FAQ Réservations

Réponses aux questions fréquentes sur les réservations, les annulations et les listes d'attente.

Processus de réservation

Comment les clients réservent-ils un cours ?

1. Ouvrir le planning (site ou tableau de bord)
2. Sélectionner le cours
3. Vérifier les détails
4. Réserver avec crédits ou paiement direct
5. Recevoir la confirmation

Quels types de réservation existent-ils ?

Que voit le client lors de la réservation ?

• Nom et description du cours
• Coach
• Date, heure, durée
• Lieu / salle
• Places disponibles
• Coût en crédits ou prix

Règles de réservation

Qu'est-ce que la fenêtre de réservation ?

La période à partir de laquelle les cours sont réservables :

• Ex. "30 jours à l'avance"
• Les cours hors fenêtre sont visibles mais pas réservables

Qu'est-ce que l'arrêt des réservations ?

Le délai jusqu'auquel les cours sont réservables :

• Ex. "2 heures avant le début du cours"
• Après ce délai, plus aucune réservation possible

Puis-je avoir des règles différentes par cours ?

Oui :

1. Règles globales (valables pour tous)
2. Règles spécifiques au type de cours
3. Remplacements pour un cours individuel

Comment éviter les surbookings ?

• Définir le nombre maximum de participants par cours
• Activer la liste d'attente
• Le système bloque automatiquement lorsque la capacité est pleine

Annulations

Comment les clients annulent-ils ?

1. Ouvrir le tableau de bord
2. "Mes cours"
3. Sélectionner la réservation
4. Cliquer sur "Annuler"
5. Confirmer

Qu'est-ce que le délai d'annulation ?

Le moment jusqu'auquel l'annulation est gratuite :

• Ex. "24 heures avant le début du cours"
• Après expiration : annulation impossible ou pas de remboursement

Que se passe-t-il après le délai d'annulation ?

Selon les paramètres :

• Annulation plus possible
• Annulation possible, mais pas de remboursement des crédits
• Remboursement partiel

Les crédits sont-ils automatiquement recrédités ?

Oui, lors d'une annulation dans le délai :

• Les crédits retournent dans le même forfait
• La date d'expiration reste inchangée

Puis-je annuler pour les clients en tant qu'admin ?

Oui :

1. Ouvrir le cours
2. Liste des participants
3. Sélectionner le participant
4. "Désinscrire"
5. Choisir le remboursement (Oui / Non)

Annulation de cours

Comment annuler un cours ?

1. Ouvrir le cours dans l'admin
2. Cliquer sur "Annuler le cours"
3. Indiquer la raison (optionnel)
4. Confirmer

Que se passe-t-il lors d'une annulation de cours ?

Automatiquement :

• Tous les participants sont informés par e-mail
• Les crédits sont recrédités
• Les paiements directs sont remboursés
• Les réservations sont annulées

Puis-je rétablir un cours annulé ?

Non. Tu dois créer un nouveau cours. Les clients doivent réserver à nouveau.

Comment informer les clients d'une annulation ?

Automatiquement par e-mail. Tu peux également :

• Envoyer un message via le chat
• Annonce dans le tableau de bord

Liste d'attente

Comment fonctionne la liste d'attente ?

1. Le cours est complet
2. Le client s'inscrit sur la liste d'attente
3. Lorsqu'un participant se désiste :
   • Le premier sur la liste d'attente est notifié
   • Délai pour réserver (ex. 2 heures)
   • En cas de non-réservation : le suivant est notifié

Les crédits sont-ils déduits pour la liste d'attente ?

Non. Les crédits ne sont déduits qu'en cas de réservation effective.

Le client peut-il quitter la liste d'attente ?

Oui :

1. Tableau de bord → Mes cours
2. Ouvrir l'entrée sur la liste d'attente
3. "Retirer de la liste d'attente"

Quelle est la durée limite pour la réservation sur liste d'attente ?

2 heures par défaut. Tu peux modifier cela dans les paramètres.

Que se passe-t-il avec la réservation automatique sur liste d'attente ?

Optionnel : si activé, le premier est automatiquement réservé sans confirmation. Les crédits sont déduits.

Check-in

Comment fonctionne le check-in ?

Options :

1. QR Code : Le client montre le code, le coach scanne
2. Manuel : Le coach marque la présence
3. Auto check-in : Le client s'enregistre au terminal

Où se trouve le QR Code ?

• Dans l'e-mail de confirmation de réservation
• Dans le tableau de bord du client sous la réservation

Que se passe-t-il en cas de no-show ?

Selon les paramètres :

• Les crédits ne sont pas remboursés
• Marquage automatique comme "Absent"
• Optionnel : blocage après X no-shows

Puis-je modifier les check-ins ultérieurement ?

Oui :

1. Ouvrir le cours
2. Liste des participants
3. Modifier le statut (Présent / Absent)

Réservations multiples

Un client peut-il réserver deux fois le même cours ?

Non. Une personne = une réservation par cours. Le système empêche les doubles réservations.

Un client peut-il réserver plusieurs cours le même jour ?

Oui, tant que les cours ne se déroulent pas en même temps.

Que se passe-t-il avec des cours qui se chevauchent ?

Le système avertit :

"Tu as déjà une réservation à cette heure :
[Cours X] à 10h00"

La réservation est quand même possible (le client décide).

Gérer les réservations (Admin)

Comment voir toutes les réservations ?

Tableau de bord → Réservations :

• Filtrables par cours, date, statut
• Exportables en CSV

Puis-je inscrire manuellement des clients ?

Oui :

1. Ouvrir le cours
2. "Ajouter un participant"
3. Rechercher le client
4. Choisir avec / sans déduction de crédits

Puis-je exporter la liste des participants ?

Oui :

1. Ouvrir le cours
2. Liste des participants
3. "Exporter" → CSV ou PDF

Comment voir l'historique des réservations d'un client ?

1. Clients → Rechercher le client
2. Ouvrir le profil
3. Onglet "Réservations"

Notifications par e-mail

Quels e-mails les clients reçoivent-ils ?

Puis-je personnaliser les textes des e-mails ?

Oui, dans Paramètres → Modèles d'e-mail. Tu peux :

• Changer l'objet
• Adapter le contenu
• Utiliser des variables (Nom, Cours, Date, etc.)

Le client n'a pas reçu d'e-mail ?

Vérifier :

1. Dossier spam du client
2. Adresse e-mail correcte ?
3. Vérifier dans Clients → Historique des e-mails
4. Notifications activées ?

Cas particuliers

Réservation pour quelqu'un d'autre ?

Pas directement possible. Chaque personne a besoin de son propre compte. Pour les groupes :

• Proposer un forfait groupe
• L'admin réserve manuellement

Puis-je transférer une réservation sur un autre cours ?

Pas automatiquement. Solution de contournement :

1. Annuler l'ancienne réservation
2. Remettre les crédits
3. Nouvelle réservation dans l'autre cours

Que faire en cas de maladie du client ?

Selon la politique du studio :

• Dans le délai : annulation normale
• Après le délai : l'admin peut manuellement remettre les crédits
• Avec certificat médical : règlement spécial

Réservation pour une séance d'essai ?

Options :

1. Créer un bon de crédit gratuit
2. Type de cours "Essai" avec 0 crédit
3. L'admin réserve manuellement sans déduction de crédits

Problèmes fréquents

Le client ne peut pas réserver

Vérifier :

1. Assez de crédits ?
2. Le cours est-il encore réservable (arrêt des réservations) ?
3. Le cours n'est-il pas complet ?
4. Pas de chevauchement avec une autre réservation ?
5. Le compte n'est-il pas bloqué ?

La réservation disparaît

Causes possibles :

• Le cours a été annulé
• L'admin a annulé
• Le client a annulé (autre appareil)

Nombre de participants incorrect

• Vider le cache
• Vérifier la liste d'attente
• Vérifier les annulations

Prochaines étapes

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• FAQ technique →
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