Report de réservation
Avec l'extension Report de réservation, tu déplaces une réservation vers une autre séance sans l'annuler ni la réserver de nouveau. Le paiement suit la réservation. Si tu le souhaites, les clients peuvent aussi déplacer eux-mêmes leur réservation. Tu actives l'extension dans le Manager sous Boutique d'extensions.
Déplacer une réservation dans le Manager
Dans le Manager, tu déplaces une réservation ainsi :
- Ouvre la séance, appuie dans l'onglet Confirmés sur les trois points à côté de la personne et choisis Déplacer. Tu trouves aussi Déplacer sous Manager → Réservations, au niveau de la réservation.
- Choisis l'offre et la nouvelle séance. La séance actuelle est signalée.
- À l'étape Paiement, choisis ce qu'il advient du paiement (voir la section suivante).
- Appuie sur Déplacer.
En tant que studio, tu peux déplacer une réservation vers n'importe quelle séance à venir de n'importe quelle offre active, même à un autre prix. Aucun délai ne s'applique à toi, la nouvelle séance doit seulement se situer dans le futur. Si la nouvelle séance est complète, le Manager te demande : « La séance est complète. Tu peux quand même déplacer la réservation, la séance sera surréservée. » Avec Déplacer quand même, tu déplaces malgré tout.
Pour les offres avec choix libre de l'horaire, tu choisis un créneau libre ou tu fixes toi-même une heure sous Autre horaire, même en dehors de tes disponibilités. Ce qui est déjà occupé reste bloqué.
Les instructeurs ont besoin des droits pour déplacer et pour annuler.
Le paiement quand le studio déplace une réservation
Quand tu déplaces une réservation dans le Manager, tu définis à l'étape Paiement :
- Remboursement du paiement précédent, comme lors d'une annulation. Si tu choisis Pas de remboursement automatique, le paiement précédent passe sur la nouvelle réservation : « Cette personne a déjà payé. Le paiement suit vers la nouvelle réservation, rien de nouveau n'est facturé. »
- Moyen de paiement de la nouvelle réservation : Sur place, Virement/PayPal ou Crédits. Tu peux ajuster le prix.
Quelles réservations peuvent être déplacées
Peuvent être déplacées les réservations individuelles avec compte client sur une séance fixe. Ne peuvent pas être déplacées :
- Réservations de bloc
- Réservations de groupe, c'est-à-dire les réservations avec accompagnants
- Réservations avec ressources. Celles-ci se déplacent dans le calendrier.
Les clients déplacent eux-mêmes leur réservation
Les clients déplacent leur réservation dans l'app clients ou dans l'espace client : dans la réservation, ils appuient sur Déplacer, choisissent l'une des séances proposées et confirment avec Déplacer vers cette séance.
Des règles fixes s'appliquent aux clients :
- Seules les séances de la même offre qui ont une place libre et qui coûtent le même prix, en argent et en crédits, sont proposées.
- Le déplacement n'est possible que pendant le délai d'annulation de l'offre et avant le début de la séance. Ensuite, le message « Le déplacement était possible jusqu'au …, comme l'annulation. » s'affiche.
- Le paiement suit la réservation, rien n'est remboursé ni facturé de nouveau.
- Les clients ne peuvent pas déplacer eux-mêmes les réservations de bloc, les réservations de groupe et les réservations avec ressources.
S'il n'y a aucune séance adaptée, le client voit : « Il n'y a pour l'instant aucune autre séance avec une place libre au même prix. »
Réglage : les clients peuvent-ils déplacer eux-mêmes ?
Tu règles dans l'extension si les clients peuvent déplacer eux-mêmes leur réservation :
- Ouvre Manager → Boutique d'extensions et appuie sur Report de réservation.
- Sous Déplacement de réservation se trouve l'interrupteur Les clients peuvent déplacer eux-mêmes leur réservation.
Il est activé par défaut. Désactivé, seuls toi et ton équipe déplacez les réservations, les clients ne voient pas le bouton.
Quels e-mails sont envoyés lors d'un déplacement
Le client reçoit un e-mail « Confirmation de déplacement » avec la nouvelle séance. Aucun e-mail d'annulation n'est envoyé pour l'ancienne séance. Tu reçois une notification concernant la nouvelle réservation, avec la mention que la réservation a été déplacée.
Sans l'extension Report de réservation
Sans l'extension, Déplacer apparaît quand même dans le menu du Manager et mène à la page de l'extension. Les clients ne voient pas de bouton pour déplacer leur réservation. Sans extension, tu déplaces une réservation en l'annulant puis en inscrivant de nouveau la personne.
Questions fréquentes
Un client peut-il passer lui-même à une autre séance ? Oui, avec l'extension « Report de réservation » et l'interrupteur Les clients peuvent déplacer eux-mêmes leur réservation activé. Il peut passer à des séances de la même offre au même prix, pendant le délai d'annulation.
Est-ce que je peux déplacer une réservation vers une autre offre ? Oui, dans le Manager. Les clients ne peuvent déplacer leur réservation qu'au sein de la même offre.
Le client doit-il payer de nouveau lors d'un déplacement ? Non, s'il déplace lui-même sa réservation. Quand c'est toi qui la déplaces, tu décides du remboursement et du moyen de paiement.
Peut-on déplacer des blocs ? Non. Les réservations de bloc et les réservations de groupe ne peuvent pas être déplacées.
Jusqu'à quand les clients peuvent-ils déplacer leur réservation ? Jusqu'à la fin du délai d'annulation de l'offre, au plus tard jusqu'au début de la séance.