Gérer les crédits d'un client
Tu gères les cartes prépayées d'un client dans son profil client. C'est là que tu attribues des crédits manuellement, que tu corriges des cartes et que tu confirmes des paiements.
Ouvrir les cartes d'un client
- Ouvre Manager → Clients et touche le client.
- Ouvre la section des crédits. Elle porte le nom de ton unité, par exemple Crédits.
Tu y trouves toutes les cartes prépayées du client. Quand tu touches une carte, tu vois en haut Disponibles, Total et Utilisés, ainsi que le numéro de réservation, la date d'expiration et la valeur par crédit. En dessous figurent les actions pour cette carte.
Attribuer des crédits manuellement
Avec une nouvelle carte, tu crédites des crédits à un client, par exemple en cadeau, en geste commercial ou pour un paiement que tu as reçu en dehors de Bookicorn.
- Dans l'onglet Cartes prépayées, touche Attribuer des Cartes prépayées manuellement.
- Sous Modèle de forfait, choisis l'un de tes forfaits ou Personnalisé. Un modèle reprend le nom, les crédits et le prix.
- Saisis le Total crédits et, si certains ont déjà été utilisés, les Crédits disponibles.
- Indique le Nom du forfait.
- Choisis le Type de transaction : Paiement, Crédit manuel, Geste commercial, Promotion, Cadeau ou Remboursement. Pour un paiement, tu saisis le Prix, pour les autres la Valeur des crédits pour tes analyses. Pour Cadeau et Promotion, Bookicorn met la valeur à 0.
- Sous Début & Expiration, règle le Type de début et le Type d'expiration : Pas d'expiration, Date d'expiration fixe, Après la date d'achat ou Après la date de début.
- Facultatif : une Note interne.
- Touche Attribuer des crédits.
Avec l'extension Système de facturation, Paiement et Crédit manuel avec un montant affichent l'interrupteur Créer une facture, activé par défaut. Sous Émetteur de factures, tu choisis qui émet la facture, Automatique prend ton émetteur par défaut. Avec Déjà payé, la carte est utilisable tout de suite et le client reçoit une confirmation de paiement avec la facture. Avec Paiement en attente, il reçoit des instructions de paiement avec tes coordonnées bancaires et la facture, et la carte reste bloquée jusqu'à ce que tu touches Marquer comme payé sous Manager → Transactions. Sans facture, le client reçoit un e-mail sur les crédits attribués et la carte est utilisable tout de suite.
Sous Statut du paiement, tu choisis Déjà payé ou Paiement en attente, et sous Envoyer la facture, Envoyer maintenant ou Envoyer plus tard. Rien n'est présélectionné, les deux choix sont obligatoires. Avec Envoyer plus tard, Bookicorn crée seulement la facture sans l'envoyer, par exemple quand tu attribues des crédits à une crèche ou une école longtemps avant le début du cours. Le client reçoit alors seulement l'e-mail sur les crédits attribués, ou avec Déjà payé la confirmation de paiement, dans les deux cas sans facture. Avec Paiement en attente, la carte est quand même utilisable tout de suite. Tu trouves la facture sous Manager → Factures : tu y ajustes l'échéance et les positions et tu l'envoies avec Envoyer par e-mail quand cela te convient. Quand l'argent est arrivé, touche Marquer comme payée dans la facture et le client reçoit une confirmation de paiement.
Ajouter ou déduire des crédits
Pour corriger une carte existante :
- Ajouter des crédits : saisis le nombre et la Raison de l'ajout. Les crédits s'ajoutent à la carte et sont disponibles immédiatement. Le client est informé.
- Déduire des crédits : saisis le nombre et la Raison de la déduction. Tu peux déduire au maximum le nombre encore disponible. La carte reste active.
Dans les deux cas, la raison est obligatoire et figure ensuite dans l'historique de la carte.
Confirmer le paiement d'une carte
Si un client a acheté une carte avec paiement sur place ou par virement, la carte affiche en haut « En attente de ta confirmation ». Jusque-là, la carte est bloquée et le client ne peut rien réserver avec.
Une fois l'argent reçu, touche Confirmer le paiement reçu. La carte est utilisable immédiatement. Si tu as un émetteur de factures par défaut, Bookicorn crée la facture et l'envoie au client.
Suspendre et reprendre une carte
Avec Suspendre la Carte prépayée, tu mets une carte en pause, par exemple en cas de maladie. L'action porte le nom de ta carte dans son intitulé.
- Suspendre immédiatement ou Planifier la période avec Suspendre à partir du et Suspendre jusqu'au
- la Raison de la suspension est obligatoire
Pendant la pause, le client ne peut rien réserver avec cette carte. Si tu y mets fin toi-même avec Terminer la pause, Bookicorn prolonge la date d'expiration du nombre de jours de pause. À la fin d'une période planifiée, Bookicorn termine la pause automatiquement, sans prolonger la date d'expiration. Pour en savoir plus, consulte Validité et expiration.
Prolonger la validité et modifier la carte
- Prolonger la validité : d'une Durée de validité en jours, semaines ou mois à partir de la date d'expiration actuelle, ou jusqu'à une Date d'expiration fixe. La Raison de la prolongation est obligatoire.
- Modifier la carte de crédits : modifier le Nom du forfait, le Total, la Date d'expiration et la Note interne. Le total ne peut pas être inférieur aux crédits déjà utilisés. Une date d'expiration vide signifie une validité illimitée.
Toutes les modifications sont consignées dans l'historique de la carte.
L'historique d'une carte
Sous Historique, tu vois chaque mouvement de la carte avec sa date et le solde avant et après : Achat, Réservation, Remboursé, Ajouté, Déduit, Prolongé, Suspendu, Repris, et d'autres.
Supprimer une carte
Avec Supprimer la carte de crédits, tu désactives définitivement une carte. Tu indiques un Motif de suppression et tu confirmes avec Supprimer définitivement. Les crédits restants de la carte sont perdus, et l'action ne peut pas être annulée.
Questions fréquentes
Où gérer la carte de 10 séances d'un client ? Dans le profil client sous Manager → Clients, dans la section des crédits. Touche la carte.
Comment offrir des crédits à un client ? Avec Attribuer des Cartes prépayées manuellement et le type de transaction Cadeau.
Pourquoi mon client ne peut-il pas utiliser la carte qu'il a achetée ? Si la carte affiche « En attente de ta confirmation », elle attend que tu confirmes le paiement. Touche Confirmer le paiement reçu. Si elle est suspendue ou expirée, tu le vois aussi sur la carte.
Le client reçoit-il une facture quand j'attribue des crédits manuellement ? Oui, si l'extension Système de facturation est active, que tu saisis un montant et que tu laisses Créer une facture activé. Avec Paiement en attente, la facture reste Ouverte jusqu'à ce que tu confirmes le paiement. Avec Envoyer plus tard, elle ne part que lorsque tu l'envoies sous Manager → Factures avec Envoyer par e-mail.