Salles
Une salle appartient à un site et a un nombre de places fixe. Tu l'attribues à des offres ou à des séances précises. Ainsi, les clients voient où quelque chose a lieu, et le nombre de participants d'une offre reste dans la limite de la taille de la salle.
Créer une salle
- Ouvre Manager → Emplacements → Salles (app.bookicorn.net/raeume).
- Touche Ajouter Salle.
- Saisis le Nom, par exemple « Salle de cours A ».
- Choisis le Site.
- Saisis Max. participants.
- Enregistre la salle.
Nom, Site et Max. participants sont obligatoires. Crée d'abord un site s'il n'en existe pas encore.
La Description, la Surface (m²) et l'Équipement sont facultatifs. Avec Salle en ligne, tu indiques à la place un Lien Zoom et un ID de réunion Zoom. Avec La salle est active, tu retires une salle du service.
Attribuer une salle à une offre ou à une séance
- Sur l'offre : dans la section Lieu & Instructeur, choisis d'abord le Site, puis la Salle. La salle s'applique à toutes les séances de l'offre. Le champ de salle n'affiche que des salles, pas de ressources.
- Sur une séance précise : dans la séance, sous Plus → Modifier, active l'indication propre pour le champ Salle.
Seules les salles actives du site choisi sont proposées. Sans site, le champ de la salle reste verrouillé et affiche « Sélectionner d'abord un site ».
Capacité de la salle et nombre de participants
Si une salle est choisie, Max. participants de l'offre ne peut pas dépasser la capacité de la salle. Sinon, le Manager affiche « Capacité max. de la salle : … participants ». Cela vaut aussi pour les places par créneau des offres de type Rendez-vous.
Double occupation d'une salle
Le Manager vérifie si une salle est déjà occupée au même moment avec l'extension « Gestion de l'occupation » : lors de la création d'une séance et lors de la modification d'une séance, il affiche une remarque si la salle, l'instructeur ou le site sont déjà occupés. Tu peux tout de même enregistrer.
Sans l'extension, il n'y a pas de vérification des doubles occupations de salle.
Blocages d'une salle
Pour une période précise, par exemple une rénovation, crée un blocage : dans la salle avec Ajouter un blocage ou sur la page Blocages et occupation (app.bookicorn.net/raumplan). Les deux ouvrent la même fiche. Les blocages de salles nécessitent l'extension « Gestion de l'occupation ».
Les blocages agissent sur les réservations de rendez-vous et sur les ressources. Les séances à horaires fixes dans cette salle restent réservables et ne sont pas annulées. Plus d'infos sous Gestion de l'occupation.
Supprimer une salle
Tu supprimes une salle dans la salle avec Supprimer. Ce n'est possible que tant qu'aucune séance ne fait plus référence à la salle. Sinon, le Manager affiche « Impossible de supprimer la salle (probablement encore utilisée) ». Si tu ne veux plus utiliser une salle, désactive La salle est active.
Questions fréquentes
Pourquoi je ne peux pas choisir de salle pour une offre ? Choisis d'abord un site dans la section Lieu & Instructeur. Seules les salles actives de ce site apparaissent.
Pourquoi je ne peux pas saisir plus de participants ? La salle choisie a moins de places. Augmente Max. participants dans la salle ou choisis une salle plus grande.
Bookicorn m'avertit-il quand une salle est occupée deux fois ? Oui, avec l'extension « Gestion de l'occupation », lors de la création et de la modification de séances précises.
Est-ce que je peux donner une couleur à une salle ? Non. Les salles n'ont pas de couleur propre.