Comptes coaches
Catégorie : Management | Code : trainer_accounts
Avec l'addon Comptes coaches, chaque coach de ton studio obtient son propre compte de connexion. Les coaches ne voient que ce qu'ils doivent voir – leur planning, leurs participants, leurs finances. Tu gardes le contrôle total des autorisations.
Remarque : Cet addon est un prérequis pour l'addon Paiements coaches. Les rémunérations automatiques ne fonctionnent que si les coaches ont leurs propres comptes.
Ce que tu obtiens
- Comptes de connexion individuels pour chaque coach
- Autorisations configurables – tu décides ce que chaque coach peut voir et faire
- Calendrier personnel du coach avec uniquement ses propres cours
- Aperçu des participants par cours
- Onglet finances (facultatif) – chiffre d'affaires et paiements de ses propres cours
- Tableau de bord coach en tant qu'interface indépendante
Activation
- Dans le tableau de bord admin, va dans Paramètres → Addons
- Active Comptes coaches
- La nouvelle section Coaches → Comptes apparaît dans la navigation
- Crée ton premier compte coach
Créer un compte coach
- Va dans Coaches → Comptes → Nouveau coach
- Remplis les données de base :
- Nom (prénom et nom de famille)
- Adresse e-mail (devient le nom de connexion)
- Spécialisations / qualifications (facultatif, affiché sur le profil)
- Télécharger une photo de profil (facultatif)
- Configurer les autorisations (voir section suivante)
- Cliquer sur Inviter – le coach reçoit un e-mail avec un lien d'invitation
- Le coach définit lui-même son mot de passe et peut se connecter immédiatement
E-mail d'invitation
Après la création du compte, le coach reçoit automatiquement un e-mail avec :
- Le lien vers le tableau de bord coach
- Un lien d'invitation pour définir le mot de passe (valable 72 heures)
- Une brève explication de ce qu'il peut faire avec le compte
Conseil : Crée le compte coach uniquement quand le coach commence vraiment. Le lien d'invitation expire après 72 heures – tu peux cependant en générer un nouveau à tout moment.
Configurer les autorisations
Le système d'autorisations est flexible. Tu décides pour chaque coach ce qu'il peut voir et faire.
Autorisations pour les cours
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Voir ses propres cours | Planning uniquement des cours assignés au coach |
| Voir tous les cours du studio | Planning complet du studio (p. ex. pour les remplacements) |
| Voir les listes de participants | Noms et contacts des participants inscrits |
| Modifier les cours | Changer les horaires, descriptions, capacités |
| Annuler des cours | Annuler des séances individuelles (génère automatiquement une notification) |
Communication
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Gérer les chats de cours | Écrire des messages dans le chat de groupe de ses propres cours (nécessite l'addon Chat) |
| Envoyer des messages aux participants | Envoyer des messages directs aux participants |
Finances
| Autorisation | Description |
|---|---|
| Voir son propre chiffre d'affaires | Chiffre d'affaires de ses propres cours sans les chiffres globaux du studio |
| Voir les paiements | Aperçu de sa propre rémunération (nécessite l'addon Paiements coaches) |
Conseil : Commence avec des autorisations minimales et étends-les en cas de besoin. Il est plus facile d'élargir les autorisations par la suite que de les restreindre.
Restriction à certains cours
Tu peux restreindre chaque coach à certains cours :
- Coach A ne voit que ses propres cours de yoga
- Coach B voit tous les cours de pilates et de barre (pour les remplacements)
- Coach C a accès complet à l'ensemble du planning
Tableau de bord coach
Quand un coach se connecte, il voit sa propre interface – pas le tableau de bord admin.
Aperçu / Page d'accueil
- Cours du jour avec horaire, salle et nombre de participants
- Prochains cours de la semaine
- Tâches en attente (p. ex. messages non lus)
Vue calendrier
Le coach voit exclusivement son propre planning :
- Vue hebdomadaire et mensuelle
- Codage couleur par type de cours
- Un clic sur un cours ouvre la liste des participants et les détails
Liste des participants
Par cours, le coach voit (s'il en a l'autorisation) :
- Noms de tous les participants inscrits
- Statut de présence (si le système de check-in est activé)
- Coordonnées (e-mail, téléphone) pour les questions
Remarque : Les données complètes des clients (historique des paiements, solde de crédits) ne sont pas visibles pour les coaches – quelles que soient les autorisations.
Onglet finances pour les coaches
Si tu actives l'autorisation Voir son propre chiffre d'affaires, le coach dispose de son propre onglet finances.
Ce que le coach y voit
- Chiffre d'affaires de ses propres cours sur la période choisie (mois, trimestre, année)
- Nombre de cours animés et nombre de participants
- Aperçu des paiements (uniquement si l'addon Paiements coaches est actif)
Ce que le coach ne voit pas
- Chiffre d'affaires total du studio
- Chiffres d'affaires des autres coaches
- Ventes de forfaits de crédits
- Espace admin avec les données financières des clients
Gérer plusieurs coaches
Aperçu des coaches
Dans l'admin sous Coaches → Comptes, tu vois tous les coaches d'un coup d'œil :
- Nom et statut (actif, inactif)
- Nombre de cours assignés
- Dernière connexion
- Accès rapide pour modifier les autorisations
Désactiver un coach
Quand un coach quitte le studio :
- Va dans Coaches → Comptes → [Coach]
- Mettre le statut sur Inactif
- Le coach ne peut plus se connecter
- Les cours existants sont conservés – tu peux assigner un nouveau coach
Conseil : Désactive les comptes coaches immédiatement quand quelqu'un quitte le studio. Ne partage pas de mots de passe entre personnes – chaque coach a besoin de son propre compte.
Inviter un coach – étape par étape
- Créer le compte : nom, e-mail, autorisations
- Envoyer l'invitation : e-mail automatique avec lien d'invitation
- Accueillir le coach : explique brièvement le tableau de bord au coach (5 minutes d'introduction suffisent)
- Assigner les cours : enregistrer le coach comme animateur de ses cours
- Premier cours : le coach est prêt – les participants voient le nom du coach dans le planning
Conseils pour la gestion des coaches
Communiquer clairement les autorisations
Dis à tes coaches à l'avance ce qu'ils peuvent voir dans le tableau de bord et ce qu'ils ne peuvent pas voir. Cela évite les malentendus et les questions.
Vérification régulière des comptes
Vérifie une fois par trimestre quels comptes coaches sont encore actifs. Les comptes inactifs devraient être désactivés.
Utiliser le feedback des coaches
Le tableau de bord coach montre aux coaches la fréquentation de leurs cours dans le temps. Les coaches qui voient leurs propres chiffres sont souvent plus motivés à remplir activement leurs cours.
Organiser les remplacements
Donne temporairement aux coaches remplaçants l'accès à certains cours. Les autorisations peuvent être ajustées à tout moment.
Questions fréquentes
Combien de comptes coaches puis-je créer ? L'addon est par studio et inclut un nombre illimité de comptes coaches.
Un coach peut-il modifier ses propres données de compte ? Les coaches peuvent modifier eux-mêmes leur nom, leur photo de profil et leur mot de passe. Seuls les admins peuvent modifier les autorisations.
Que devient les données d'un coach désactivé ? Toutes les données sont conservées (cours, historique des réservations, données financières). Seul l'accès à la connexion est bloqué.
Les coaches peuvent-ils se voir mutuellement ? Non. Les coaches voient exclusivement leurs propres données et n'ont pas accès aux comptes des autres coaches.
Y a-t-il une authentification à deux facteurs pour les comptes coaches ? Oui. Les coaches peuvent activer la 2FA dans leurs paramètres. En tant qu'admin, tu peux rendre la 2FA obligatoire pour tous les comptes coaches.