Salles Plus
L'addon Salles Plus t'aide à planifier tes salles et tes rendez-vous sans conflit. Il détecte les doubles réservations avant qu'elles ne se produisent, bloque les salles pendant les rénovations ou les vacances, garantit des temps tampons entre les rendez-vous et te montre, à l'aide d'une carte de chaleur, à quel point tes salles sont occupées.
L'addon coûte 9 EUR par mois ou 90 EUR par an et appartient à la catégorie Gestion.
Ce que tu obtiens
- Détection des conflits en cas de double réservation de salle, de formateur et de site
- Jours et plages bloqués pour les salles et les sites entiers
- Mode maintenance par salle qui bloque toute réservation
- Temps tampons comme écart minimum entre des rendez-vous consécutifs
- Carte de chaleur du taux d'occupation avec des indicateurs clés sur l'utilisation des salles
Activation
- Ouvre Admin → Paramètres → Boutique d'addons
- Recherche Salles Plus
- Clique sur Activer
- L'addon est actif immédiatement
Remarque : Après l'activation, une nouvelle entrée "Disponibilité des salles" apparaît dans la barre latérale, sous "Salles", et la vérification des conflits s'exécute à partir de ce moment dans les fenêtres de création et de modification de rendez-vous.
Détection des conflits en cas de double réservation
Lorsque tu crées ou modifies des rendez-vous, le système vérifie en direct si la salle, le formateur ou le site est déjà occupé à l'heure choisie. La vérification s'exécute dans les fenêtres de création d'un cours, d'un cours en bloc, d'un rendez-vous, ainsi que lors de la modification d'un rendez-vous.
Il y a deux niveaux de gravité.
Blocages durs (bloquants)
Ceux-ci empêchent l'enregistrement : le bouton d'enregistrement est désactivé :
- Mode maintenance
- Jours bloqués
- Plages bloquées récurrentes
Avertissements (que l'on peut ignorer)
Ceux-ci ne font qu'avertir, l'enregistrement reste possible :
- Double réservation de salle
- Double réservation de formateur
- Double réservation de site
- Temps tampon insuffisant
En cas de conflit, tu vois dans la fenêtre une boîte d'information colorée : rouge pour les blocages durs, jaune pour les avertissements. La boîte énumère les rendez-vous en conflit avec le cours, la date, l'heure, la salle et le formateur. De plus, une courte notification apparaît.
Les doubles réservations de salle et de formateur sont toutes deux vérifiées. Pour les formateurs, le formateur réellement responsable est correctement reconnu : le formateur affecté au rendez-vous est prioritaire sur le formateur par défaut du cours.
Remarque : Déplacer un rendez-vous par glisser-déposer directement dans le calendrier ne déclenche AUCUNE vérification de conflit. La vérification se produit exclusivement dans les fenêtres de création et de modification mentionnées.
Tu crées un rendez-vous de Pilates pour le mardi à 18h00 dans la salle "Studio A". Le système détecte qu'un cours de yoga y a déjà lieu de 17h30 à 18h30 et affiche une boîte d'information jaune avec le rendez-vous en conflit. Tu peux quand même enregistrer si la double réservation est voulue, ou choisir une autre heure.
Jours et plages bloqués
Avec les blocages, tu bloques de manière dure l'occupation d'une salle ou d'un site entier. Il y a deux types.
Plage de dates
Une période de/à. Pour une seule journée, tu mets "de" égal à "à". Adapté aux vacances ou à une rénovation.
Récurrent
Des jours de la semaine sélectionnés (plusieurs possibles) plus une heure de début et de fin. Adapté par exemple à "les lundis de 13h à 14h toujours bloqué".
Chaque blocage s'applique soit à une seule salle, soit à un site entier et peut comporter un motif facultatif sous forme de texte libre.
Créer des blocages
Il y a trois moyens :
| Moyen | Où |
|---|---|
| Carte de salle | Sous /admin/raeume, via le menu d'une carte de salle, "Créer un blocage" |
| Boutique d'addons | Dans la Boutique d'addons, sous l'onglet "Blocages" |
| Calendrier | Sous /admin/kalender, où les blocages existants apparaissent en superposition et sont cliquables |
Sur les cartes de salle apparaît un badge d'information avec le nombre de blocages actifs et la prochaine date bloquée.
Conseil : Crée les vacances et les rénovations prévues sous forme de plage de dates suffisamment tôt. Ainsi, ni toi ni tes clients ne pourrez placer des rendez-vous par erreur dans ces périodes.
Mode maintenance
Le mode maintenance s'applique par salle, pas par site. Tant qu'il est actif pour une salle, toute réservation dans cette salle est bloquée de manière dure, indépendamment de la date et de l'heure.
En option, tu peux ajouter un texte d'information qui sera alors affiché.
Activer le mode maintenance
Il y a deux moyens :
- Ouvre
/admin/raeume - Dans le menu de la carte de salle, clique sur Activer la maintenance, ou ouvre la fenêtre de modification de la salle et y active le mode maintenance
- En option, saisis un texte d'information
- Enregistre
Une bannière "En maintenance" apparaît alors sur la carte de salle. Dans le calendrier, la salle est représentée comme bloquée. Lors de la désactivation, le texte d'information et l'horodatage sont à nouveau effacés.
Conseil : Utilise le mode maintenance pour des blocages à court terme sans date de fin fixe, par exemple un dégât des eaux. Pour des périodes planifiables avec un début et une fin fixes, un jour bloqué est le meilleur choix.
Temps tampons entre les rendez-vous
Un temps tampon est un écart minimum en minutes entre deux rendez-vous consécutifs dans la même salle. S'il n'est pas respecté, un avertissement apparaît. Ce n'est pas un blocage dur : l'enregistrement reste possible.
La vérification du tampon s'applique uniquement à la même salle, pas aux formateurs.
Configuration sur deux niveaux
Cela se configure dans la Boutique d'addons, sous l'onglet "Paramètres" : une carte pour la valeur par défaut, une carte pour les exceptions par salle.
- Valeur par défaut du studio : s'applique à toutes les salles
- Valeur par salle : exception facultative ; si le champ reste vide, la valeur par défaut s'applique
Les valeurs possibles vont de 0 à 120 minutes. La valeur 0 signifie : aucune vérification de tampon.
Si une exception par salle est définie, un badge "X min de tampon" apparaît sur la carte de salle.
Tu définis une valeur par défaut du studio de 15 minutes afin qu'il y ait le temps d'aérer et de nettoyer entre deux cours. Pour la salle "Atelier", avec une installation plus complexe, tu définis une exception de 30 minutes. Si quelqu'un crée maintenant deux rendez-vous d'atelier à seulement 20 minutes d'intervalle, un avertissement jaune apparaît.
Carte de chaleur du taux d'occupation
La carte de chaleur est une grille de jour de la semaine (7 lignes) et d'heure (de 6 à 21 heures). Chaque cellule affiche le taux d'occupation, places réservées par rapport aux places disponibles, sous forme d'intensité de couleur, avec une infobulle par cellule.
Tu trouves la carte de chaleur dans la Boutique d'addons, sous l'onglet "Occupation". Elle peut être filtrée par salle (toutes ou une seule) et par période ; la période par défaut est les 28 derniers jours.
Au-dessus de la carte de chaleur sont affichés des indicateurs clés :
- taux d'occupation moyen
- salle la plus utilisée
- salle la moins utilisée
- heures inutilisées par jour
La carte de chaleur est une fonction purement d'analyse et de reporting. Elle ne bloque rien, elle te montre seulement quelles salles sont sous-occupées ou suroccupées.
Conseil : Utilise la carte de chaleur pour repérer les créneaux horaires peu réservés. Souvent, des cours peuvent être déplacés vers des jours à plus forte demande, ou les heures inutilisées peuvent servir à de nouvelles offres.
Où trouver tout cela
| Endroit | Ce que tu y fais |
|---|---|
/admin/raeume | Mode maintenance par salle, créer un blocage par salle, voir les badges de blocage, de tampon et de maintenance |
/admin/addon-store avec Salles Plus sélectionné | Gestion centrale avec les trois onglets "Blocages", "Occupation" et "Paramètres". Également accessible via l'entrée de la barre latérale "Disponibilité des salles", sous "Salles" |
/admin/kalender | Blocages sous forme de superposition cliquable |
| Fenêtres de création et de modification de rendez-vous | Les avertissements de conflit en direct |
Conditions préalables
Des salles doivent être créées pour que le mode maintenance, les blocages de salle et les temps tampons aient un sens.
Les sites ne sont nécessaires que pour les blocages à l'échelle d'un site et pour l'avertissement de double réservation de site.
La détection des conflits et la carte de chaleur ont en outre besoin de cours et de rendez-vous pour être utiles.
Si tu désactives l'addon
La vérification des conflits, la gestion des blocages, la carte de chaleur et les commandes de maintenance et de blocage disparaissent.
Les blocages déjà créés et les modes maintenance définis restent dans la base de données, mais ne sont plus évalués. Si tu réactives l'addon plus tard, tout est de nouveau là.
Questions fréquentes
Pour quels studios Salles Plus vaut-il la peine ? Pour les studios disposant de plusieurs salles ou de plusieurs formateurs, où les doubles réservations sont un risque réel. De même pour les studios qui veulent garder les rénovations et les vacances proprement hors du système de réservation, et pour les studios qui veulent optimiser l'occupation de leurs salles sur la base de données.
L'addon m'empêche-t-il de réserver une salle deux fois ? En partie seulement. Une double réservation de salle est un avertissement, pas un blocage dur : tu peux quand même enregistrer si la double réservation est voulue. Seuls le mode maintenance, les jours bloqués et les plages bloquées récurrentes sont bloqués de manière dure.
Pourquoi est-ce que je ne vois pas d'avertissement de conflit lorsque je déplace un rendez-vous dans le calendrier ? Le déplacement par glisser-déposer dans le calendrier ne déclenche pas de vérification de conflit. La vérification s'exécute uniquement dans les fenêtres de création et de modification d'un rendez-vous.
Quelle est la différence entre le mode maintenance et un jour bloqué ? Le mode maintenance s'applique par salle et bloque toute réservation indépendamment de la date et de l'heure, idéal pour les blocages sans fin fixe. Un jour bloqué s'applique à une plage de dates fixe ou à des jours de la semaine récurrents et peut aussi être défini pour un site entier.
Le temps tampon s'applique-t-il aussi entre des rendez-vous de formateurs différents ? Non. La vérification du tampon s'applique uniquement à la même salle. Les écarts entre formateurs ne sont pas pris en compte.
La carte de chaleur du taux d'occupation bloque-t-elle des réservations ? Non. La carte de chaleur est une fonction purement d'analyse et de reporting. Elle montre seulement à quel point tes salles sont occupées.