Liste d'attente
La liste d'attente permet aux clients de s'inscrire pour des cours complets et d'être automatiquement pris en charge dès qu'une place se libère.
Comment fonctionne la liste d'attente ?
Déroulement
- Le cours est complet (toutes les places sont prises)
- Le client veut quand même réserver
- Le client est mis sur liste d'attente
- En cas d'annulation, le premier prend automatiquement la place
- Le client est notifié par e-mail
- Les crédits ne sont déduits qu'au moment de la prise en charge
Prise en charge automatique
Le système vérifie automatiquement :
- Le client a-t-il encore assez de crédits ?
- Le client n'a-t-il pas d'autres réservations au même moment ?
- Si oui : réservation automatique
Activer la liste d'attente
Global pour tous les cours
- Aller dans Paramètres → Réservations
- Activer Activer la liste d'attente globalement
- Enregistrer
Par cours
- Ouvrir un cours
- Aller dans Options
- Activer Liste d'attente pour ce cours
- Enregistrer
Remarque : le paramètre du cours remplace le paramètre global.
Paramètres de la liste d'attente
Nombre maximum de places sur la liste d'attente
- Limiter la liste d'attente (ex. max. 5 personnes)
- Évite les files d'attente irréalistes
- Par défaut : illimité
Prise en charge automatique
- Activée : les clients sont réservés automatiquement
- Désactivée : les clients sont uniquement notifiés
Délai de réponse
- Combien de temps le client a-t-il pour réagir ?
- Exemple : "2 heures" - après quoi la place passe au suivant
- Ne s'applique qu'avec la prise en charge automatique désactivée
Gérer la liste d'attente
Afficher la liste d'attente
- Ouvrir une séance de cours
- Sélectionner l'onglet Liste d'attente
- Tu vois tous les clients en attente
Informations par entrée
| Champ | Description |
|---|---|
| Position | Place sur la liste d'attente |
| Client | Nom et e-mail |
| Inscrit le | Date/heure de l'inscription |
| Crédits disponibles | A-t-il assez de crédits ? |
Actions manuelles
Réserver directement un client
Tu peux réserver quelqu'un de la liste d'attente directement :
- Ouvrir la liste d'attente
- Cliquer sur un client
- Choisir Réserver directement
- Confirmer (remplace la capacité)
Retirer un client de la liste d'attente
- Ouvrir la liste d'attente
- Cliquer sur un client
- Choisir Retirer de la liste d'attente
- Optionnel : indiquer la raison
Modifier l'ordre
L'ordre est basé sur l'heure d'inscription. Tu peux :
- Sélectionner un client
- Le déplacer vers le haut ou vers le bas
- Enregistrer la modification
La prise en charge en détail
Quand une place se libère
Le système vérifie automatiquement :
- Qui est le premier sur la liste d'attente ?
- Cette personne a-t-elle assez de crédits ?
- Oui → Passer à l'étape 3
- Non → Vérifier la personne suivante
- Cette personne a-t-elle un conflit d'horaire ?
- Non → Réserver
- Oui → Vérifier la personne suivante
- Créer la réservation et notifier
Vérification des crédits
Lors de la prise en charge, le système vérifie :
- Y a-t-il suffisamment de crédits ?
- Les crédits sont-ils encore valides ?
- Sinon : passer à la personne suivante
Notifications par e-mail
Mise sur liste d'attente
Le client reçoit une confirmation :
- Nom du cours et séance
- Position sur la liste d'attente
- Information sur la prise en charge automatique
Prise en charge et réservation
Le client reçoit :
- Confirmation de réservation
- Détails du cours
- Confirmation de la déduction des crédits
Place non disponible
Si le client n'a pas pu être réservé :
- Information sur la place manquée
- Raison (pas assez de crédits, conflit d'horaire)
- Information sur les prochaines séances
Vue client
S'inscrire sur la liste d'attente
Quand un cours est complet :
- Le client clique sur Réserver
- Message : "Le cours est complet"
- Option : S'inscrire sur la liste d'attente
- Confirmation de la position sur la liste d'attente
Quitter la liste d'attente
Les clients peuvent se retirer eux-mêmes :
- Ouvrir Mes réservations
- Les inscriptions sur liste d'attente sont affichées séparément
- Cliquer sur Retirer de la liste d'attente
- Confirmer
Cas particuliers
Plusieurs annulations simultanées
Si plusieurs places se libèrent en même temps :
- Le système traite la liste d'attente dans l'ordre
- Plusieurs clients peuvent être pris en charge simultanément
- Chacun reçoit une notification individuelle
Peu avant le début du cours
- La liste d'attente reste active jusqu'à l'arrêt des réservations
- Après l'arrêt des réservations : plus de prise en charge
- La liste d'attente restante est supprimée après la fin du cours
Crédits liés à un coach
Avec des crédits liés à un coach :
- Le système vérifie si les crédits correspondent au coach de la séance
- Si non : la personne suivante est vérifiée
Bonnes pratiques
Capacités réalistes
- Fixer des limites réalistes
- Pas trop de places sur la liste d'attente
- 3 à 5 places sont généralement suffisantes
Communication
- Expliquer la liste d'attente aux clients
- Gérer les attentes correctement
- Liste d'attente ≠ garantie d'une place
Monitoring
- Vérifier régulièrement les longues listes d'attente
- Envisager des séances supplémentaires
- Des cours populaires = plus d'offres ?
FAQ sur la liste d'attente
Les crédits sont-ils immédiatement déduits ?
Non. Les crédits ne sont déduits que lorsque le client est effectivement réservé (c'est-à-dire pris en charge).
Que se passe-t-il en cas de crédits insuffisants ?
Le client est ignoré et la personne suivante sur la liste d'attente est vérifiée.
Puis-je désactiver la liste d'attente pour une séance ?
Oui, dans les paramètres de la séance, tu peux désactiver la liste d'attente pour des séances individuelles.
Combien de personnes peuvent être sur la liste d'attente ?
Par défaut illimité. Tu peux définir un maximum dans les paramètres.