Gérer les clients
Toutes les personnes qui ont réservé, acheté ou se sont inscrites chez toi figurent dans le Manager sous Clients. Tu y trouves la liste des clients et, pour chaque client, une fiche client avec ses réservations, ses crédits, ses factures et ses notes.
La liste des clients dans le Manager
Tu ouvres la liste des clients sous Manager → Clients (app.bookicorn.net/kunden). Sur le téléphone, Clients est un onglet à part en bas.
La liste existe en Cartes ou en Tableau. Tu passes de l'un à l'autre en haut, au-dessus de la liste.
Au-dessus de la liste figurent les chiffres clés Clients actifs, Nouveaux ce mois-ci, Avec crédits et Clients inactifs.
Quelles colonnes affiche la liste des clients ?
Dans la vue tableau sur un grand écran, la liste des clients affiche ces colonnes :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Nom | Nom avec photo, et en dessous l'adresse e-mail. Pour les clients professionnels, l'entreprise figure en haut, avec la personne de contact et l'adresse e-mail en dessous |
| Statut | Actif, VIP, Inactif ou Bloqué, et pour les invités Invité |
| Réservations | Nombre de réservations, et en dessous combien sont encore à venir |
| Crédits | Crédits disponibles (chez toi avec le terme choisi par ton studio) |
| Montant dû | Somme des factures ouvertes |
| Dernière activité | La dernière fois que le client a été actif |
Sur le téléphone et les écrans étroits, la liste n'affiche que la photo, le nom, l'e-mail et le statut. Sur les grands écrans, tu tries le tableau via les en-têtes de colonnes.
Rechercher et filtrer les clients
Le champ de recherche parcourt le nom, l'entreprise, la personne de contact et l'adresse e-mail.
Sous Filtre, tu trouves :
- Statut : Actif, VIP, Inactif, Bloqué
- Tags : dès que tu as attribué des tags à des clients
- Origine : comment le client est arrivé chez toi, par exemple via l'inscription ou une réservation en ligne
- A des crédits
- Dernière activité : au cours des 7, 30 ou 90 derniers jours
Les clients au statut Inactif sont masqués par défaut. Tu les vois si tu règles le filtre Statut sur Inactif.
Exporter la liste des clients en CSV
Tu exportes la liste des clients dans la vue tableau :
- Règle l'affichage au-dessus de la liste sur Tableau.
- Sélectionne les lignes souhaitées.
- Touche Exporter en CSV.
Le fichier contient notamment le nom, l'entreprise, l'e-mail, le téléphone, le statut, les crédits disponibles, le chiffre d'affaires, le nombre de réservations, la dernière activité et la date d'inscription. L'e-mail et le téléphone n'y figurent que si tu as le droit de voir ces données.
La fiche client : tout sur un client
Touche un client dans la liste pour ouvrir sa fiche client. En haut figurent le nom, le statut et l'e-mail (pour les clients professionnels, l'entreprise avec la personne de contact en dessous), ainsi que les chiffres Réservations, Chiffre d'affaires et Crédits. En dessous se trouvent ces sections :
- Profil : e-mail, téléphone, date de naissance, adresse, client depuis, dernière activité. Avec Modifier, tu changes les informations. C'est aussi là que tu attribues des Tags.
- Réservations : toutes les réservations avec l'offre, la date et le statut. Le menu d'une ligne te permet d'ouvrir la réservation ou de l'annuler.
- Cartes prépayées : les cartes du client avec leur solde. L'onglet porte le terme de ton studio, par exemple Cartes bonus. Avec Attribuer des Cartes prépayées manuellement, tu crédites des crédits, voir Gérer les crédits.
- Personnes : les personnes accompagnantes que le client peut inscrire avec lui. Nécessite l'extension « Réservation de groupe ».
- Bons : les bons du client. Nécessite l'extension « Bons ».
- Abonnements : les abonnements en cours, uniquement si ton studio propose des abonnements.
- Factures : les factures du client.
- Notes : notes internes, notes de santé et documents.
En bas de la fiche client se trouvent les actions Ajouter un participant (inscrire le client), E-mail, Téléphone, Modifier le statut et Plus. Sous Plus, tu trouves Modifier, Réinitialiser le mot de passe et Retirer de … (suivi du nom de ton studio).
Notes et notes de santé sur un client
Dans la section Notes de la fiche client, tu consignes les informations internes. Les clients n'en voient rien.
- Notes de santé : un champ de texte que tu sauvegardes avec Enregistrer.
- Notes : un historique avec date. Tu peux Épingler une note, Changer la date ou la supprimer avec Supprimer la note, du moins tes propres notes. Si le client a des personnes accompagnantes, tu choisis sous Pour qui ? à qui la note se rapporte.
- Documents : avec l'extension « Documentation », tu y déposes des fichiers comme des questionnaires ou des consentements, voir Documentation.
Les notes et les notes de santé ne nécessitent aucune extension. Les instructeurs ne les voient que s'ils en ont le droit.
Statut client : Actif, VIP, Inactif, Bloqué
Tu modifies le statut dans la fiche client avec Modifier le statut. Les clients inactifs sont masqués dans la liste, et les clients bloqués ne peuvent plus rejoindre ton studio. Ce que fait exactement chaque statut et ce qui se passe quand tu retires un client est expliqué dans Retirer ou bloquer des clients.
Inscrire des clients
Tu inscris un client directement depuis sa fiche client : Ajouter un participant ouvre l'inscription avec ce client comme personne présélectionnée. La suite de l'inscription est expliquée dans Inscrire des participants.
Questions fréquentes
Quelles colonnes affiche la liste des clients ? Dans la vue tableau : nom avec e-mail, Statut, Réservations, Crédits, Montant dû et Dernière activité. Sur le téléphone, seulement la photo, le nom, l'e-mail et le statut.
Pourquoi un client manque-t-il dans ma liste ? Il a peut-être le statut Inactif. Sous Filtre, règle le Statut sur Inactif. S'il a été retiré du studio, il ne réapparaît dans la liste que lorsqu'il réserve ou achète à nouveau.
Puis-je exporter la liste des clients ? Oui, dans la vue tableau : sélectionne les lignes et touche Exporter en CSV.
Où voir ce qu'un client a réservé ? Dans la fiche client, section Réservations.
Mes clients voient-ils mes notes ? Non. Seule ton équipe voit les notes, les notes de santé et les documents.