Annuler des réservations
En tant que studio, tu peux annuler n'importe quelle réservation, même après l'expiration du délai d'annulation et après le début de la séance. Cette page décrit l'annulation d'une réservation individuelle. Si c'est toute une séance qui n'a pas lieu, tu annules la séance, voir Congés, absence et annulation de séance.
Où annuler une réservation dans le Manager ?
Tu annules une réservation individuelle à trois endroits :
- Dans la séance : ouvre la séance, touche les trois points à côté de la personne dans l'onglet Confirmés et choisis Annuler la réservation.
- Sous Manager → Réservations : sur la réservation, Annuler la réservation.
- Dans la fiche client : dans la section Réservations, via le menu de la ligne, Annuler la réservation.
Les instructeurs ne peuvent annuler que s'ils en ont le droit.
Annuler une réservation : le déroulement
Lors de l'annulation, la fiche Annuler la réservation s'ouvre :
- Sous Remboursement, choisis ce qu'il advient du paiement (voir la section suivante).
- Laisse Informer la cliente par e-mail activé si le client doit recevoir un e-mail. C'est le réglage par défaut.
- Si besoin, indique un Motif d'annulation (facultatif).
- Touche Annuler la réservation.
Si la réservation est la réservation principale d'un groupe, la fiche affiche un avertissement : les personnes accompagnantes sont annulées elles aussi.
Remboursement lors d'une annulation par le studio
Le choix que tu as sous Remboursement dépend du mode de paiement :
| Payé avec | Choix |
|---|---|
| Stripe ou PayPal | Rembourser automatiquement (proposé) ou Pas de remboursement automatique. Le client récupère le montant total, et le studio ne récupère pas les frais Stripe. |
| Paiement sur place ou virement, déjà payé | Marquer comme remboursement manuel (proposé) ou Pas de remboursement automatique. Le marquage crée un remboursement en attente, et tu rembourses l'argent toi-même. |
| Crédits | Aucun choix. Les crédits utilisés sont toujours recrédités automatiquement. |
| Pas encore payé ou gratuit | Aucun choix, il n'y a rien à rembourser. |
Le remboursement porte toujours sur le montant total. Tu ne peux pas choisir un montant partiel. Pas de remboursement automatique convient par exemple si tu rembourses sur place ou si tu compenses le montant.
La fiche affiche le montant réellement payé. Un bon utilisé est déjà déduit : si le client a payé 5,00 € avec un bon de 0,50 €, elle affiche 4,50 €. Avec Rembourser automatiquement, la fiche indique aussi où l'argent est rendu, par exemple Klarna ou Apple Pay. La confirmation d'annulation envoyée au client indique le même montant.
Si le client a payé avec un bon, le montant est restauré sur le bon.
Ce que reçoit le client lors de l'annulation
Avec Informer la cliente par e-mail, le client reçoit un e-mail « Confirmation d’annulation ». Si une facture existait pour la réservation, Bookicorn crée automatiquement un avoir et le joint à l'e-mail. L'avoir est créé même si tu désactives l'e-mail.
Si le client a fait son check-in pour cette séance, le check-in est supprimé lors de l'annulation.
Quelqu'un de la liste d'attente obtient-il la place lors d'une annulation ?
Oui. Si l'annulation libère une place et que des personnes sont sur la liste d'attente de la séance, la personne suivante obtient automatiquement la place. Cela vaut avec l'extension « Liste d'attente » et uniquement avant le début de la séance. Le déroulement exact est expliqué dans Liste d'attente.
Quand tu annules toute une séance, personne n'obtient de place.
Déplacer plutôt qu'annuler
Si la personne veut seulement passer à une autre séance, tu peux, avec l'extension « Report de réservation », déplacer la réservation au lieu de l'annuler. Le paiement suit alors vers la nouvelle réservation. Voir Report de réservation.
Quand les clients annulent eux-mêmes
Tes clients annulent eux-mêmes dans l'app clients ou dans l'espace client, tant que le délai d'annulation n'est pas écoulé. Il vient du standard du studio ou de la règle propre à l'offre, et la confirmation de réservation indique l'heure exacte. Ensuite, cela ne passe plus que par toi. Détails dans Annulation par les clients.
Questions fréquentes
Puis-je encore annuler après l'expiration du délai d'annulation ? Oui. En tant que studio, tu peux annuler n'importe quelle réservation à tout moment, même après le début de la séance.
Le client est-il remboursé automatiquement ? Avec Stripe et PayPal, oui, si tu choisis Rembourser automatiquement. Les crédits sont toujours rendus automatiquement. L'argent payé en espèces ou par virement, tu le rembourses toi-même.
Puis-je rembourser seulement une partie ? Non. Le remboursement porte sur le montant total ou sur rien.
Puis-je annuler sans que le client reçoive d'e-mail ? Oui. Désactive Informer la cliente par e-mail.
Que se passe-t-il avec la liste d'attente quand j'annule ? Avec l'extension « Liste d'attente », la personne suivante obtient automatiquement la place, tant que la séance n'a pas commencé.