Créer des séances
Les séances sont les unités réservables de tes cours. Voici comment créer des séances uniques et des séries.
Créer une séance unique
Via la liste des cours
- Aller dans Cours
- Cliquer sur un cours
- Sélectionner l'onglet Séances
- Cliquer sur Ajouter une séance
Dans le calendrier
- Aller dans Calendrier
- Cliquer sur un créneau horaire
- Sélectionner le cours
- La séance est créée
Formulaire de séance
Champs obligatoires
| Champ | Description |
|---|---|
| Date | Jour de la séance |
| Heure de début | Début du cours |
| Heure de fin | Fin du cours (ou automatiquement calculée depuis la durée du cours) |
Champs optionnels
| Champ | Description |
|---|---|
| Coach | Remplace le coach du cours (pour un remplaçant) |
| Salle | Remplace la salle du cours |
| Capacité | Remplace la capacité du cours |
| Remarques | Informations spéciales pour cette séance |
Créer une série de séances
Pour les cours récurrents, une série est plus efficace.
Créer une série
- Ouvrir le cours
- Cliquer sur Créer une série (au lieu de "Ajouter une séance")
- Configurer la récurrence
Options de récurrence
Quotidien
- Chaque jour
- Tous les X jours
Hebdomadaire
- Chaque lundi
- Chaque lundi et mercredi
- Toutes les 2 semaines le mardi
Mensuel
- Le 1er de chaque mois
- Le premier lundi de chaque mois
- Le dernier vendredi de chaque mois
Configurer une série
Exemple : Yoga chaque lundi et mercredi
Récurrence : Hebdomadaire
Jours : [x] Lundi [ ] Mardi [x] Mercredi [ ] Jeudi [ ] Vendredi
Heure : 18h00 - 19h00
Période : 01.01.2025 - 31.03.2025
Résultat : 26 séances sont créées
Exemple : Pilates chaque samedi
Récurrence : Hebdomadaire
Jours : [ ] Lu [ ] Ma [ ] Me [ ] Je [ ] Ve [x] Sa [ ] Di
Heure : 10h00 - 11h30
Période : 01.01.2025 - 30.06.2025
Résultat : 26 séances sont créées
Aperçu de la série
Avant de créer, tu vois :
- Liste de toutes les séances générées
- Conflits avec d'autres cours
- Jours fériés (marqués)
- Nombre total de séances
Exclure des séances
Dans l'aperçu, tu peux :
- Décocher des séances individuelles (ex. jours fériés)
- Vérifier les séances en conflit
- Ajuster la série
Modifier une séance
Modifier une séance unique
- Cliquer sur la séance
- Choisir Modifier
- Changer la date, l'heure, le coach, etc.
- Enregistrer uniquement cette séance
Toutes les séances à venir
Pour les séries, tu peux :
- Modifier une séance
- Choisir Modifier toutes les séances à venir
- La modification s'applique à toutes les séances suivantes
Annuler une séance
Annuler une séance unique
- Ouvrir la séance
- Cliquer sur Annuler la séance
- Choisir une raison (optionnel)
- Confirmer
Ce qui se passe :
- Toutes les réservations sont annulées
- Les clients sont informés par e-mail
- Les crédits sont remboursés
- La séance est marquée "Annulée"
Annuler des séances d'une série
Tu peux :
- Cette séance : uniquement la séance sélectionnée
- Toutes les suivantes : à partir de cette séance toutes
- Toute la série : toutes les séances de la série
Déplacer une séance
- Ouvrir la séance
- Cliquer sur Déplacer
- Choisir la nouvelle date/heure
- Options :
- Conserver les réservations : les clients restent réservés
- Annuler les réservations : les clients doivent re-réserver
Notification par e-mail : les clients réservés sont automatiquement informés.
Vues des séances
Dans le calendrier
- Vue journalière : toutes les séances d'un jour
- Vue hebdomadaire : aperçu de la semaine
- Vue mensuelle : vue d'ensemble globale
Dans la liste des cours
- L'onglet Séances affiche toutes les séances du cours
- Filtrable par période
- Taux de remplissage en un coup d'oeil
Statut des séances
| Statut | Signification |
|---|---|
| Planifiée | Séance dans le futur, réservable |
| Complète | Toutes les places sont prises |
| En cours | La séance a lieu en ce moment |
| Terminée | La séance est passée |
| Annulée | La séance a été annulée |
Remplacement de coach
Si un coach est absent :
- Ouvrir la séance
- Cliquer sur Modifier
- Choisir un autre coach
- Enregistrer
Optionnel : informer les clients du changement de coach (case à cocher).
Changement de salle
Si une salle n'est pas disponible :
- Ouvrir la séance
- Cliquer sur Modifier
- Choisir une autre salle
- Vérifier la capacité (ajustée automatiquement)
- Enregistrer
Bonnes pratiques
Planifier à l'avance
- Créer des séries pour 3 à 6 mois à l'avance
- Les clients peuvent réserver tôt
- Tu gardes la vue d'ensemble
Prendre en compte les jours fériés
- Vérifier les jours fériés dans l'aperçu de la série
- Décider : annuler ou maintenir ?
- Communiquer clairement
Temps de pause
- Prévoir 15 à 30 min entre les cours
- Temps pour ranger et préparer
- Les coachs peuvent récupérer
Horaires cohérents
- Les mêmes cours aux mêmes horaires
- Les clients s'y habituent
- Planification plus simple