Paiement sur place et virement

Avec les moyens de paiement manuels, tes clients paient en dehors de Bookicorn : en espèces ou par carte chez toi sur place, ou par virement sur ton compte. Bookicorn n'enregistre pas le paiement de lui-même. C'est toi qui confirmes la réception à la main dans le Manager.

Les deux moyens de paiement manuels

Tu trouves les deux sous Manager → Paramètres → Moyens de paiement : app.bookicorn.net/einstellungen/zahlungsarten.

Configurer le virement

1. Ouvre Paramètres → Moyens de paiement.
2. Sur la carte Manuel : virement/PayPal, touche Configurer.
3. Sous Virement bancaire, saisis Titulaire du compte, Nom de la banque, IBAN et BIC.
4. Si tu veux aussi recevoir de l'argent par PayPal, saisis ton E-mail PayPal sous PayPal. Tu peux ajouter en option le Nom PayPal et un Lien PayPal.me (optionnel).
5. Sous Référence de paiement, choisis ce que les clients doivent indiquer lors du virement : Automatique (ID de réservation) ou Personnalisée. Dans le texte personnalisé, tu peux utiliser les variables {paket_name}, {credits} et {preis}.

Chaque champ est enregistré dès que tu le quittes. Dès qu'un IBAN, une adresse PayPal ou un lien PayPal.me est saisi, la carte affiche Enregistré.

Bookicorn envoie ces données à tes clients par e-mail lorsqu'ils choisissent le virement.

Pourquoi le paiement sur place ou le virement manque à l'achat

Un moyen de paiement manuel n'apparaît chez le client que s'il est autorisé aux deux endroits :

1. Dans le studio : le moyen de paiement n'est pas désactivé sous Paramètres → Moyens de paiement. Pour le virement, les coordonnées bancaires ou l'adresse PayPal doivent en plus être enregistrées.
2. Dans l'offre ou dans le forfait : le moyen de paiement y est activé sous Modes de paiement.

Cela concerne surtout les cartes prépayées : chaque forfait a sa propre sélection de moyens de paiement. Si tu as activé le paiement sur place pour tout le studio, mais choisi seulement Stripe dans le forfait, le client ne voit que le paiement par carte en achetant ce forfait. Voici comment changer cela :

1. Ouvre Manager → Carte prépayée (l'élément de menu porte le nom que tu as choisi pour tes cartes) : app.bookicorn.net/kreditpakete.
2. Touche le forfait, puis Modifier.
3. Sous Modes de paiement, active Paiement sur place ou Manuel : virement/PayPal et enregistre.

Pour les offres, c'est pareil : ouvre l'offre, touche Modifier et active le moyen sous Modes de paiement.

Si le virement n'est pas encore configuré dans le studio, il n'apparaît dans l'offre ou le forfait que sous Autres moyens de paiement et ne peut pas être activé.

Ce qui se passe après une réservation avec paiement sur place

Quand un client réserve avec paiement sur place ou virement, la réservation est créée immédiatement. Elle est confirmée tout de suite ou non selon l'offre : si Confirmer automatiquement les réservations est activé, elle est confirmée immédiatement, sinon elle arrive sous forme de demande.

Le paiement reste alors en attente. Sous Manager → Transactions, la réservation figure avec le moyen de paiement Paiement sur place ou Manuel et le statut En attente.

Si le client choisit le virement, tes coordonnées bancaires figurent dans sa confirmation de réservation.

Si tu as l'extension Système de facturation, Bookicorn joint la facture à la confirmation de réservation. Elle reste Ouverte jusqu'à ce que tu confirmes le paiement.

Ce qui se passe après un achat avec paiement sur place

Quand un client achète une carte prépayée avec paiement sur place ou virement, Bookicorn crée la carte, mais la bloque jusqu'à ce que tu confirmes la réception du paiement. Le client voit sur la carte « En attente de validation par le studio » et reçoit un e-mail avec le montant, la référence de paiement et soit tes coordonnées bancaires, soit l'indication de payer sur place.

L'exception est un forfait avec Crédits utilisables tout de suite, même avant le paiement : le client peut utiliser la carte tout de suite, mais le paiement reste en attente jusqu'à ce que tu le confirmes. Dans la fiche client, la carte indique que le paiement est encore en attente, et tu le confirmes là avec Confirmer le paiement reçu.

Tu reçois dans le Manager une notification indiquant qu'une carte a été commandée et que le paiement est en attente.

Les bons cadeaux sont l'exception : si quelqu'un achète un bon avec paiement sur place ou virement, le bon est valable immédiatement et envoyé tout de suite avec les coordonnées de paiement. Il ne te reste plus qu'à confirmer la réception du paiement plus tard.

Confirmer un paiement

Une fois l'argent reçu, tu confirmes le paiement à l'un de ces endroits :

Dans les transactions :

1. Ouvre Manager → Transactions : app.bookicorn.net/transaktionen.
2. Touche le paiement en attente.
3. Touche Marquer comme payé. Pour un bon cadeau, le bouton s'appelle Confirmer le paiement.

Pour une carte prépayée dans le profil du client :

1. Ouvre Manager → Clients puis le client.
2. Ouvre la partie avec les crédits et touche la carte.
3. Touche Confirmer le paiement reçu.

Pour une facture liée à une réservation : Sous Manager → Factures, ouvre la facture ouverte et touche Marquer comme payée.

Ce qui se passe ensuite :

• Une carte prépayée bloquée est utilisable immédiatement.
• Pour une carte prépayée, Bookicorn crée la facture si un émetteur de factures par défaut est enregistré, et envoie au client une confirmation de paiement avec la facture.
• Pour une réservation, le paiement est considéré comme réglé. S'il existe une facture pour la réservation, elle est dès lors considérée comme payée, et le client la reçoit par e-mail comme confirmation de paiement.

Envoyer un rappel de paiement

Pour rappeler un paiement en attente au client :

1. Ouvre Manager → Transactions et touche le paiement en attente.
2. Touche Envoyer un rappel de paiement.

Le client reçoit un e-mail avec le montant, la référence de paiement et tes coordonnées de paiement. La transaction indique ensuite combien de rappels ont été envoyés et quand le dernier est parti.

Pour les réservations et les achats uniques, Bookicorn n'envoie pas de rappels de lui-même. Bookicorn ne rappelle automatiquement que pour les abonnements payés sur place ou par virement (voir ci-dessous).

Abonnements avec paiement sur place ou virement

Un abonnement crédits peut aussi être payé en espèces ou par virement. Pour cela, active Paiement sur place ou Manuel : virement/PayPal sous Modes de paiement dans le forfait d'abonnement. Il te faut l'extension Abonnements crédits.

Voici comment se déroule un tel abonnement :

1. Souscription : le client souscrit l'abonnement. Ses crédits sont disponibles immédiatement. Un montant en attente est créé pour la première période, et il reçoit un e-mail avec les coordonnées de paiement. Tu reçois dans le Manager la notification « Abo abgeschlossen, Zahlung offen » (abonnement souscrit, paiement en attente).
2. Confirmer le paiement : quand le client paie, tu marques le montant en attente comme payé sous Transactions ou tu confirmes le paiement sur la carte.
3. Renouvellement : une fois la période terminée et plus rien en attente, Bookicorn renouvelle l'abonnement de lui-même. Le client reçoit de nouveaux crédits et un e-mail avec les coordonnées de paiement pour la nouvelle période.
4. Rappel : si une période est en attente depuis 7 jours, Bookicorn envoie un rappel de paiement au client, à condition qu'aucun ne soit encore parti.
5. En retard : si une période est en attente depuis 14 jours, Bookicorn bloque les crédits en attente, passe l'abonnement en Paiement en retard et envoie un nouveau rappel au client. Tu reçois la notification « Abo-Zahlung überfällig » (paiement d'abonnement en retard).
6. Déblocage : dès que tu marques le paiement comme payé, les crédits sont de nouveau utilisables et l'abonnement continue.

Tant qu'une période est en attente, Bookicorn ne renouvelle pas. Après un retard, la nouvelle période commence le jour du renouvellement, pas rétroactivement.

Un client avec un paiement d'abonnement en attente ne peut pas souscrire d'autre abonnement avec paiement sur place ou virement tant que le paiement n'est pas réglé.

Si le client résilie, l'abonnement court jusqu'à la fin de la période en cours, puis prend fin.

Questions fréquentes

J'ai activé le paiement en espèces, mais je ne peux pas le choisir à l'achat. Pourquoi ? Le moyen de paiement doit aussi être activé dans le forfait ou dans l'offre. Ouvre-le, touche Modifier et active Paiement sur place sous Modes de paiement.

Un client peut-il réserver tout de suite avec une carte achetée en espèces ? Non. La carte est bloquée jusqu'à ce que tu confirmes la réception du paiement. Ensuite, elle est utilisable immédiatement.

Où est-ce que je vois tous les paiements en attente ? Sous Manager → Transactions. Les paiements en attente ont le statut En attente. Dans le filtre, choisis En attente sous Statut pour ne voir que ceux-là.

Bookicorn rappelle-t-il automatiquement à mes clients de payer ? Seulement pour les abonnements avec paiement sur place ou virement, après 7 et après 14 jours. Pour les réservations et les achats uniques, tu envoies le rappel toi-même avec Envoyer un rappel de paiement.

Le paiement sur place coûte-t-il des frais ? Pas dans Bookicorn. Les frais éventuels des paiements par carte sur ton propre terminal dépendent de ton prestataire.

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