Inscrire et gérer les participants
Dans le Manager, tu inscris toi-même des personnes, par exemple à l'accueil, après un appel ou pour tes clients réguliers. Cette page montre le déroulement de l'inscription et ce que tu peux faire dans la liste des participants d'une séance.
Comment inscrire rapidement quelqu'un ?
Le chemin le plus rapide est Inscrire :
- Sur le tableau de bord, touche Inscrire en haut.
- Offre : choisis l'offre, puis la séance en dessous.
- Personne : cherche la personne par nom ou e-mail et touche-la. Si elle est nouvelle, tu la crées comme invité (voir plus bas).
- Paiement : choisis le moyen de paiement et vérifie le prix.
- Touche Inscrire.
Le Manager affiche ensuite « Inscription de … effectuée. ». Avec Envoyer l'e-mail de confirmation (activé par défaut), la personne reçoit la même confirmation de réservation que si elle avait réservé elle-même.
Autres façons d'inscrire quelqu'un :
- Dans la séance : en bas, Ajouter un participant. La séance est alors déjà choisie, et tu continues avec Personne.
- Sur le tableau de bord, dans la carte de la prochaine séance : Inscrire.
- Dans la fiche client : en bas, Ajouter un participant. La personne est alors présélectionnée.
Les admins peuvent toujours inscrire. Les instructeurs ont besoin du droit d'ajouter des participants.
L'étape Offre lors de l'inscription
À l'étape Offre, tu cherches avec Rechercher une offre … ou tu filtres avec Toutes, Dates fixes, Blocs et Créneaux libres. Chaque carte affiche la prochaine séance, le prix et le nombre de places libres. Quand tu touches une offre, seule celle-ci reste affichée, avec ses séances en dessous. Toutes les offres te ramène à la liste :
- Dates fixes : liste des prochaines séances avec des places libres. Les séances complètes apparaissent avec « Complet … · surréservation possible ».
- Blocs : liste des blocs. Un bloc en cours porte la mention « déjà commencé ».
- Créneau libre : calendrier avec les horaires libres, si besoin avec le choix de la durée et du nombre de personnes. Avec le sélecteur Autre horaire, à côté de Horaires libres, tu attribues aussi un horaire en dehors de tes disponibilités. Ce qui est déjà pris reste bloqué. Les marges et les blocages n'y affichent qu'un avertissement.
L'étape Personne : choisir un client ou créer un invité
À l'étape Personne, tu trouves en haut Récemment inscrits et en dessous Tous les clients. La recherche trouve le nom, l'e-mail et le numéro de membre. Une personne déjà inscrite à cette séance porte le badge Réservation faite et ne peut pas être choisie une deuxième fois. Les clients au statut Inactif n'apparaissent pas dans la liste.
Inscrire comme nouvel invité (extension « Réservation invité ») : pour une personne sans compte, tu saisis Prénom, Nom et E-mail, et Téléphone (facultatif) est optionnel. Si l'e-mail appartient déjà à un compte, le Manager affiche « Cet e-mail appartient déjà à … La réservation lui sera attribuée, aucun doublon ne sera créé. » Sans l'extension, un message t'indique à cet endroit le chemin vers la Boutique d'extensions.
L'étape Paiement lors de l'inscription
À l'étape Paiement, tu choisis sous Moyen de paiement :
- Sur place : encaissé sur place.
- Virement/PayPal : paiement par virement ou PayPal.
- Crédits : débite des crédits du compte de la personne. Uniquement pour les clients avec un compte, pas pour les invités, et seulement si l'offre accepte les crédits. Cela vaut aussi pour un bloc complet, qui débite alors les crédits du bloc. Si ce n'est pas possible, l'option indique la raison, par exemple « pas pour cette offre ». Seuls les crédits valables pour cette offre comptent comme disponibles. Si un pack ne vaut que pour une autre catégorie ou un autre trainer, l'option l'indique, et sans crédits adaptés tu ne peux pas choisir les crédits.
Tu peux ajuster le Prix. À 0, la réservation est gratuite, et si le prix diffère, le prix standard s'affiche à côté. Il n'y a pas de paiement en ligne par carte lors d'une inscription.
Avec l'extension « Système de facturation », un paiement sur place ou par virement d'un montant supérieur à 0 crée une facture au statut en attente. S'il manque l'adresse de la personne, le Manager demande sous Adresse de facturation Rue et numéro, Code postal et Ville avant que tu puisses inscrire.
Ce qui change lors d'une inscription par rapport aux réservations des clients
Quand tu inscris toi-même quelqu'un, certaines règles des réservations clients ne s'appliquent pas :
- La réservation est immédiatement confirmée, même pour les offres qui fonctionnent d'habitude sur demande.
- La fenêtre de réservation et la clôture des réservations ne s'appliquent pas.
- Tu peux aussi inscrire des personnes à des offres privées.
- Séances complètes : le Manager demande « La séance est complète (…). Tu peux quand même inscrire, la séance sera surréservée. » Avec Inscrire quand même, tu inscris au-delà de la capacité. Ce n'est pas possible avec des personnes accompagnantes, il faut alors assez de places libres.
- Déjà inscrite : si la personne est déjà inscrite, le Manager affiche « Cette personne est déjà inscrite ici. »
Bloc, personnes accompagnantes et inscription pour quelqu'un d'autre
Blocs : si tu choisis une séance qui fait partie d'un bloc, l'étape Paiement te demande sous Inscrire dans si tu réserves le Bloc complet ou Seulement cette séance. Bloc complet est présélectionné. Le prix d'une séance seule correspond au prix du bloc divisé par le nombre de séances.
Qui participe : si tu touches un client à l'étape Personne, Qui participe apparaît en dessous. En haut se trouve le client lui-même, présélectionné, puis ses personnes enregistrées et Ajouter une personne. Toute personne cochée participe. Le client paie et reçoit l'e-mail, comme indiqué sous la liste, et les crédits de son compte fonctionnent aussi. S'il réserve seulement pour son enfant, coche l'enfant et décoche le client. Si la séance n'a qu'une place, pour les rendez-vous en libre choix ou sans l'extension « Réservation de groupe », la coche passe d'une personne à l'autre quand tu touches ; pour les rendez-vous en libre choix, tu fixes le nombre de personnes en choisissant l'heure. Avec l'extension, tu peux cocher plusieurs personnes pour les séances fixes, autant qu'il y a de places libres ; les places libres s'affichent à côté du titre. Si le client est déjà inscrit, coche les personnes ajoutées à sa réservation ; le paiement en crédits n'est alors pas possible. Pour un client sans compte, choisis Quelqu’un d’autre et saisis le nom. Dès qu'une autre personne que le client seul participe, il n'y a pas de bloc complet.
Tu inscris plusieurs personnes indépendantes les unes après les autres, chacune avec son propre passage.
La liste des participants d'une séance
Touche une séance dans le calendrier pour ouvrir la liste des participants. En haut, tu vois combien de places sont occupées et libres. La liste a trois onglets :
- Confirmés : toutes les réservations actives, y compris les demandes ouvertes. Pour chaque personne s'affichent le montant, le mode de paiement, la date de réservation et, si tu as le droit de les voir, l'e-mail et les notes de santé.
- Liste d'attente : les personnes en attente, avec le bouton Faire monter la personne suivante (extension « Liste d'attente »).
- Annulés : les réservations annulées, avec l'indication de qui a annulé et le message éventuellement joint.
Dans l'onglet Confirmés, tu écris un e-mail à tous les participants avec Écrire à tous.
Actions pour un participant
Les trois points à côté d'une personne proposent :
- Check-in ou Annuler le pointage (extension « Contrôle de présence numérique »)
- Ouvrir le profil client
- Envoyer un e-mail
- Note sur la séance (extension « Documentation »)
- Déplacer (extension « Report de réservation »)
- Annuler la réservation
S'il manque une extension, l'entrée mène à la page de l'extension.
Exporter ou imprimer la liste des participants
Tu exportes la liste des participants dans la séance via l'icône de partage en haut : sous Exporter la liste des participants, choisis Exporter en PDF ou Exporter en CSV.
- Le PDF est une liste à cocher avec les participants, les annulations et la liste d'attente, pratique à imprimer.
- Le fichier CSV contient notamment le nom, l'e-mail, le téléphone, le statut, la date de réservation, le mode de paiement et le montant.
Questions fréquentes
Comment inscrire rapidement quelqu'un ? Sur le tableau de bord, touche Inscrire, choisis l'offre et la séance, la personne, le moyen de paiement, puis touche Inscrire.
Puis-je inscrire quelqu'un qui n'a pas de compte client ? Oui, avec l'extension « Réservation invité », via Inscrire comme nouvel invité. Il te faut le prénom, le nom et l'e-mail.
Puis-je surréserver une séance complète ? Oui. Lors de l'inscription, le Manager te pose la question, et avec Inscrire quand même, tu inscris au-delà de la capacité.
Puis-je inscrire quelqu'un gratuitement ? Oui. À l'étape Paiement, mets le Prix à 0.
Où voir qui participe à une séance ? Dans la séance, onglet Confirmés. Pour cela, touche la séance dans le calendrier.
Puis-je imprimer la liste des participants ? Oui. Dans la séance, choisis Exporter en PDF via l'icône de partage.