Confirmer ou refuser les demandes de réservation
Normalement, une réservation est confirmée immédiatement. Si tu veux décider toi-même qui participe à une offre, les réservations arrivent sous forme de demande. Cette page explique comment confirmer ou refuser les demandes.
Quand une réservation est-elle en attente ?
Une réservation est en attente lorsque l'interrupteur Confirmer automatiquement les réservations est désactivé pour l'offre. Tu le trouves en modifiant l'offre, dans la section Règles de réservation, sous Déroulement d'une réservation.
- Activé (réglage par défaut) : les réservations sont confirmées immédiatement.
- Désactivé : les réservations arrivent sous forme de demande et tu dois les confirmer ou les refuser.
Cela vaut aussi pour les blocs. Quand tu inscris toi-même quelqu'un dans le Manager, la réservation est toujours confirmée immédiatement.
Une réservation en attente occupe déjà une place. Tant que tu n'as pas répondu, la place est donc bloquée.
Où voir les demandes de réservation ouvertes ?
Tu trouves les demandes ouvertes sous Manager → Réservations (app.bookicorn.net/buchungen), dans l'onglet En attente. L'onglet indique le nombre de demandes ouvertes. S'il y a des demandes ouvertes à l'ouverture de la page, elle passe directement sur cet onglet.
En plus :
- L'entrée de menu Réservations affiche le nombre de demandes ouvertes.
- Les admins reçoivent une notification sous Notifications pour chaque nouvelle demande.
- Après 2 jours sans réponse, Bookicorn te rappelle une demande ouverte, tant que la séance est encore dans le futur.
Dans la liste des participants d'une séance, les réservations en attente apparaissent dans l'onglet Confirmés. Tu ne peux pas les confirmer à cet endroit, seulement sur la page Réservations.
Confirmer une demande de réservation
- Ouvre Manager → Réservations et l'onglet En attente.
- Touche Confirmer sur la demande. Sur le téléphone, touche la ligne puis choisis Confirmer.
- Valide la question « Confirmer la réservation ? » avec Confirmer.
Le client reçoit ensuite une confirmation de réservation par e-mail. Pour les offres avec ressources, elle s'appelle Demande acceptée, pour les offres avec remise Location confirmée. Si la séance est complète entre-temps, la demande ne peut pas être confirmée.
Les instructeurs ne peuvent confirmer des demandes que s'ils en ont le droit.
Refuser une demande de réservation
- Ouvre Manager → Réservations et l'onglet En attente.
- Touche Refuser sur la demande.
- Dans la fiche « Refuser la réservation ? », saisis si besoin un motif sous Motif (facultatif) et touche Refuser.
La réservation est annulée. Les crédits utilisés sont rendus automatiquement, et un paiement en ligne est remboursé automatiquement. Le client reçoit un e-mail « Réservation refusée » avec le motif « Refusé par l'administrateur », pour les offres avec ressources ou remise le modèle Demande refusée. Il reçoit aussi une notification dans l'app client. Si tu indiques un motif, il remplace « Refusé par l'administrateur » dans l'e-mail et la notification.
Délai de réponse : refuser automatiquement les demandes sans réponse
Tu règles combien de temps une demande peut rester ouverte sous Manager → Paramètres → Réservations, dans le groupe Demandes de réservation. Pour Refuser les demandes sans réponse après, tu choisis 2, 7 ou 14 jours, ou Jamais automatiquement. Le réglage par défaut est de 7 jours.
- À l'expiration du délai, Bookicorn refuse automatiquement la demande. Le client reçoit un e-mail indiquant que le studio n'a pas répondu dans le délai. L'app client affiche en plus la notification « Demande expirée ».
- Si la séance commence avant que tu aies répondu, la demande est également refusée automatiquement. Cela vaut aussi avec Jamais automatiquement.
- Les crédits utilisés sont rendus en cas de refus automatique.
Paiement des réservations sur demande
Pour les offres sur demande, tes clients ne peuvent pas payer en ligne avec Stripe ou PayPal. Sur la page de réservation, le bouton s'appelle alors Envoyer la demande. Tes clients paient donc avec des crédits, sur place ou par virement.
Les crédits sont débités dès l'envoi de la demande. Si tu refuses ou si le délai expire, ils sont rendus automatiquement.
Le client reçoit à l'envoi un e-mail « Demande de réservation » et, après ta confirmation, la confirmation de réservation.
Questions fréquentes
Où trouver les nouvelles demandes de réservation ? Sous Manager → Réservations, dans l'onglet En attente.
Comment faire pour devoir d'abord confirmer les réservations ? Désactive l'interrupteur Confirmer automatiquement les réservations dans l'offre, sous Règles de réservation.
Que se passe-t-il si je ne réponds pas à une demande ? À l'expiration du délai de réponse réglé, Bookicorn la refuse automatiquement, au plus tard au début de la séance. Le réglage par défaut est de 7 jours.
Une demande ouverte bloque-t-elle une place ? Oui. Tant que tu n'as pas répondu, la demande compte comme une réservation.
Un client peut-il payer par carte lors d'une demande ? Non. Les offres sur demande n'ont pas de paiement en ligne. Tes clients paient avec des crédits, sur place ou par virement.