Check-in et présence
Le check-in te permet d'enregistrer qui est vraiment venu à une séance. Tu le fais à la main dans la liste des participants ou en enregistrement autonome, où tes clients s'enregistrent eux-mêmes avec l'app clients. Pour les deux, il te faut l'extension Contrôle de présence numérique, que tu actives dans le Manager sous Boutique d'extensions.
Comment confirmer la présence ?
Tu confirmes la présence dans la séance :
- Touche la séance dans le calendrier ou sur le tableau de bord.
- Dans l'onglet Confirmés, un cercle figure à droite de chaque nom. Touche-le pour faire le check-in de la personne.
- Tu peux aussi toucher les trois points à côté de la personne et choisir Check-in.
Une erreur se corrige avec Annuler le pointage dans le même menu. En haut de la liste des participants, tu vois combien de personnes ont déjà fait leur check-in.
Le check-in manuel est possible à tout moment, avant, pendant et après la séance.
Marquer comme absent
Si quelqu'un n'est pas venu, touche les trois points à côté de la personne et choisis Marquer comme absent. Le cercle affiche alors une croix rouge. C'est une simple mention : la réservation reste, rien n'est annulé, aucun crédit n'est rendu et la personne ne reçoit pas d'e-mail. Avec Annuler l'absence, elle redevient en attente.
Si la personne arrive finalement, touche le cercle, ou elle fait elle-même son check-in. Elle compte alors comme présente. Enregistrement autonome indique combien de personnes sont marquées comme absentes.
Je ne trouve pas de bouton de check-in
Si le cercle et l'entrée de menu Check-in manquent dans la liste des participants, c'est pour l'une de ces raisons :
- L'extension « Contrôle de présence numérique » n'est pas active. Sous la liste des participants, un message indique alors le chemin vers la Boutique d'extensions.
- Tu n'as pas le droit. Les instructeurs ont besoin du droit de marquer la présence.
- La remise et le retour sont activés pour l'offre (Est-ce que quelque chose est remis puis rendu ?). À la place du check-in, tu y trouves Confirmer le retrait et Confirmer le retour.
Le check-in n'existe pas sans l'extension. Tu marques comme absentes les personnes qui ne sont pas venues ; il n'y a pas de statut dédié sur la réservation pour cela.
Ouvrir l'enregistrement autonome par code QR
Avec l'enregistrement autonome, tes clients font eux-mêmes leur check-in avec l'app clients en scannant un code. Tu mets ce code à disposition dans la séance :
- Ouvre la séance et choisis en haut, sous Plus, l'entrée Enregistrement autonome.
- Touche Ouvrir l'enregistrement.
- Affiche le code QR, par exemple sur une tablette à l'entrée. Avec Partager le code ou Enregistrer le code, tu peux le transmettre ou l'imprimer.
Tant que l'enregistrement est ouvert, tu lis « Les participants peuvent s'enregistrer jusqu'à … ». Le code est valable dès l'ouverture et jusqu'à 30 minutes après la fin de la séance. Avec Fermer l'enregistrement, tu y mets fin plus tôt. Sous Déjà présents, tu vois qui a déjà fait son check-in.
Tu accèdes aussi à l'enregistrement autonome via la carte de la prochaine séance sur le tableau de bord.
Scanner une réservation
Chaque réservation a son propre code QR. Les clients le trouvent dans l'app client, dans leur réservation, et dans l'e-mail de confirmation. Dans l'e-mail, il figure toujours pour les offres avec remise, sinon quand l'extension Contrôle de présence numérique est active.
- Ouvre Scanner dans le Manager (app.bookicorn.net/scan). Tu y accèdes aussi via Scanner le code QR sous Retraits et retours et dans la fiche Enregistrement autonome.
- Place le code QR de la réservation dans le cadre. Dans le Manager web, Bookicorn utilise la caméra du navigateur.
- Selon la réservation, touche Enregistrer la présence, Confirmer la remise ou Confirmer le retour. Scanner le suivant te permet de continuer.
Si quelque chose ne va pas, le scanner affiche une remarque, par exemple :
- « Cette réservation est pour le … » si elle concerne un autre jour.
- « Cette réservation est annulée. »
- « Cette réservation n'est pas encore confirmée. »
- « L'enregistrement n'est pas actif dans ce studio. »
Le code d'enregistrement d'une séance est autre chose : ce sont les clients qui le scannent pour s'enregistrer. Si tu le scannes dans le Manager, le scanner t'indique qu'il te faut le code de la réservation.
Quand les clients peuvent-ils faire leur check-in eux-mêmes ?
Tes clients font leur check-in dans l'app clients avec S'enregistrer. Il y a deux façons :
- Scanner le code : uniquement tant que tu as ouvert l'enregistrement pour cette séance.
- Je suis là (par localisation) : de 60 minutes avant le début jusqu'à 30 minutes après la fin de la séance, selon le fuseau horaire de ton studio. L'app vérifie que le client se trouve à 200 mètres au maximum du lieu de la séance. Pour cela, le site doit avoir des coordonnées. Tu n'as rien à ouvrir.
Dans les deux cas, le client a besoin d'une réservation confirmée pour cette séance, et la séance ne doit pas être annulée.
Régler l'enregistrement autonome
Tu règles les façons autorisées sous Manager → Paramètres → Extensions actives → Contrôle de présence numérique (app.bookicorn.net/einstellungen/checkin). Sous Voies autorisées, tu trouves :
- Enregistrement autonome : les participants s'enregistrent eux-mêmes. Si c'est désactivé, il n'y a plus d'enregistrement autonome, seulement le check-in manuel.
- Par code QR
- Par localisation
Les trois sont activés par défaut et valent pour toutes les séances de ton studio.
Check-in et annulation
Quand une réservation est annulée, Bookicorn supprime aussi le check-in de cette personne. Lors de l'annulation d'une séance, les check-ins sont également supprimés.
Questions fréquentes
Comment confirmer la présence ? Dans la séance, onglet Confirmés, touche le cercle à côté du nom ou choisis Check-in dans le menu de la personne. Il faut pour cela l'extension « Contrôle de présence numérique ».
Je ne trouve pas de bouton de check-in. Pourquoi ? Le plus souvent, l'extension « Contrôle de présence numérique » manque. Les instructeurs ont en plus besoin du droit correspondant. Pour les offres avec remise, il y a le retrait et le retour à la place du check-in.
À partir de quand mes clients peuvent-ils faire leur check-in eux-mêmes ? Par localisation, de 60 minutes avant le début jusqu'à 30 minutes après la fin. Par code QR, dès que tu ouvres l'enregistrement dans la séance.
Où mes clients trouvent-ils le check-in ? Dans l'app clients, via S'enregistrer. Ils y choisissent Scanner le code ou Je suis là.
Y a-t-il des conséquences si quelqu'un ne vient pas ? Non. Tu peux marquer la personne comme absente dans la séance, c'est une simple mention. Il n'y a ni frais ni blocage automatique.
Puis-je scanner le code QR d'une réservation dans le Manager ? Oui, sous Scanner (app.bookicorn.net/scan). Selon la réservation, tu enregistres la personne ou tu confirmes la remise ou le retour.