Réunions Zoom

Avec l'extension Réunions Zoom, Bookicorn crée une réunion Zoom distincte pour chaque séance en ligne réservée. Tes clients reçoivent le lien dans la confirmation de réservation, dans le rappel et dans l'app client. Tu n'as plus à saisir de lien de réunion à la main.

Dans les textes du Manager, c'est le terme de ton studio qui apparaît à la place d'« instructeur ».

Ce que fait Réunions Zoom

• Chaque séance réservée reçoit sa propre réunion Zoom.
• Le lien figure dans la confirmation de réservation, dans le rappel et dans l'app client. Seuls les clients qui ont réservé la séance peuvent le voir.
• Les instructeurs peuvent connecter leur propre Zoom s'ils le souhaitent. Sinon, la réunion passe par le Zoom du studio.
• Salle d'attente, code d'accès, enregistrement et plus encore se règlent pour le studio et s'adaptent par offre.
• Dans le Manager, tu démarres la réunion depuis la séance avec Démarrer la réunion.
• Si tu annules une séance, Bookicorn supprime la réunion dans Zoom.

Zoom est pris en charge. Pour Microsoft Teams, Google Meet et les autres plateformes, tu continues de saisir un lien fixe dans l'offre.

Ajouter Zoom

Prérequis

• L'extension Réunions Zoom est active dans ton studio.
• Tu as un compte Zoom. Un compte gratuit suffit, pour les séances de plus de 40 minutes il te faut un compte payant.
• Le Zoom du studio est connecté par les administrateurs, leur propre Zoom par les instructeurs.
• En te connectant, tu autorises Bookicorn à lire ton profil Zoom (nom, adresse e-mail, type de compte) et à créer, lire, modifier et supprimer des réunions. Bookicorn ne demande aucun autre droit.

Activer Réunions Zoom

Tu actives l'extension sous Manager → Boutique d'extensions avec Réunions Zoom puis Activer. C'est une extension standard, qui occupe un emplacement d'extension de ton forfait. Une fois active, Ouvrir te mène à la page Réunions Zoom (app.bookicorn.net/zoom).

Connecter le Zoom du studio

En tant qu'admin, tu trouves aussi la page sous Manager → Paramètres → Extensions actives → Réunions Zoom.

1. Ouvre Réunions Zoom.
2. Sous Zoom du studio, appuie sur Se connecter à Zoom.
3. Connecte-toi à Zoom et autorise l'accès.

Ensuite, la page affiche Connecté et Connecté en tant que avec l'adresse e-mail du compte Zoom. Le Zoom du studio héberge toutes les réunions pour lesquelles aucun instructeur n'a connecté son propre Zoom. En dessous, tu vois tes instructeurs avec Connecté ou Non connecté.

Zoom personnel pour les instructeurs

Les instructeurs connectent leur propre Zoom sous Manager → Personnel → Mon Zoom : ils appuient sur Se connecter à Zoom et se connectent à Zoom. Les réunions de leurs séances passent alors par leur propre Zoom. Sans connexion personnelle, le Zoom du studio prend le relais.

Passer une offre en ligne sur Zoom

1. Ouvre l'offre et va dans la section Lieu & Instructeur.
2. Active Offre en ligne et choisis Zoom comme plateforme.
3. Active Créer automatiquement une réunion par séance.
4. Enregistre l'offre.

Tu ne saisis alors plus de Lien en ligne. Si Zoom n'est connecté ni pour le studio ni pour l'instructeur de l'offre, l'offre affiche un avis avec Se connecter à Zoom.

L'interrupteur Créer automatiquement une réunion par séance n'apparaît que si l'extension est active et que la plateforme choisie est Zoom. Plus d'infos sous Créer une offre.

Utiliser Zoom

Qui héberge la réunion

Pour chaque séance, cet ordre s'applique :

1. Si l'instructeur de la séance a connecté son propre Zoom, la réunion passe par son Zoom. Un remplacement sur la séance passe avant l'instructeur de l'offre.
2. Sinon, elle passe par le Zoom du studio.
3. Si aucun des deux n'est connecté, aucune réunion n'est créée. Tu reçois alors une notification, voir « Quand une réunion manque » plus bas.

Un compte Zoom n'héberge en général qu'une réunion à la fois. Si tes séances ont lieu en parallèle, le mieux est que les instructeurs connectent leur propre Zoom.

Paramètres des réunions

Sous Réunions Zoom → Paramètres, tu décides en tant qu'admin comment les réunions de ton studio sont configurées. Chaque modification est enregistrée tout de suite et vaut pour les réunions créées ensuite. Les paramètres verrouillés dans ton compte Zoom sont prioritaires.

Accès et sécurité

• Salle d'attente : les participants attendent qu'on les fasse entrer.
• Rejoindre avant l'instructeur : Seulement quand l'instructeur démarre, À tout moment, 5 minutes avant, 10 minutes avant ou 15 minutes avant. Avec une salle d'attente, Zoom ne laisse entrer personne avant l'instructeur.
• Code d'accès : le code est intégré au lien, tes clients n'ont rien à saisir.
• Rejoindre uniquement avec un compte Zoom : les participants ont besoin de leur propre compte Zoom.

Audio et vidéo

• Couper le micro à l'arrivée
• Caméra activée au début : instructeur et Caméra activée au début : participants
• Connexion audio : Ordinateur uniquement ou Ordinateur et téléphone.

Enregistrement

• Enregistrer automatiquement : Non, En local ou Dans le cloud Zoom.
• L'instructeur peut mettre l'enregistrement en pause

Par défaut, le code d'accès, le micro coupé à l'arrivée et les deux caméras sont activés, la connexion audio passe par ordinateur et téléphone, et la salle d'attente et l'enregistrement sont désactivés.

Paramètres propres à une offre

Dans l'offre, Paramètres pour cette offre mène aux mêmes champs. À côté s'affiche Réglage du studio tant que l'offre utilise les paramètres du studio, et Réglages propres dès que tu modifies quelque chose. Appuie sur Terminé et enregistre l'offre. Avec Revenir au réglage du studio, le réglage du studio s'applique de nouveau.

Démarrer la réunion

Ouvre la séance dans le Manager. Pour les séances en ligne avec Zoom, tu vois :

• Démarrer la réunion : ouvre Zoom et démarre la réunion en tant qu'hôte. S'il n'y a pas encore de réunion, Bookicorn la crée à ce moment-là.
• Lien pour les participants : copie le lien que reçoivent tes clients. Le bouton apparaît dès que la réunion a été créée.

Les admins et l'instructeur de la séance peuvent la démarrer.

Quand la réunion est créée

Bookicorn crée la réunion dès qu'elle est nécessaire : avec la première confirmation de réservation, au plus tard avec le rappel, à l'ouverture d'une séance réservée dans le Manager ou avec Démarrer la réunion. Les séances sans réservation ne reçoivent pas de réunion. Ton compte Zoom reste ainsi sous la limite quotidienne de Zoom pour les réunions nouvelles et modifiées.

Déplacer ou annuler une séance

• Déplacer : le lien reste le même. Bookicorn inscrit le nouvel horaire dans Zoom dès que le lien est de nouveau nécessaire, par exemple avec le rappel ou quand tu ouvres la séance dans le Manager.
• Annuler : si tu annules une séance, une série ou un bloc, Bookicorn supprime les réunions dans Zoom.
• Annulation par un client : la réunion reste en place pour les autres participants.

Zoom gratuit

Avec un compte Zoom gratuit, les réunions s'arrêtent au bout de 40 minutes et il n'y a pas d'enregistrement dans le cloud Zoom. Réunions Zoom te l'indique, et l'enregistrement se fait alors en local plutôt que dans le cloud. Pour des séances de plus de 40 minutes, il te faut un compte Zoom payant.

Quand une réunion manque

Si Bookicorn ne peut pas créer de réunion, tu reçois une notification et un e-mail Réunion Zoom manquante avec la raison. Dans le Manager, la séance affiche alors Réunion Zoom manquante avec Réessayer. Les raisons et ce que tu peux faire :

• Ni l'instructeur ni le studio n'a connecté Zoom : connecte Zoom sous Réunions Zoom, pour le studio ou en tant qu'instructeur.
• La connexion à Zoom n'est plus valide : appuie sur Reconnecter sous Réunions Zoom.
• Zoom n'a pas répondu pour le moment : Bookicorn réessaie avec le rappel. Tu peux aussi appuyer sur Réessayer sur la séance.

Les clients dont la confirmation est partie sans lien le reçoivent avec le rappel. Dans l'app client, ils le voient dès que la réunion a été créée.

Si cela ne t'aide pas, écris-nous à hey@bookicorn.net.

Retirer Zoom

Déconnecter Zoom dans Bookicorn

Ouvre Réunions Zoom ou, en tant qu'instructeur, Personnel → Mon Zoom et appuie sur Déconnecter. Bookicorn retire en même temps son accès chez Zoom. Déconnecter met fin à la connexion. Les liens existants restent valables. Les nouvelles réunions passent alors par le Zoom du studio, s'il est connecté. Pour les réunions créées via le compte déconnecté, Bookicorn ne peut plus modifier l'horaire ni supprimer la réunion. Tu démarres ces réunions directement dans Zoom.

Retirer Bookicorn dans Zoom

Tu peux aussi retirer Bookicorn directement dans Zoom : connecte-toi au Zoom App Marketplace, ouvre Manage → Added Apps, choisis Bookicorn et clique sur Remove. Zoom en informe Bookicorn et la connexion prend fin comme lors d'une déconnexion.

Ce qui arrive à tes données

Lors d'une déconnexion ou du retrait de l'app, Bookicorn supprime immédiatement tout ce qu'il a reçu de Zoom : les jetons d'accès ainsi que l'adresse e-mail et l'identifiant utilisateur de ton compte Zoom. Les réunions déjà créées restent dans ton compte Zoom et leurs liens dans les réservations de tes clients restent valables. Tu peux modifier ou supprimer ces réunions directement dans Zoom. Si tu veux aussi faire supprimer les liens de réunion enregistrés chez Bookicorn, écris-nous à hey@bookicorn.net. Plus d'informations dans la politique de confidentialité.

Questions fréquentes

Mes clients ont-ils besoin d'un compte Zoom ? Non, sauf si tu actives Rejoindre uniquement avec un compte Zoom. Le code d'accès est intégré au lien.

Qui voit le lien ? Les clients qui ont réservé la séance, ainsi que les admins et l'instructeur de la séance dans le Manager.

Les paramètres modifiés valent-ils aussi pour les réunions déjà créées ? Non. Les modifications valent pour les réunions créées ensuite.

Est-ce que ça marche aussi avec Microsoft Teams ou Google Meet ? Non, pour l'instant seulement avec Zoom. Pour les autres plateformes, tu saisis un Lien en ligne fixe dans l'offre.

Que se passe-t-il pour les offres qui ont un lien Zoom fixe ? Elles gardent leur lien. Ce n'est que lorsque tu actives Créer automatiquement une réunion par séance que chaque séance reçoit sa propre réunion.

Si l'instructeur d'une séance change, la réunion suit-elle ? Non. Une réunion déjà créée reste dans le compte Zoom où elle a été créée. Démarrer la réunion fonctionne quand même.

Le lien figure-t-il aussi dans le calendrier ? Oui. Le fichier de calendrier de la confirmation de réservation contient le lien. Avec l'extension Synchronisation du calendrier, il figure aussi dans l'entrée de calendrier des admins et des instructeurs, dès que la réunion a été créée.

Que se passe-t-il si je désactive l'extension ? Tu ne peux alors plus connecter Zoom à nouveau ni activer Créer automatiquement une réunion par séance. Les réunions déjà créées et leurs liens restent valables.