Qu'est-ce que le système de check-in ?

L'addon Système de check-in remplace la liste papier classique à l'entrée. Chaque participant reçoit un QR code personnel dans sa confirmation de réservation. En entrant dans le studio, il scanne le code – et est enregistré.

Cela t'apporte :

• Pas de listes de présence manuelles – tout fonctionne en numérique
• Vue en temps réel de qui est effectivement venu
• Statistiques de no-show – identifie les tendances de non-présence
• Entrée plus rapide – plus besoin de chercher sur des listes papier

Le système convient à tous les types de cours : cours collectifs, entraînement individuel, ateliers et événements.

Activation

Remarque : Après l'activation, le QR code est automatiquement intégré dans toutes les nouvelles confirmations de réservation. Les réservations existantes recevront le QR code lors du prochain envoi d'un e-mail de réservation.

Comment le QR code est généré

Chaque réservation reçoit un QR code unique. Celui-ci est :

• Personnalisé – valable uniquement pour cette personne et cette séance
• Usage unique – marqué comme enregistré après le premier scan
• Limité dans le temps – le code est valable uniquement le jour de la séance

Le QR code est généré automatiquement et intégré dans l'e-mail de confirmation de réservation. Les clients peuvent le présenter sur smartphone ou l'imprimer.

Conseil : Indique dans tes modèles d'e-mail aux clients d'avoir la confirmation de réservation à portée de main (une capture d'écran suffit). Cela fait gagner du temps à l'entrée.

Processus de check-in pour les clients

Si un client n'a pas son QR code avec lui

Pas de problème. Dans le tableau de bord admin, tu peux aussi enregistrer manuellement les participants :

Liste de présence en temps réel dans l'admin

Pendant le check-in, tu vois en temps réel qui est déjà arrivé.

Comment ouvrir la liste de présence

Ce que tu vois dans la liste

La liste se met à jour automatiquement, sans que tu aies besoin de recharger la page.

Conseil : Installe la tablette avec la liste de présence ouverte à l'accueil. Ainsi, les employés peuvent voir d'un coup d'œil qui manque encore.

Vue scanner

Pour les studios avec personnel d'accueil, il existe une vue scanner dédiée, optimisée pour les tablettes.

• Ouvre Admin → Scanner de check-in
• Sélectionne le cours actif
• La caméra s'ouvre automatiquement pour scanner

La vue scanner affiche après chaque scan :

• Vert – réservation trouvée, enregistré ✓
• Jaune – déjà enregistré (scan en double)
• Rouge – code invalide ou expiré

Conseil : Fixe la tablette à l'entrée et laisse les clients se scanner eux-mêmes (mode self-check-in). Cela décharge considérablement ton personnel – surtout pour les grands groupes.

Statistiques et analyses

Le système de check-in collecte des données que tu peux analyser sous Admin → Statistiques → Check-in.

Analyses disponibles

Taux de no-show Quel pourcentage des participants réservés se présentent effectivement ? Le taux de no-show est affiché par cours et globalement.

Taux d'occupation vs présence réelle Comparaison entre les places réservées et les personnes réellement présentes. Utile pour savoir si tes capacités sont réalistes.

Chronologie des check-ins À quel moment les participants s'enregistrent-ils typiquement ? Si beaucoup arrivent en retard, cela aide à planifier des temps tampons.

No-shows fréquents Quels participants réservent régulièrement et ne se présentent pas ? Cette information peut être utilisée pour des e-mails de rappel ciblés.

Conseils pratiques d'utilisation

Imprimer et afficher le QR code (mode self-check-in)

Pour les studios sans personnel d'accueil, tu peux imprimer un QR code de cours (pas le QR code de réservation personnel) et l'afficher à l'entrée.

• Va dans Admin → Cours → [Nom du cours] → Séance → Imprimer le QR code
• Affiche l'impression à l'entrée
• Les clients scannent le QR code du cours, mais sont quand même associés à leur réservation personnelle

Installer une tablette à l'entrée

Configuration recommandée pour les grands studios :

• Tablette (par ex. iPad) à l'accueil avec la vue scanner ouverte
• Deuxième appareil (ordinateur portable ou PC) avec la liste de présence pour le bureau
• Les deux appareils sont synchronisés en temps réel

Combinaison avec les e-mails de rappel

Active les e-mails de rappel automatiques 24 heures avant le cours. Les clients ouvrent le mail le jour de la séance de toute façon – et ont ainsi le QR code directement à portée de main.

Configure cela sous Admin → Paramètres → Automatisation des e-mails.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si un participant n'a pas de QR code ? Tu peux enregistrer manuellement n'importe quel participant dans la liste de présence. Le QR code est une facilité, mais pas obligatoire.

Un QR code peut-il être scanné plusieurs fois ? Le premier scan enregistre le participant. Les scans suivants sont marqués comme « déjà enregistré » et ne génèrent pas d'erreur.

Combien de temps un QR code est-il valable ? Le code est valable le jour de la séance. Tu peux ajuster la durée de validité sous Admin → Paramètres → Check-in (par exemple sur 2 heures autour de l'heure du cours).

Le check-in fonctionne-t-il aussi hors ligne ? Non. Une connexion Internet est nécessaire pour la synchronisation en temps réel avec le serveur.

Les no-shows sont-ils enregistrés automatiquement ? Oui. Dès qu'une séance est marquée comme terminée (automatiquement après l'heure du cours), toutes les réservations sans check-in sont comptabilisées comme no-show.