichier PDF
• Exporte plusieurs factures sous forme d'archive ZIP

Pour les clients

Les clients peuvent télécharger leurs factures directement depuis le tableau de bord client :

• Ouvrir le tableau de bord → Mes achats
• Une icône de facture apparaît à côté de chaque achat
• Un clic télécharge le PDF

Envoi par e-mail aux clients

Chaque facture est automatiquement envoyée à l'adresse e-mail du client — immédiatement après la confirmation du paiement.

Contenu de l'e-mail de facturation :

• Objet : Ta facture [Numéro de facture] de [Nom du studio]
• Texte de confirmation bref
• Facture en pièce jointe PDF (format ZUGFeRD)

Personnaliser le texte de l'e-mail

Sous Paramètres → Modèles d'e-mail → Facture, tu peux personnaliser le texte de l'e-mail de facturation. Variables disponibles :

• {{customer_name}} — Nom du client
• {{invoice_number}} — Numéro de facture
• {{invoice_date}} — Date de facture
• {{amount}} — Montant total
• {{studio_name}} — Nom de ton studio

Conseils pour une utilisation optimale

Impliquer ton comptable

Conseil : Envoie à ton comptable un exemple de facture ZUGFeRD avant de mettre l'addon en production. Il pourra vérifier si le format est compatible avec son logiciel de comptabilité, et tu éviteras les mauvaises surprises en fin d'année.

Maintenir les données de facturation à jour

• Mets à jour immédiatement ton numéro de TVA ou ton adresse dans Bookicorn si quelque chose change
• Les futures factures seront alors automatiquement établies correctement
• Les factures déjà créées restent inchangées (conformité GoBD)

Archivage

• Les factures sont stockées de façon permanente dans Bookicorn
• Pour la clôture annuelle, tu peux exporter toutes les factures d'une année en ZIP
• GoBD exige une durée de conservation de 10 ans — Bookicorn prend en charge l'archivage numérique

Préparer la clôture annuelle

Conseil : Combine l'addon Factures avec l'addon Export DATEV pour fournir à ton comptable non seulement des PDFs, mais aussi des données comptables lisibles automatiquement. Cela lui fait gagner du temps — et te fait économiser des honoraires comptables.