Confirmer des réservations
Dans certains cas, tu souhaites vérifier les réservations avant de les confirmer. Ce guide te montre comment utiliser le processus de confirmation.
Quand utiliser la confirmation manuelle ?
Scénarios typiques
- Cours premium : Réservés à certains membres
- Ateliers : Avec un nombre limité de participants
- Cours d'essai : Vérification des nouveaux clients
- Exigences spéciales : Bilan de santé, prérequis
Automatique vs. Manuel
| Mode | La réservation... | Idéal pour |
|---|---|---|
| Automatique | Passe directement | Cours standard |
| Manuel | Est transmise à l'admin pour vérification | Cours spéciaux |
Configuration
Activation globale
- Va dans Paramètres → Réservations
- Active "Confirmation manuelle"
- Choisis : toutes les réservations ou seulement certaines
Activation par cours
- Va dans le cours
- Onglet "Paramètres"
- Active "Confirmation requise"
- Optionnel : indique une raison
Le processus de confirmation
1. Réception de la réservation
- Statut : "En attente"
- Les crédits sont réservés (non consommés)
- Le client reçoit un e-mail : "Votre réservation est en cours de vérification"
2. Vérification par l'admin
Tu vois sous Réservations → En attente :
- Nom et contact du client
- Cours réservé
- Statut des crédits
- Heure de réservation
3. Prendre une décision
Confirmer :
- La réservation devient active
- Les crédits sont consommés
- Le client reçoit une confirmation
Refuser :
- La réservation est annulée
- Les crédits sont libérés
- Le client reçoit un refus (avec raison optionnelle)
Actions rapides
Réservation individuelle
- Clique sur la réservation
- Sélectionne Confirmer ou Refuser
- Optionnel : ajouter un message
Plusieurs réservations
- Sélectionne des réservations dans la liste
- Clique sur "Confirmer la sélection"
- Toutes sont traitées simultanément
Par e-mail
Avec les liens magiques dans la notification :
- Clic sur "Confirmer" → Réservation confirmée
- Clic sur "Refuser" → Le formulaire s'ouvre
Règles automatiques
Confirmation automatique pour
Confirmer automatiquement certaines réservations :
- Clients réguliers (> X réservations)
- Membres de certains packs
- Réservations récurrentes
Refus automatique pour
Refuser automatiquement en cas de :
- Clients bloqués
- Limites dépassées
- Prérequis manquants
Notifications
Pour les admins
- Nouvelle réservation en attente
- Résumé quotidien
- Rappel pour les réservations longtemps en attente
Pour les clients
- Réservation reçue
- Réservation confirmée/refusée
- Information sur le délai d'attente
Configurer
Sous Paramètres → E-mail :
- Personnaliser les modèles
- Définir les destinataires
- Régler le timing
Délai d'attente
Recommandation
Confirme les réservations dans les délais suivants :
- Cours immédiats : 1-2 heures
- Cours standard : 24 heures
- Ateliers : 2-3 jours
Configurer un rappel
- Va dans Paramètres → Notifications
- Active "Rappel réservations en attente"
- Choisis la période (par ex. après 12 heures)
Communiquer un refus
Avec une raison
Bonnes raisons de refus :
- "Le cours requiert des prérequis"
- "Merci de suivre d'abord le cours d'introduction"
- "Le cours est malheureusement complet"
Proposer une alternative
- Suggérer un autre créneau
- Proposer la liste d'attente
- Recommander des cours alternatifs
Questions fréquentes
Que se passe-t-il avec les crédits réservés ?
- En cas de confirmation : les crédits sont consommés
- En cas de refus : les crédits sont immédiatement libérés
- En cas de délai dépassé : libération automatique après X jours
Le client peut-il annuler pendant la vérification ?
Oui, les réservations en attente peuvent être annulées à tout moment par le client. Les crédits sont alors libérés.
Combien de temps une réservation peut-elle rester en attente ?
Par défaut 7 jours, puis refus automatique. Configurable dans les paramètres.