Créer et modifier des séances
Une séance est un moment concret d'une offre, par exemple « Yoga le lundi, 18:00 ». Cette page montre comment créer des séances et des séries de séances dans le Manager, déplacer une séance, indiquer un remplacement et supprimer des séances.
Comment je crée une nouvelle séance ?
Tu crées une nouvelle séance dans le Manager avec Nouvelle séance. Plusieurs chemins y mènent :
- Calendrier : le signe plus en haut du calendrier.
- Tableau de bord : le signe plus Ajouter, puis Nouvelle séance.
- Offres : sur une offre, Créer une date ou Créer une série. L'offre est alors déjà sélectionnée.
- Dans l'offre elle-même : Créer une séance, en haut ou en bas.
La suite :
- Choisis l'Offre, si elle n'est pas encore présélectionnée.
- Sous Heure & Date, saisis la Date et l'Heure de début.
- Tu peux laisser la Durée (en minutes) vide. La durée de l'offre s'applique alors.
- Touche Créer une séance.
S'il existe déjà une séance active pour cette offre au même moment, Bookicorn n'en crée pas une deuxième et affiche « Une séance existe déjà pour cette date et cette heure. »
Toucher un espace vide du calendrier ne crée pas de séance. Utilise pour cela le signe plus.
Les admins peuvent toujours créer des séances. Les instructeurs seulement s'ils en ont le droit.
Quelles offres sont proposées lors de la création d'une séance
Lors de la création d'une séance, toutes les offres actives sont proposées, avec deux exceptions pour les rendez-vous :
- Les offres Rendez-vous avec ressources ne sont pas proposées. Pour ces offres, utilise Autre horaire lors de l'inscription, la ressource est alors occupée elle aussi.
- Les offres Rendez-vous sans ressources peuvent être choisies. Il en résulte un rendez-vous supplémentaire ouvert : tant que personne n'y est inscrit, les clients peuvent aussi le réserver. Pour un client précis, utilise Autre horaire lors de l'inscription.
Pour une offre de type Bloc de séances, tu crées un nouveau bloc au lieu de séances isolées, voir Cours en bloc.
Créer une série de séances avec Nouvelle séance
Avec l'interrupteur Série sous Modèle de récurrence, tu crées plusieurs séances d'un coup :
- Nom de la série : facultatif, par exemple « Yoga lundi matin ».
- Rythme : Quotidien, Hebdomadaire, Toutes les 2 semaines ou Mensuel. En mensuel, la séance se répète le jour de la date de début.
- Jours de la semaine : obligatoire pour hebdomadaire et toutes les 2 semaines.
- Fin de la série : Jamais, Jusqu'à date ou Nombre.
Aperçu : … séances montre combien de séances seront créées. Les séances qui existent déjà au même moment sont ignorées.
Une série de séances est-elle prolongée automatiquement ?
Cela dépend de l'endroit où tu as créé la série.
- Série créée avec Nouvelle séance (fin Jamais) : à l'enregistrement, Bookicorn crée un stock de séances, pour un an à l'avance dans le cas des séries hebdomadaires. Aucune autre séance ne s'ajoute automatiquement. Crée une nouvelle série à temps.
- Série de séances directement sur l'offre (lors de la création de l'offre, dans la section Séances) : un traitement nocturne complète les séances. Avec Jamais, il y a toujours des séances pour les 12 semaines suivantes.
Si l'offre elle-même a une série de séances, le traitement nocturne complète les séances selon la règle de l'offre, même si tu as créé en plus des séries avec Nouvelle séance. Détails sous Créer une offre.
Modifier ou déplacer une séance
Tu modifies une séance précise dans la séance elle-même :
- Touche la séance dans le calendrier ou dans la liste des séances de l'offre.
- Ouvre Plus en haut et choisis Modifier.
- Modifie la Date, l'Heure de début ou l'Heure de fin.
- Touche Enregistrer.
Si tu changes l'horaire, toutes les personnes ayant une réservation confirmée ou en attente reçoivent un e-mail « Séance reprogrammée » avec le nouvel horaire. Le Manager indique ensuite combien de clients ont été informés. Si l'ancien ou le nouvel horaire est dans le passé, aucun e-mail n'est envoyé. Tu ne peux pas déplacer une séance réservée dans le passé.
La modification ne concerne que cette séance.
Indiquer un remplacement : un autre instructeur pour une séance
Tu indiques un remplacement dans la séance concernée :
- Ouvre la séance et choisis Modifier sous Plus.
- Pour le champ Instructeur (chez toi, avec le terme de ton studio), active l'indication propre et choisis le remplaçant.
- Touche Enregistrer.
De la même façon, tu remplaces pour une seule séance Max. participants, Site, Salle, Lieu pour les clients et Notes. Sans indication propre, c'est la valeur de l'offre qui s'applique. Avec Lieu pour les clients, tu affiches pour cette seule séance un autre lieu, par exemple l'adresse d'une crèche, sans changer le site ni la salle : ils restent réservés.
En cas de remplacement, ni les clients ni le nouvel instructeur ne reçoivent de message automatique. Si tu veux informer les participants, utilise Écrire à tous dans la séance.
Si tu augmentes Max. participants et que des personnes attendent sur la liste d'attente, elles obtiennent une place.
Modifier les informations de l'offre : ce qui arrive aux séances existantes
Les nouvelles séances reprennent l'instructeur, le site et la salle de l'offre. Si tu modifies plus tard ces informations sur l'offre, elles s'appliquent aussi à toutes les séances pour lesquelles tu ne les as pas remplacées une par une.
Si tu modifies Max. participants sur l'offre, toutes les séances à venir reprennent la nouvelle valeur, sauf si tu l'as définie séparément sur la séance. Les séances passées restent telles quelles.
Modifier l'offre ne change pas la date ni l'heure des séances existantes.
Modifier, annuler ou supprimer une série entière
Tu gères les séries dans l'offre :
- Ouvre l'offre sous Manager → Offres.
- Ouvre la section Dates en série et touche Gérer les séances récurrentes.
- Pour la série, choisis Modifier la série, Annuler la série ou Supprimer la série.
- Modifier la série change le nom et l'heure. Une nouvelle heure s'applique à toutes les séances à venir de la série, et chaque réservation reçoit un e-mail avec le nouvel horaire.
- Annuler la série annule chaque séance à venir de la série, exactement comme l'annulation d'une seule séance : les réservations sont annulées et remboursées, les participants reçoivent un e-mail d'annulation.
- Supprimer la série : si la série n'a jamais été réservée, toutes les séances sont supprimées. S'il y a des réservations, toutes les séances à partir d'aujourd'hui sont annulées, mais les réservations ne sont ni annulées ni remboursées. Pour les séries réservées, utilise donc Annuler la série.
L'instructeur, la salle et la capacité ne peuvent pas être modifiés d'un coup pour toute une série. Modifie-les sur l'offre ou sur la séance concernée.
Supprimer ou annuler une séance : la différence
- Annuler laisse la séance en place avec le badge Annulé. Les réservations sont annulées et remboursées, les participants reçoivent un e-mail si tu le souhaites. Tu peux réactiver une séance annulée avec Réactiver, les réservations annulées restent alors annulées. Plus d'infos sous Congés, absence et annulation de séance.
- Supprimer retire la séance définitivement. Ce n'est possible que tant qu'aucune réservation confirmée ou en attente n'y est rattachée et que personne n'est sur la liste d'attente. Tu trouves cette action dans la séance sous Plus → Modifier, avec Supprimer définitivement. Sinon, le Manager t'indique « Cette date ne peut pas encore être supprimée » et te demande d'annuler d'abord la séance.
Questions fréquentes
Comment je crée une nouvelle séance ? Dans le calendrier avec le signe plus, ou dans l'offre avec Créer une séance. Choisis l'offre, saisis la date et l'heure de début, puis touche Créer une séance.
Est-ce que je peux aussi créer des séances fixes pour un rendez-vous ? Oui, sans ressources, comme rendez-vous supplémentaire ouvert avec Nouvelle séance. Tant que personne n'y est inscrit, les clients peuvent aussi le réserver. Pour un client précis, utilise Autre horaire lors de l'inscription.
Pourquoi ma série n'a plus de nouvelles séances ? Les séries créées avec Nouvelle séance ne sont pas prolongées automatiquement. Crée une nouvelle série. Seule une série de séances définie directement sur l'offre est complétée par un traitement nocturne.
Les participants sont-ils prévenus si je déplace une séance ? Oui. Pour un nouvel horaire, chaque réservation confirmée ou en attente reçoit un e-mail avec le nouvel horaire.
Comment j'indique un remplacement ? Dans la séance, sous Plus → Modifier, active l'indication propre pour le champ Instructeur et choisis le remplaçant. Les participants ne sont pas informés automatiquement.
Est-ce que je peux dupliquer une séance ? Non, les séances ne peuvent pas être dupliquées une par une. Crée une nouvelle séance ou une série.