Système de facturation
Avec l'extension Système de facturation, Bookicorn émet des factures à tes clients et les leur envoie par e-mail. Tu obtiens dans le Manager la zone Factures avec la liste des factures, les émetteurs de factures et les réglages de l'apparence de tes factures.
Le guide détaillé avec tous les réglages se trouve sous Factures.
Activer le Système de facturation
- Ouvre Manager → Boutique d'extensions : app.bookicorn.net/addon-store.
- Appuie sur Système de facturation, puis sur Activer.
Seuls les propriétaires et les administrateurs du studio peuvent activer des extensions. Après l'activation, l'entrée de menu Factures apparaît dans le Manager avec les sous-entrées Émetteurs et Paramètres.
Configurer le Système de facturation
Après l'activation, deux étapes sont nécessaires pour que des factures soient créées :
- Créer l'émetteur de factures : sous Manager → Factures → Émetteurs, tu saisis avec Ajouter un émetteur les données de ton entreprise : nom, adresse, numéro fiscal ou numéro de TVA intracommunautaire et le préfixe des numéros de facture. Active Utiliser comme émetteur par défaut.
- Logo et design : tu téléverses ton logo sous Manager → Paramètres → Général. Tu règles la couleur, les textes et le délai de paiement sous Manager → Factures → Paramètres.
Sans émetteur par défaut actif, aucune facture n'est créée.
Ce que débloque le Système de facturation
- Factures des réservations : pour chaque réservation payante réglée par Stripe, PayPal, paiement sur place ou virement, la facture est jointe à la confirmation de réservation.
- Liste des factures : toutes les factures avec statut, filtre et recherche sous Manager → Factures. Derrière les trois points de chaque ligne se trouvent Afficher la facture, Modifier, Envoyer par e-mail, Marquer comme payée et Annuler, selon l'état de la facture. Avec les cases à cocher, tu sélectionnes plusieurs factures et tu les télécharges en fichier CSV avec Exporter.
- Factures manuelles : avec Créer une facture, aussi des factures qui ne sont liées à aucune réservation
- Avoirs : lors de l'annulation d'une facture, et automatiquement quand une réservation avec facture est annulée
- Émetteur par offre : dans l'offre, sous Comptabilité, un émetteur propre à la place de ton émetteur par défaut
- Copies pour la comptabilité : des adresses e-mail qui reçoivent chaque facture et chaque avoir en PDF
- Factures des instructeurs indépendants : les instructeurs qui ont leur propre émetteur établissent en leur nom les factures de leurs offres
Bookicorn crée les factures des paiements par Stripe au format PDF ZUGFeRD. Il s'agit d'un PDF dans lequel les données de facturation sont en plus intégrées sous une forme lisible par machine.
Pour l'export vers ton cabinet comptable, il existe l'extension dédiée Export DATEV.
Adresse des clients
Avec le Système de facturation actif, chaque réservation payée et chaque achat payé nécessitent une adresse du client. Si elle manque, la fenêtre de réservation ou d'achat la demande avant que le client ne paie.
Questions fréquentes
Les achats avec paiement sur place reçoivent-ils aussi une facture ? Oui. Pour les réservations, la facture est créée immédiatement avec le statut Ouverte. Si le client achète lui-même une carte prépayée, elle est créée dès que tu confirmes la réception du paiement. Si tu attribues des crédits dans le Manager avec Paiement en attente, elle est créée immédiatement avec le statut Ouverte.
Pourquoi aucune facture n'est créée alors que l'extension est active ? La plupart du temps, il manque l'émetteur par défaut actif. Vérifie sous Factures → Émetteurs qu'un émetteur est marqué Par défaut et Actif.
Mon logo apparaît-il automatiquement sur la facture ? Oui, le logo du studio défini sous Paramètres → Général. Si l'émetteur a son propre logo, c'est ce logo qui figure sur les factures des réservations.
Est-ce que je peux rédiger des factures moi-même ? Oui, sous Factures avec Créer une facture.