Factures

Avec l'extension Système de facturation, Bookicorn crée des factures pour tes clients et les envoie par e-mail. Cette page explique pour quels achats une facture est créée, comment configurer l'émetteur de factures et comment gérer les factures dans le Manager.

Il ne s'agit pas des factures que tu reçois toi-même de Bookicorn pour ton forfait. Celles-ci se trouvent sous Paramètres → Forfait & facturation.

Prérequis pour les factures

Pour que Bookicorn crée des factures, il te faut deux choses :

1. L'extension Système de facturation. Tu l'actives dans la Boutique d'extensions. C'est seulement ensuite que l'élément de menu Factures apparaît dans le Manager.
2. Un émetteur de factures par défaut actif sous Manager → Factures → Émetteurs. Sans lui, aucune facture n'est créée.

Pour quels achats une facture est créée

Une facture n'est donc pas créée uniquement avec Stripe. Les achats avec paiement sur place, virement et PayPal reçoivent aussi une facture, dès que le système de facturation et l'émetteur de factures sont configurés.

Pour les réservations avec le système de facturation, Bookicorn a besoin de l'adresse du client. Si elle manque, la fenêtre de réservation la demande.

Le logo sur la facture

La facture porte le logo de ton studio. Tu l'ajoutes sous Manager → Paramètres → Général dans la section Identité visuelle de … (suivie du nom de ton studio) avec Télécharger le logo (JPG, PNG ou SVG, 2 Mo maximum).

Dans l'émetteur de factures, tu peux en plus télécharger un Logo propre. Les factures liées aux réservations portent alors le logo de cet émetteur. Si l'émetteur n'a pas de logo propre, c'est le logo du studio qui apparaît.

Configurer l'émetteur de factures

L'émetteur de factures est l'expéditeur de tes factures, avec adresse, données fiscales et coordonnées bancaires.

1. Ouvre Manager → Factures → Émetteurs : app.bookicorn.net/rechnungssteller.
2. Touche Ajouter un émetteur.
3. Remplis les sections :
   • Données de base : nom (obligatoire), société, e-mail, téléphone, site web, logo
   • Adresse : rue, code postal et ville sont obligatoires, plus le numéro et le pays
   • Informations fiscales : numéro fiscal ou numéro de TVA intracommunautaire (l'un des deux est obligatoire, sauf pour les petites entreprises), taux de TVA en pourcentage
   • Coordonnées bancaires : IBAN, BIC, banque, titulaire du compte
   • Paramètres de facturation : préfixe des numéros de facture (obligatoire), tirets dans le numéro, prochain numéro, Utiliser comme émetteur par défaut
4. Enregistre.

Si tu relèves du régime des petites entreprises, active Appliquer le régime des petites entreprises (sans TVA). La facture n'indique alors pas de TVA et porte la mention standard de ton pays. Tu saisis un texte propre sous Mention sur la facture uniquement si ta législation fiscale l'exige autrement.

Si tu émets des factures sans TVA sans relever du régime des petites entreprises, par exemple à des entreprises d'autres pays de l'UE, mets Taux de TVA (%) à 0 et choisis Autoliquidation ou Exonéré de TVA sous Motif de la TVA à 0 %. Le motif figure alors sur la facture et dans la facture électronique. En autoliquidation, ton numéro de TVA et celui de ton client figurent sur la facture ; celui du client se saisit dans sa fiche sous Modifier. Sous Mention propre sur la facture, tu remplaces le texte standard, par exemple par la base légale d'une prestation exonérée.

Un émetteur qui a déjà des factures ne peut pas être supprimé.

Numéros de facture

Un numéro de facture se compose d'un préfixe, de l'année, du mois et d'un numéro séquentiel à quatre chiffres, par exemple RE-2026-09-0001. Avec l'interrupteur Tirets dans le numéro, tu décides si les parties sont reliées par des tirets. Sous le préfixe, le Manager affiche en aperçu ton prochain numéro de facture.

Le numéro séquentiel continue d'un mois à l'autre et recommence à 1 chaque nouvelle année. Les avoirs reçoivent leur propre numéro dans la même série.

Factures pour des offres avec un autre émetteur

Dans l'offre, sous Comptabilité, tu choisis l'Émetteur de factures de cette offre :

• Automatique : un instructeur indépendant avec son propre émetteur facture lui-même, sinon ton émetteur par défaut s'applique.
• Un émetteur précis : il émet toutes les factures de cette offre. Aucune part n'est alors versée via Bookicorn.

Design et textes de la facture

Sous Manager → Factures → Paramètres, tu personnalises tes factures : app.bookicorn.net/rechnungs-vorlage.

• Design : la Couleur d'accentuation pour la barre, le titre et les mises en valeur
• Logo : renvoi vers le logo du studio dans les paramètres généraux
• Textes : Texte d'en-tête au-dessus des lignes, Texte de pied de page à la fin, Texte sur les avoirs, ainsi que Texte du délai de paiement, Délai de paiement par défaut en jours et Calculer l'échéance à partir de la date de facture ou la date de prestation
• Affichage : si le numéro de téléphone, l'adresse e-mail, le site web, le numéro fiscal et le numéro de TVA intracommunautaire figurent sur la facture

L'Aperçu montre immédiatement à quoi ressemble la facture, y compris en tant qu'avoir. Sous Envoyer une facture de test, tu saisis une adresse e-mail et tu y envoies une facture de test avec Envoyer un e-mail de test.

Copies pour ta comptabilité

Dans l'émetteur de factures, tu ajoutes sous Destinataires des copies de factures des adresses e-mail, par exemple celle de ton cabinet comptable. Ces adresses reçoivent chaque facture et chaque avoir de cet émetteur dans un e-mail séparé avec le PDF.

Avec S'applique aussi aux factures des intervenants, ta comptabilité reçoit aussi les factures que les instructeurs indépendants émettent en leur propre nom.

Gérer les factures dans le Manager

Sous Manager → Factures figurent toutes les factures avec client, numéro de facture, date de facture, Envoyée, statut et montant total : app.bookicorn.net/rechnungen. En haut, tu vois le chiffre d'affaires ainsi que les factures ouvertes et en retard. Tu peux filtrer par statut et faire une recherche. Sur le téléphone, une icône d'enveloppe à côté du statut indique que la facture est partie par e-mail.

Si tu touches une facture, tu peux :

• Afficher la facture : voir le PDF. En bas de la fiche, tu le télécharges avec Télécharger la facture ou tu l'imprimes avec Imprimer. Dans l'app, les deux boutons ouvrent le menu de partage ; sur iPhone, il propose Imprimer. Android n'affiche pas d'aperçu du PDF ; tu l'ouvres alors avec ces boutons dans ton app PDF.
• Envoyer par e-mail : envoyer la facture en PDF au client, tant qu'elle n'est pas annulée. Le PDF montre toujours l'état actuel, y compris tes modifications. Tu peux aussi envoyer ainsi un avoir après coup, par exemple si tu as choisi Annuler sans e-mail lors de l'annulation.
• Marquer comme payée : pour les factures ouvertes liées à des réservations et à des cartes prépayées dont le paiement est encore en attente. Le client reçoit alors une confirmation de paiement.
• Annuler en bas à gauche : créer un avoir. Si la facture a une adresse e-mail, tu choisis Annuler et informer le client, l'avoir est alors aussi envoyé au client, ou Annuler sans e-mail.
• Modifier et enregistrer le client, la date de facture, la date d'échéance, la date de prestation et les lignes, tant que la facture n'est pas annulée. L'Émetteur est seulement affiché : il est fixé avec le numéro de facture. S'il est erroné, annule la facture et crée-la à nouveau avec le bon.

Sous Envoi, tu vois quand et à qui la facture a été envoyée par e-mail, la plus récente en premier. Cela comprend la facture jointe à une confirmation de réservation ou de paiement, chaque Envoyer par e-mail, un avoir correspondant (Facture d'avoir envoyée le) et les copies aux adresses pour les copies de factures (Copie à la comptabilité le). Pour les factures plus anciennes, Bookicorn ne connaît parfois que le moment, l'adresse manque alors. Aucun envoi par e-mail enregistré pour l'instant signifie qu'aucun e-mail avec cette facture n'est connu. Si tu renvoies une facture, la confirmation indique le dernier envoi.

Avoirs

Un avoir est créé :

• quand tu annules une facture dans le Manager avec Annuler
• automatiquement, quand une réservation pour laquelle il existe une facture est annulée

L'avoir renvoie à la facture d'origine et affiche les montants en négatif.

Créer tes propres factures

Tu peux aussi créer des factures qui ne sont liées à aucune réservation :

1. Ouvre Manager → Factures et touche Créer une facture.
2. Choisis l'Émetteur. La liste indique l'entreprise, la personne et la série de numéros, par exemple « Studio de yoga · Anne Exemple · RE-A », pour distinguer aussi deux émetteurs de la même entreprise.
3. Sous Client, choisis un client existant ou Nouveau client et saisis le nom, la société, l'e-mail, l'adresse, le Pays et le N° de TVA intracommunautaire. Pour un client existant, la facture reprend tout de son profil : entreprise, personne de contact, e-mail, adresse, pays et numéro de TVA. Si le client se trouve dans un autre pays que l'émetteur de la facture, le pays figure dans l'adresse sur la facture.
4. Sous Lignes, saisis la description, la quantité et le prix unitaire. Avec Ajouter une position, tu en ajoutes d'autres. Avec Entrée, tu commences une nouvelle ligne dans la description, la facture reprend les retours à la ligne.
5. En option : des Remarques pour le client.
6. Touche Créer une facture.

La date de facture est le jour de la création, l'échéance dépend de ton délai de paiement par défaut. La facture n'est envoyée que lorsque tu l'ouvres et touches Envoyer par e-mail. Marquer comme payée n'existe que pour les factures liées à des réservations et à des cartes prépayées.

Questions fréquentes

Les factures sont-elles créées pour chaque achat ou seulement avec Stripe ? Pas seulement avec Stripe. Avec le système de facturation et un émetteur par défaut, les achats avec PayPal, paiement sur place et virement reçoivent aussi une facture. Les exceptions sont les réservations payées avec des crédits ou entièrement avec un bon, les réservations gratuites, les crédits attribués à la main sans montant ou avec Créer une facture désactivé et les abonnements crédits via Stripe ou PayPal.

Comment mon logo arrive-t-il sur la facture ? Télécharge ton logo sous Paramètres → Général avec Télécharger le logo. Si ton émetteur de factures a son propre logo, c'est ce logo qui figure sur les factures liées aux réservations.

Pourquoi mon client ne reçoit-il pas de facture ? Vérifie que l'extension Système de facturation est active et qu'un émetteur par défaut actif est enregistré sous Émetteurs. Une réservation payée avec des crédits ne génère pas de facture propre.

Est-ce que je peux modifier une facture après coup ? Oui, tant qu'elle n'est pas annulée. Ouvre-la sous Factures, modifie les informations et enregistre.

Où trouver les factures de mon forfait Bookicorn ? Sous Paramètres → Forfait & facturation, dans l'onglet Factures.

Pages associées

• Système de facturation (extension) →
• Export DATEV →
• Paiement sur place et virement →
• Instructeurs indépendants avec leurs propres factures →