Chat & Messagerie
Catégorie : Communication | Code : chat_messaging
Avec l'addon Chat & Messagerie, tu peux communiquer directement avec tes clients – sans passer par des applications externes ou l'e-mail. Les clients vous écrivent via l'application Bookicorn, vous répondez dans le tableau de bord admin. Il existe également des chats de groupe par cours, dans lesquels tous les participants peuvent communiquer entre eux et avec le formateur.
Ce que tu obtiens
- Messages directs (DM) : Communication 1 à 1 entre le studio et les clients
- Chats de groupe : Un canal de chat par cours pour tous les participants
- Boîte de réception admin : Toutes les conversations centralisées en un seul endroit
- Permissions formateurs : Les formateurs peuvent accéder aux chats de leurs cours
- Notifications push : Les clients sont notifiés des nouveaux messages
Activation
- Va dans le tableau de bord admin sous Paramètres → Addons
- Active Chat & Messagerie
- La boîte de réception apparaît immédiatement dans la navigation admin sous Messages
- Les clients voient la fonctionnalité de chat dans leur application Bookicorn après le prochain rafraîchissement de l'app
Remarque : L'addon est activé pour tous les clients de ton studio dès que tu l'actives. Il n'y a pas d'autres paramètres par client.
Messages directs (DM)
Les clients peuvent vous écrire à tout moment – par exemple pour des questions sur les cours, les réservations ou des sujets généraux.
Comment fonctionne la communication
- Le client écrit : Via l'application Bookicorn → Messages → Nouveau message
- Vous répondez : Dans l'admin sous Messages → Boîte de réception
- Historique : Tous les messages restent enregistrés dans le fil de discussion – aucune perte d'information
Vue d'ensemble de la boîte de réception
Dans la boîte de réception admin, tu vois :
- Toutes les conversations ouvertes (triées par dernière activité)
- Les messages non lus sont mis en évidence par couleur
- Recherche par nom du client ou contenu du message
- Statut par conversation (ouverte, répondue, archivée)
Conseil : Traite les messages rapidement. Les clients qui reçoivent une réponse rapide réservent plus souvent à nouveau et recommandent le studio.
Chat de groupe par cours
Pour chaque cours actif, un canal de chat de groupe est créé automatiquement. Tous les participants inscrits y ont accès.
À quoi servent les chats de groupe
- Communiquer des changements de dernière minute (changement de salle, annulation, remplacement)
- Informer les participants des mises à jour du cours (nouveaux supports, devoirs)
- Renforcer le sentiment de communauté – les participants peuvent échanger entre eux
- Clarifier des questions avant le cours (Qu'est-ce que je dois apporter ?)
Qui peut écrire ?
| Rôle | Écrire | Lire |
|---|---|---|
| Admin / Studio | Oui | Oui |
| Formateur (avec permission) | Oui | Oui |
| Clients (participants au cours) | Oui | Oui |
| Clients (non inscrits) | Non | Non |
Permissions des formateurs
Les formateurs peuvent accéder aux chats de groupe de leurs cours assignés. C'est particulièrement pratique quand les formateurs doivent communiquer de manière autonome avec leurs participants.
Configurer les permissions
- Va dans Formateurs → [Sélectionner un formateur] → Permissions
- Active Gérer les chats de cours
- En option : restreindre le formateur à certains cours
- Le formateur voit désormais les chats de groupe de ses cours assignés
Les formateurs ne peuvent pas mener de conversations individuelles (DM) avec les clients – cela reste réservé à l'admin du studio.
Conseil : Si tu utilises les comptes formateurs (addon séparé), les formateurs peuvent accéder directement aux chats de cours depuis leur propre tableau de bord.
Notifications push
Les clients reçoivent des notifications push sur leur smartphone quand :
- Un nouveau message direct du studio arrive
- Un nouveau message apparaît dans le chat de groupe d'un cours réservé
Prérequis
Les notifications push fonctionnent uniquement si l'application Bookicorn est installée sur l'appareil du client et que le client a autorisé les notifications.
Remarque : Les notifications web (navigateur) ne sont pas encore prises en charge. Les clients doivent utiliser l'application mobile pour recevoir des notifications push.
Conseils pour une messagerie efficace
Temps de réponse rapides
- Objectif : répondre dans les 2 à 4 heures (en jours ouvrés)
- Configure un message d'absence dans l'admin quand tu n'es pas disponible pendant une période prolongée
- Partage la responsabilité de la boîte de réception avec un compte employé
Communiquer les changements de cours
"Bonjour à tous ! Info rapide : le cours de yoga demain (mardi, 18h00) se déroule en salle 2 – pas en salle 1 comme d'habitude. On vous attend !"
Annoncer des nouveautés
Utilise le chat aussi de manière proactive pour :
- De nouvelles offres de cours (à tous les anciens participants)
- Des promotions saisonnières ou des bons
- Des actualités du studio (nouveaux formateurs, travaux, événements spéciaux)
Ton professionnel
- Reste aimable et clair dans ta communication
- N'utilise pas le chat de groupe pour des conversations individuelles – cela confond les autres participants
- Les informations importantes (annulation, résiliation) doivent être envoyées également par e-mail
Questions fréquentes
Les clients peuvent-ils supprimer des messages ? Non. Tous les messages restent enregistrés dans le système. Les admins peuvent supprimer des messages dans le tableau de bord admin.
Y a-t-il un archivage des messages ? Oui. Les conversations restent enregistrées en permanence et peuvent être archivées dans la boîte de réception.
Que se passe-t-il quand un cours se termine ? Le chat de groupe reste en place mais est marqué comme « inactif ». De nouveaux messages peuvent toujours être envoyés.
Plusieurs employés peuvent-ils utiliser la boîte de réception simultanément ? Oui. Tous les comptes admin ont accès à la boîte de réception. Vous voyez qui a déjà lu un message.