Annulation
Les règles d'annulation déterminent quand et comment les réservations peuvent être annulées. Voici comment les configurer.
Principe de base
Pourquoi des règles d'annulation ?
- Planification sécurisée : tu sais combien de participants vont venir
- Équité : d'autres clients peuvent prendre la place
- Viabilité économique : évite les annulations de dernière minute
Déroulement standard
- Le client annule sa réservation
- Le système vérifie le délai d'annulation
- Dans le délai : les crédits sont remboursés
- Hors délai : pas de remboursement
- En cas de liste d'attente : le suivant prend la place automatiquement
Configurer le délai d'annulation
Global (pour tous les cours)
- Aller dans Paramètres → Réservations
- Trouver Délai d'annulation par défaut
- Choisir la durée (ex. "24 heures avant le début du cours")
- Enregistrer
Par cours
- Ouvrir le cours
- Aller dans Options
- Trouver Délai d'annulation
- Définir le délai spécifique au cours
- Enregistrer
Remarque : le paramètre du cours remplace le paramètre global.
Options de délai d'annulation
| Option | Description |
|---|---|
| Pas de délai | Annulation possible à tout moment |
| 1 heure | Jusqu'à 1h avant le début |
| 2 heures | Jusqu'à 2h avant le début |
| 4 heures | Jusqu'à 4h avant le début |
| 12 heures | Jusqu'à 12h avant le début |
| 24 heures | Jusqu'à 24h avant le début |
| 48 heures | Jusqu'à 48h avant le début |
| 1 semaine | Jusqu'à 7 jours avant le début |
Remboursement en crédits
Dans le délai d'annulation
- Les crédits sont entièrement remboursés
- Les crédits retournent dans le portefeuille du client
- L'ordre FIFO est mis à jour
Hors du délai d'annulation
Tu as deux options :
Option 1 : Pas de remboursement
- Le client perd les crédits
- Règle stricte
- Planification maximale garantie
Option 2 : Remboursement partiel
- Seulement une partie est remboursée
- Exemple : 50 % des crédits
- Compromis équitable
Annulation par l'admin
En tant qu'admin, tu peux toujours annuler :
- Aller dans Réservations
- Trouver la réservation
- Cliquer sur Annuler
- Choisir :
- Avec remboursement des crédits
- Sans remboursement des crédits
- Optionnel : indiquer la raison
- Confirmer
Les annulations admin ignorent le délai d'annulation.
Annulation par le client
Dans le tableau de bord membre
- Le client va dans Mes réservations
- Trouve la réservation
- Clique sur Annuler
- Voit le message sur le délai d'annulation
- Confirme
Ce que le client voit
Dans le délai :
"Tu peux annuler cette réservation gratuitement jusqu'au [Date/Heure]. Tes crédits seront remboursés."
Hors délai :
"Le délai d'annulation est dépassé. En cas d'annulation, tes crédits ne seront pas remboursés."
Confirmation d'annulation
E-mail au client
Après chaque annulation, le client reçoit :
- Confirmation de l'annulation
- Information sur le remboursement (oui/non)
- Aperçu des crédits actuels
- Lien vers le planning
E-mail à l'admin (optionnel)
Tu peux activer des notifications pour :
- Chaque annulation
- Uniquement les annulations de dernière minute
- Uniquement pour certains cours
Cas particuliers
Le cours a été annulé
Si tu annules un cours :
- Toutes les réservations sont automatiquement annulées
- Les crédits sont toujours remboursés
- Les clients sont notifiés
Maladie/Urgence
Pour les cas particuliers, tu peux :
- Annuler la réservation en tant qu'admin
- Choisir l'option "Avec remboursement"
- Même hors délai
No-Show (absence)
Le client ne se présente pas :
- La réservation reste en place
- Les crédits ne sont pas remboursés
- Optionnel : marquage "No-Show"
Statistiques d'annulation
Vue tableau de bord
Dans Statistiques, tu vois :
- Taux d'annulation par cours
- Délai d'annulation moyen
- Les clients qui annulent le plus souvent
Utiliser les données
Un taux d'annulation élevé peut signifier :
- Délai d'annulation trop court ?
- Cours pas assez attrayant ?
- Horaire peu pratique ?
Recommandations
Pour la plupart des studios
Délai d'annulation : 24 heures
Remboursement dans le délai : 100 %
Remboursement hors délai : 0 %
Pourquoi ?
- 24h te donnent suffisamment de visibilité
- Les clients ont assez de temps
- Règle claire et simple
Pour les cours très demandés
Délai d'annulation : 48 heures
Remboursement : Uniquement dans le délai
Pourquoi ?
- Plus de temps pour que la liste d'attente s'active
- Les autres clients peuvent planifier
Pour les cours découverte / initiation
Délai d'annulation : 2 heures
Remboursement : Toujours 100 %
Pourquoi ?
- Faible barrière pour les nouveaux clients
- Encourage à essayer
Communication
Lors de la réservation
Montre clairement au client :
"Annulation gratuite jusqu'au [Date] à [Heure]"
Dans les conditions générales
Documente clairement tes règles d'annulation dans tes conditions générales.
FAQ pour les clients
Crée une page FAQ avec les questions fréquentes :
- Jusqu'à quand puis-je annuler ?
- Est-ce que je récupère mes crédits ?
- Que se passe-t-il en cas de maladie ?
Détails techniques
Crédits et FIFO
En cas de remboursement :
- Les crédits sont traités comme un "nouvel achat"
- La date d'expiration reste inchangée
- La position FIFO est mise à jour
Déclencheur de liste d'attente
Après une annulation :
- Une place se libère
- Le système vérifie la liste d'attente
- La première personne est automatiquement réservée
- Notification envoyée