Gestion de l'occupation
L'extension Gestion de l'occupation t'aide à planifier salles et instructeurs sans chevauchements : le Manager signale les doubles réservations, tu bloques des sites et des salles et tu vois l'occupation. Tu trouves les deux sur la page Blocages et occupation (app.bookicorn.net/raumplan) avec les onglets Blocages et Utilisation. Tu actives l'extension dans la Boutique d'extensions (app.bookicorn.net/addon-store).
Alerte de double réservation
Avec l'extension, le Manager vérifie, quand tu crées une séance individuelle et quand tu modifies une séance, s'il y a déjà quelque chose au même moment. Alertes possibles :
- Salle déjà réservée
- Formateur déjà programmé
- Site déjà utilisé
- Temps de pause trop court
Si la séance tombe dans un blocage, le Manager l'affiche en rouge. Tu peux enregistrer dans tous les cas, les alertes n'empêchent rien. Lors de la création d'une série, cette vérification n'a pas lieu.
Pour les offres de type Rendez-vous, l'extension bloque aussi la salle : si un créneau d'une autre offre de rendez-vous est déjà réservé dans la même salle, il n'est pas proposé une deuxième fois. Voir Prise de rendez-vous libre.
Blocages
Tu gères les blocages sur la page Blocages et occupation, dans l'onglet Blocages. La même fiche s'ouvre aussi sur une salle et sur une ressource via Ajouter un blocage.
- Touche Ajouter un blocage.
- Sous Que bloques-tu ?, choisis Choix libre du créneau, Tout le site, Salle ou Ressource, puis le profil de disponibilité, le site, la salle ou la ressource. Choix libre du créneau bloque toutes les offres à choix libre du créneau qui utilisent ce profil.
- Choisis le Motif : Vacances, Maintenance ou Autre. Une Note (facultatif) précise de quoi il s'agit, par exemple « Maréchal-ferrant » ou « Congés annuels ».
- Choisis Plage de dates avec Du et Au ou Récurrent pour des jours de la semaine avec Heure de début et Heure de fin, puis enregistre. Pour une Plage de dates, Toute la journée est activé. Si tu le désactives, tu indiques aussi Heure de début et Heure de fin pour Du et Au, par exemple pour un seul rendez-vous de 15:00 à 16:05.
Choix libre du créneau ne nécessite aucune extension ; la page s'appelle alors simplement Blocages. Les blocages de sites et de salles font partie de la Gestion de l'occupation, les blocages de ressources de l'extension Ressources. Sans l'extension correspondante, le choix est visible dans la fiche mais verrouillé.
Ce que fait un blocage
- Rendez-vous et ressources : aucun créneau n'est proposé pendant la période bloquée. Un jour entièrement bloqué compte comme fermé. Avec des heures de début fixes, seul le créneau qui chevauche le blocage disparaît, les autres heures de début restent.
- Séances à horaires fixes : elles ne sont pas annulées et restent réservables. Quand tu crées ou modifies une séance dans un blocage, le Manager affiche seulement une remarque.
- Calendrier : affiche les blocages.
Si une séance fixe ne peut pas avoir lieu à cause d'un blocage, annule-la toi-même, voir Vacances, absence et annulation de séances.
Utilisation
Sur la page Blocages et occupation, l'onglet Utilisation montre, pour une Salle choisie ou toutes les salles et une période Du … Au, quels jours de la semaine et à quelles heures entre 6 h et 22 h des séances ont lieu. S'y ajoutent les indicateurs Occupation moyenne, Salle la plus utilisée, Salle la moins utilisée et Heures inutilisées / jour.
Ce sont les séances qui sont comptées, pas les réservations individuelles. Pour le nombre de réservations par séance, regarde la liste des participants.
Questions fréquentes
L'extension empêche-t-elle les doubles réservations ? Pour les rendez-vous, elle bloque la salle pour les autres offres de rendez-vous. Pour les séances à horaires fixes, elle affiche seulement une alerte, tu peux quand même enregistrer.
Un blocage annule-t-il mes cours ? Non. Les séances à horaires fixes restent en place et réservables. Annule-les toi-même si nécessaire.
Où saisir des vacances pour tout un site ? Sur la page Blocages et occupation avec Ajouter un blocage et Tout le site, motif Vacances. Cela agit sur les rendez-vous et les ressources.
Comment bloquer un appareil pour une maintenance ? Ouvre la ressource et touche Ajouter un blocage, choisis le motif Maintenance et la période. Il faut pour cela l'extension Ressources.
Où trouver la page Blocages et occupation ? Dans le menu sous Emplacements → Blocages et occupation (app.bookicorn.net/raumplan).