Annuler des réservations

Ce guide explique le fonctionnement des annulations et les options dont tu disposes.

Vue d'ensemble

Qui peut annuler ?

Raisons d'annulation

Raisons typiques d'annulation :

• Le client ne peut pas participer
• Changement de plans
• Maladie
• Le cours est annulé
• Correction admin

Annulation par le client

Dans le délai prévu

1. Le client va dans "Mes réservations"
2. Sélectionne la réservation
3. Clique sur "Annuler"
4. Confirme
5. Les crédits sont automatiquement remboursés

Après le délai

Selon les paramètres :

• Impossible : Bouton grisé
• Sans remboursement : Les crédits sont perdus
• Avec frais : Remboursement partiel

Communication

Le client reçoit :

• Confirmation d'annulation par e-mail
• Information sur le statut des crédits
• Indication d'alternatives

Annulation par l'admin

Annulation régulière

1. Va à la réservation ou à la liste des participants
2. Sélectionne le participant
3. Clique sur "Annuler"
4. Choisis l'option crédits
5. Optionnel : envoyer une notification

Options crédits

Sans notification au client

Pour les corrections internes :

• Active la case à cocher "Sans e-mail"
• Le client n'est pas informé
• Réservé aux corrections admin

Annulations en masse

Annuler un cours

Quand tout un cours est annulé :

1. Va au créneau du cours
2. Clique sur "Annuler le créneau"
3. Le système annule toutes les réservations
4. Les crédits sont remboursés
5. Tous les participants sont informés

Plusieurs réservations

1. Sélectionne plusieurs participants
2. Clique sur "Annuler la sélection"
3. Choisis l'option crédits globale
4. Confirme

Configurer le délai d'annulation

Globalement

Sous Paramètres → Réservations :

• Heures avant le début du cours
• Standard pour tous les cours

Par cours

Dans les paramètres du cours :

• Délai individuel
• Remplace le paramètre global

Exemples

Remboursement de crédits

Remboursement automatique

Si dans le délai prévu :

• Les crédits sont immédiatement remboursés
• La validité d'origine est conservée
• Le principe FIFO est respecté

Contrôle manuel

En tant qu'admin, tu peux :

• Remboursement par indulgence après le délai
• Remboursement partiel en cas de no-show
• Attribuer des crédits de remplacement

Cas particuliers

Crédits expirés :

• Ne peuvent pas être remboursés
• L'admin peut attribuer de nouveaux crédits

Crédits consommés :

• Pour le paiement direct : remboursement séparé

Liste d'attente lors d'annulation

Montée automatique en liste

Avec la liste d'attente activée :

1. L'annulation est effectuée
2. Le système vérifie la liste d'attente
3. Le premier en attente est réservé
4. Une notification est envoyée

Fenêtre temporelle

La montée en liste est possible si :

• Il reste du temps avant le cours
• Le client est joignable
• Les crédits sont disponibles

Montée manuelle en liste

Si la montée automatique est désactivée :

1. Effectuer l'annulation
2. Vérifier la liste d'attente
3. Contacter manuellement
4. Réserver manuellement

Suivre les annulations

Journal d'annulations

Chaque annulation est enregistrée :

• Heure
• Qui (client/admin)
• Raison (si indiquée)
• Action sur les crédits

Rapports

Sous Rapports → Annulations :

• Taux d'annulation
• Raisons (si enregistrées)
• Répartition temporelle

Anomalies

Le système avertit en cas de :

• Taux inhabituellement élevé
• Un client annule souvent
• Problèmes avec certains cours

Bonnes pratiques

Communication claire

• Conditions d'annulation dans les CGV
• Mentionner lors de la réservation
• Inclure dans la confirmation

Règles équitables

• Indulgence pour les premiers manquements
• Conséquences transparentes
• Application cohérente

Mesures préventives

• Envoyer des rappels
• Utiliser les listes d'attente
• Surréservation (avec prudence)

Questions fréquentes

Le client peut-il annuler après un no-show ?

Non, après la fin du cours, aucune annulation n'est plus possible. Les crédits sont alors consommés (selon les paramètres).

Que faire en cas de problème technique ?

Si le client n'a pas pu annuler :

• Accorder une indulgence
• Annuler manuellement
• Rembourser les crédits

Comment gérer les annulateurs récidivistes ?

Options :

• Engager une conversation
• Définir une limite de réservations
• Exiger un prépaiement

Prochaines étapes

• Retour à la vue d'ensemble
• Système de check-in