Validité

La validité détermine combien de temps les crédits peuvent être utilisés. Voici tout ce que tu dois savoir sur les dates d'expiration et leur gestion.

Durées de validité

Options disponibles

Recommandation selon la taille du forfait

5 crédits :   1 à 3 mois
10 crédits :  3 mois
25 crédits :  6 mois
50 crédits :  12 mois
100 crédits : 12 mois ou illimité

Calcul de la date d'expiration

Avec activation "Immédiat"

Date d'achat : 15.01.2025
Validité : 3 mois
→ Date d'expiration : 15.04.2025

Avec activation "Première utilisation"

Date d'achat : 15.01.2025
Première réservation : 01.03.2025
Validité : 3 mois
→ Date d'expiration : 01.06.2025

Avec activation "Date fixe"

Date d'achat : 15.12.2024
Date d'activation : 01.01.2025
Validité : 3 mois
→ Date d'expiration : 01.04.2025

Moment d'expiration

Fin de journée ou heure exacte

Tu peux configurer à quel moment précis les crédits expirent le jour de l'échéance :

Fin de journée (par défaut)

Date d'expiration : 15.04.2025
→ Crédits valides jusqu'à : 15.04.2025, 23h59m59s

Heure exacte

Heure d'achat : 15.01.2025, 14h30
Validité : 3 mois
→ Crédits valides jusqu'à : 15.04.2025, 14h30

Configuration

1. Aller dans Paramètres → Réservations
2. Trouver Mode d'expiration des crédits
3. Choisir :
   • Fin de journée
   • Heure exacte
4. Enregistrer

Rappels d'expiration

E-mails automatiques

Les clients sont prévenus avant l'expiration :

Contenu de l'e-mail

Objet : Tes crédits expirent bientôt

Bonjour [Prénom],

tu as encore [X] crédits qui expirent le [Date].

Utilise-les maintenant pour :
- [Recommandation de cours 1]
- [Recommandation de cours 2]

[Bouton : Réserver maintenant]

Ou prolonge tes crédits avec un nouveau forfait :
[Bouton : Acheter des crédits]

Configurer les rappels

1. Aller dans Paramètres → Modèles d'e-mail
2. Trouver Rappel d'expiration de crédits
3. Modifier si nécessaire
4. Activer/désactiver les rappels

Que se passe-t-il à l'expiration ?

Processus automatique

1. La date d'expiration est atteinte
2. Les crédits sont marqués comme "Expirés"
3. Les crédits ne peuvent plus être utilisés
4. Les crédits restants sont perdus

Pour le client

Portefeuille avant expiration :
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ 5 crédits │ expire le 15.04.2025               │
└─────────────────────────────────────────────────┘

Portefeuille après expiration :
┌─────────────────────────────────────────────────┐
│ 0 crédit  │ (dernier forfait expiré le 15.04.)  │
└─────────────────────────────────────────────────┘

Prolonger des crédits

Option 1 : Acheter un nouveau forfait

La façon la plus simple :

• Le client achète un nouveau forfait
• Nouveaux crédits avec une nouvelle date d'expiration
• Les anciens crédits continuent à être consommés selon le FIFO

Option 2 : Prolongation manuelle (Admin)

En tant qu'admin, tu peux prolonger les crédits :

1. Aller dans Clients
2. Ouvrir le profil du client
3. Trouver les crédits
4. Cliquer sur Prolonger
5. Choisir une nouvelle date d'expiration
6. Enregistrer

Remarque : Documente la raison (ex. "Geste commercial suite à maladie").

Option 3 : Prolongation automatique (déconseillée)

Il n'y a pas de prolongation automatique dans Bookicorn. Raisons :

• Les crédits doivent être utilisés
• Problématique sur le plan comptable
• Équité envers les clients

Forfaits partiellement expirés

Scénario

Forfait acheté : 10 crédits
Utilisés : 7 crédits
Expiration : 15.04.2025
→ 3 crédits expirent

Communiquer avec le client

L'e-mail de rappel indique :

"Tu as encore 3 crédits qui expirent le 15.04. Réserve un cours maintenant !"

Validité illimitée

Quand est-ce pertinent ?

• Forfaits premium de grande valeur
• Cadeaux pour les clients VIP
• Compensation en cas de problème

Configuration

1. Créer/modifier le forfait
2. Pour Validité, choisir "Illimité"
3. Enregistrer

Comportement FIFO

Les crédits illimités sont consommés en dernier :

• Les crédits avec une date d'expiration ont la priorité
• Empêche l'expiration des crédits classiques

Validité lors d'une annulation

Règle importante

En cas d'annulation :

• Les crédits sont rembookés
• La date d'expiration d'origine est conservée
• Pas de "réinitialisation" de la validité

Exemple

Achat : 15.01. (10 crédits, valable jusqu'au 15.04.)
Réservation : 01.02. (8 crédits utilisés)
Annulation : 05.02.

Résultat :
- 8 crédits sont rembookés
- La date d'expiration reste le 15.04.
- Pas de nouvelle date d'expiration à partir de l'annulation

Rapports

Rapport d'expiration

Dans Statistiques, tu trouves :

• Crédits qui expirent bientôt (dans les 7/30 prochains jours)
• Crédits déjà expirés
• Taux d'expiration (% des crédits non utilisés)

Utilisation pour le marketing

Un taux d'expiration élevé pourrait signifier :

• Les forfaits sont trop grands ?
• La validité est trop courte ?
• Les clients oublient de réserver ?

Action : améliorer les e-mails de rappel ou ajuster les forfaits.

Bonnes pratiques

Adapter la validité à l'utilisation

Pas trop long

• Trop longue validité = moins d'urgence
• Les clients réservent moins régulièrement
• Le chiffre d'affaires est retardé

Pas trop court

• Trop courte validité = frustration
• Les clients se sentent bousculés
• Avis négatifs

La bonne mesure

Taille du forfait / fréquence d'utilisation attendue + 1 à 2 mois de marge

FAQ sur la validité

Puis-je réactiver des crédits expirés ?

Techniquement oui, mais uniquement en tant qu'admin en ajoutant manuellement de nouveaux crédits. Les anciens crédits expirés restent "expirés".

Les clients sont-ils automatiquement rappelés ?

Oui, par défaut 7 jours et 1 jour avant l'expiration. Tu peux le personnaliser dans les paramètres d'e-mail.

Qu'en est-il des crédits issus d'annulations ?

Ils conservent leur date d'expiration d'origine. Si celle-ci est déjà passée, ils expirent immédiatement.

Prochaines étapes

• Crédits coach →
• Comprendre le FIFO →
• Retour à la vue d'ensemble des crédits →