FAQ réservations
Réponses aux questions fréquentes sur les réservations, les annulations et les e-mails envoyés à tes clients.
Questions sur la réservation par les clients
Comment mes clients réservent-ils chez moi ? Sur ta page de réservation, dans l'app clients, dans l'espace client du navigateur ou via des widgets sur ton propre site web. Voir Où les clients peuvent-ils réserver ?.
Un client peut-il réserver deux fois la même séance ? Non. Un compte client ne peut réserver chaque séance qu'une seule fois. Le client voit alors « Tu as déjà réservé cette date ». Avec l'extension « Réservation de groupe », il ajoute d'autres personnes comme accompagnants dans la même réservation.
Un client peut-il réserver deux séances qui se chevauchent ? Oui. Bookicorn ne vérifie pas si les séances d'un client se chevauchent.
Un client peut-il réserver pour une autre personne, par exemple pour son enfant ? Oui, avec l'extension « Réservation de groupe ». Lors de la réservation, il coche Je réserve pour quelqu’un d’autre et indique qui participe. Le paiement et la confirmation restent à son nom.
Puis-je limiter le nombre de réservations d'un client par semaine ? Non. Il n'existe pas de limite de réservations par client.
Les clients peuvent-ils réserver sans compte ? Oui, avec l'extension « Réservation invité », pour les offres qui autorisent la réservation invité. Voir Réservation invité.
Pourquoi un client ne peut-il pas réserver ?
Les raisons les plus fréquentes, avec ce que voit le client :
- La séance est complète : « Complet ». Avec l'extension « Liste d'attente », il peut s'inscrire sur la liste d'attente.
- La fenêtre de réservation n'est pas encore ouverte : « La réservation ouvre le … ». L'offre a activé Limiter la fenêtre de réservation.
- La clôture des réservations est atteinte : « Réservation fermée ». L'offre a activé Activer la clôture des réservations.
- La séance est dans le passé.
- Crédits insuffisants : le client n'a pas assez de crédits.
- Le client est déjà inscrit.
- Réservation sans compte impossible : le studio ou l'offre n'autorise pas la réservation invité, ou l'offre n'accepte que les crédits.
- L'offre est privée : les offres privées n'apparaissent pas sur la page de réservation et les clients ne peuvent pas les réserver.
- Aucun moyen de paiement : « Réservation non disponible », si aucun moyen de paiement utilisable n'est configuré pour l'offre.
- Le studio n'accepte plus de nouveaux clients, parce que la limite de clients du forfait est atteinte.
- La page de réservation n'est pas publique : les visiteurs voient alors une page d'attente.
Questions sur les règles de réservation
Où régler à partir de quand et jusqu'à quand les clients peuvent réserver ? Dans l'offre, dans la section Règles de réservation, avec Limiter la fenêtre de réservation et Activer la clôture des réservations. Lors de la réservation, c'est le réglage de l'offre qui compte. Voir Créer une offre.
Les règles de réservation s'appliquent-elles quand j'inscris quelqu'un moi-même ? Non. Quand tu inscris quelqu'un dans le Manager, la fenêtre de réservation, la clôture des réservations et la capacité ne s'appliquent pas, et la réservation est confirmée immédiatement.
Puis-je masquer le nombre de places libres ? Oui, sous Manager → Paramètres → Réservations, dans Affichage du taux d'occupation. Voir Paramètres : Réservations.
Quelles réservations comptent dans le taux d'occupation ? Les réservations confirmées et les demandes en attente. Chaque accompagnant compte comme une place à part. Les réservations annulées et les personnes en liste d'attente ne comptent pas.
Questions sur l'annulation
Jusqu'à quand les clients peuvent-ils annuler ? Jusqu'à la fin du délai d'annulation, que tu règles pour chaque offre sous Règles de réservation. Sans délai, c'est possible jusqu'au début de la séance. Voir Délai d'annulation et annulation par les clients.
Que se passe-t-il une fois le délai d'annulation dépassé ? Les clients ne peuvent plus annuler eux-mêmes. Ils s'adressent à toi, et tu annules dans le Manager.
Les crédits sont-ils recrédités automatiquement en cas d'annulation ? Oui, les crédits utilisés sont toujours recrédités automatiquement, lors d'une annulation par le client dans le délai et lors de toute annulation par toi.
En tant que studio, puis-je annuler pour mes clients ? Oui, à tout moment, même après le délai. Dans la séance, choisis Annuler la réservation auprès de la personne, ou va sous Manager → Réservations et utilise Annuler la réservation. Voir Annuler des réservations.
Puis-je transférer une réservation vers une autre séance ? Oui, avec l'extension « Report de réservation ». Voir Report de réservation.
Questions sur l'annulation d'un cours
Comment annuler une séance ? Dans la séance, sous Plus, choisis Annuler, puis Annuler la séance. Voir Congés, absence et annulation de séance.
Que reçoivent les participants quand un cours est annulé ? Leurs réservations sont annulées et entièrement remboursées : les crédits ainsi que les paiements Stripe et PayPal automatiquement, les paiements en espèces ou par virement, c'est toi qui les rembourses. Avec Envoyer un e-mail d'annulation aux participants, ils reçoivent un e-mail.
Puis-je rétablir une séance annulée ? Oui, avec Réactiver dans la séance. Les réservations annulées restent toutefois annulées.
Questions sur la liste d'attente
La liste d'attente avance-t-elle automatiquement ? Oui, avec l'extension « Liste d'attente », dès qu'une place se libère et tant que la séance n'a pas commencé. Voir Liste d'attente.
Des crédits sont-ils débités quand quelqu'un s'inscrit sur la liste d'attente ? Oui, ils sont réservés. Si la personne n'obtient pas de place, ils sont recrédités automatiquement après la séance.
Questions sur les e-mails aux clients
Quels e-mails les clients reçoivent-ils autour d'une réservation ?
- Confirmation de réservation pour chaque réservation confirmée, y compris quand tu confirmes une demande
- Demande de réservation pour les offres que tu confirmes d'abord toi-même
- Réservation refusée, quand tu refuses ou que le délai de réponse à la demande expire
- Annulation en cas d'annulation
- Séance reprogrammée, quand tu modifies la date ou l'heure
- Annulation de cours, quand tu annules une séance
- Confirmation de déplacement lors d'un déplacement de réservation
- des e-mails de liste d'attente lors de l'inscription, du retrait et de l'attribution d'une place
- pour les offres avec ressources ou remise, les modèles sous Réservations et Remise et retour, voir Modèles d'e-mail
Les clients reçoivent-ils un rappel avant la séance ? Seulement si tu l'actives : sous Manager → Paramètres → Réservations, dans Rappel de séance, avec Envoyer un rappel et Heures avant le début (1 à 72). Le rappel arrive comme notification dans l'app et par e-mail, une fois par réservation. Par défaut, il est désactivé.
Mon client est-il prévenu quand je refuse une demande ? Oui, par e-mail dans sa langue et par une notification dans l'app client. Si tu indiques un motif, il y figure. Pour les réservations de ressources, l'e-mail s'appelle Demande refusée, sinon Réservation refusée. Si le client retire lui-même sa demande, il ne reçoit pas de refus.
Puis-je modifier le texte des e-mails ? Bookicorn gère les textes, qui s'adaptent à la langue de chaque destinataire. Toi, tu définis sous Manager → Paramètres → Modèles d'e-mail, dans les Paramètres globaux, l'expéditeur, l'adresse de réponse, le logo ainsi que l'en-tête et le pied de page.
Puis-je désactiver certains e-mails ? Pas de manière générale. Quand tu inscris quelqu'un, quand tu annules une réservation ou quand tu annules une séance, tu peux désactiver l'e-mail pour cette opération précise.
Un client n'a pas reçu d'e-mail. Que puis-je vérifier ? Vérifie dans la fiche client que l'adresse e-mail est correcte, et si l'e-mail était désactivé lors de l'inscription, de l'annulation de la réservation ou de l'annulation de la séance. Le rappel de séance n'est envoyé que si tu l'as activé.
Questions sur le quota de réservations
Une réservation de groupe compte-t-elle comme une ou plusieurs réservations ? Comme plusieurs. Chaque accompagnant compte comme une réservation à part.
Les réservations gratuites comptent-elles ? Oui. Toute réservation non annulée sur une séance compte, même si elle ne coûte rien.
Les réservations annulées comptent-elles ? Non. Le détail du calcul du quota figure sous Paliers tarifaires.