Paramètres : Réservations
Sous Manager → Paramètres → Réservations, tu règles des règles qui s'appliquent à tout ton studio. Tu accèdes directement à la page sur app.bookicorn.net/einstellungen/buchungen. La page s'y appelle « Réservations & Crédits » (avec ton propre terme pour les crédits, si tu en as choisi un). Seuls les admins peuvent l'ouvrir.
Chaque modification est enregistrée automatiquement. Seules les heures du rappel de séance se valident avec Enregistrer.
Masquer le taux d'occupation : cacher les places libres aux clients
Avec l'interrupteur Afficher l'occupation sous Paramètres → Réservations → Affichage du taux d'occupation, tu décides si les clients voient combien de places sont occupées ou libres. Si tu le désactives, les participants ne voient plus le taux d'occupation. Cela s'applique à :
- ta page de réservation et les pages de détail de tes offres,
- les widgets de l'intégration de site web,
- l'app clients.
Par défaut, le taux d'occupation est affiché. Dans le Manager, tu continues de voir le taux d'occupation.
Demandes de réservation : délai pour les demandes sans réponse
Pour les offres qui ne confirment pas automatiquement les réservations, chaque réservation t'arrive sous forme de demande. Sous Paramètres → Réservations → Demandes de réservation, tu définis ce qui arrive aux demandes auxquelles tu ne réponds pas : Refuser les demandes sans réponse après 2 jours, 7 jours (par défaut), 14 jours ou Jamais automatiquement.
- Jusqu'à ta réponse, la place est bloquée.
- Après 2 jours, nous te rappelons la demande en attente.
- Avec Jamais automatiquement, la demande reste ouverte jusqu'à ce que tu répondes ou que la séance soit passée.
Tu règles sur l'offre si elle confirme automatiquement, voir Règles de réservation par offre.
Rappel de séance : prévenir les clients avant la séance
Sous Paramètres → Réservations → Rappel de séance, tu actives Envoyer un rappel pour que Bookicorn rappelle chaque séance réservée à tes clients. Dans Heures avant le début, tu indiques combien de temps avant il part, entre 1 et 72 heures, et tu valides avec Enregistrer.
- Le rappel part une fois par réservation, sous forme de notification dans l'app clients et par e-mail.
- Il vaut pour chaque réservation, qu'elle vienne de ta page de réservation, d'un widget ou de l'app.
- Par défaut, il est désactivé.
Le texte de l'e-mail se modifie dans Modèles d'e-mail.
Expiration des crédits : jusqu'à la fin de la journée ou à l'heure exacte
Sous Paramètres → Réservations → Paramètres d'expiration des crédits (avec ton propre terme pour les crédits, si tu en as choisi un), il y a deux options : Jusqu'à la fin de la journée (23h59) et Heure d'expiration exacte.
Important : lors de l'achat d'un pack, Bookicorn calcule actuellement toujours la date d'expiration selon « Jusqu'à la fin de la journée ». Le choix Heure d'expiration exacte n'a pas encore d'effet.
Délais : réservation anticipée, clôture des réservations et délai d'annulation
Sur la page Paramètres → Réservations, tu règles les trois délais comme standard du studio : Réservation anticipée, Clôture des réservations et Délai d'annulation. Chaque délai est un Temps avant ou une Heure fixe, par exemple la veille à 20:00. Le standard du studio s'applique à chaque offre sans règle propre. Sur l'offre, tu t'en écartes avec Règle propre. Tout est expliqué sous Délais.
Régler la réservation invité : extension et interrupteur sur l'offre
La réservation invité (réserver sans compte client) ne se trouve pas sous Paramètres → Réservations. Elle nécessite l'extension Réservation invité de la Boutique d'extensions et s'autorise ensuite offre par offre : Offres → offre → Modifier → Règles de réservation → Autoriser la réservation en tant qu'invité pour ce cours.
Pour toutes les offres à la fois, cela se fait dans la Boutique d'extensions sous Réservation invité : Autoriser pour toutes ou Bloquer pour toutes. Tu y trouves aussi Réservation invité uniquement : les clients réservent alors sans compte dans tout le studio. Plus d'infos dans Réservation invité.
Champs obligatoires lors de la réservation : ce que les clients doivent indiquer
Les informations que les clients doivent fournir lors de la réservation sont fixes et ne se règlent pas :
- Sont obligatoires le Prénom, le Nom et l'Adresse e-mail.
- Le champ Téléphone est facultatif. Il n'existe pas de réglage pour rendre le numéro de téléphone obligatoire.
- Si l'extension Système de facturation est active, l'adresse postale est en plus obligatoire pour les offres payantes.
Message lors de la réservation : est-ce que ça existe ?
Il n'existe pas de champ de message libre. Avec les questions lors de la réservation, tu peux cependant poser sur l'offre une question avec la réponse Texte, par exemple « Veux-tu nous dire autre chose ? ». Tu vois la réponse sur la réservation.
Questions fréquentes
Est-ce que je peux empêcher les clients de voir combien de places sont libres ? Oui. Sous Paramètres → Réservations, désactive l'interrupteur Afficher l'occupation. Cela s'applique à la page de réservation, aux widgets du site web et à l'app clients.
Où est-ce que je règle l'heure limite de réservation ? Comme standard du studio sous Paramètres → Réservations, et différemment sur l'offre dans la section Règles de réservation avec Règle propre.
Où est-ce que je règle le délai d'annulation ? De la même façon : comme standard du studio sous Paramètres → Réservations, et différemment sur l'offre. Voir Délais.
Est-ce que je peux rendre le numéro de téléphone obligatoire à la réservation ? Non. Le champ Téléphone est toujours facultatif.
Les clients peuvent-ils laisser un message en réservant ? Avec une question lors de la réservation avec la réponse Texte, voir Questions lors de la réservation.
Pourquoi une demande de réservation est-elle refusée automatiquement ? Parce qu'elle est restée sans réponse jusqu'à l'expiration du délai défini sous Demandes de réservation. Règle-y un délai plus long ou Jamais automatiquement.