Dossier client : notes et documents directement sur la fiche client
Écris après chaque séance une note directement depuis la liste des participants et range les fiches signées, les consentements et les contrats dans la fiche client. Seule ton équipe voit les deux.
- Plan Free gratuit pour toujours
- Sans démo obligatoire, commence tout de suite
- Sans carte bancaire
Mis à jour le 25 septembre 2026
La documentation en bref
- occupe un emplacement d'extension, même dans le plan Free
- Extension
- note de séance depuis la liste des participants
- Depuis la séance
- par fichier dans l'espace de documents
- 20 Mo
- les clients ne voient ni les notes ni les fichiers
- Ton équipe seulement
- serveurs, stockage fermé
- Francfort
- espace par membre de l'équipe, pour les admins seulement
- Aussi pour l'équipe
Qu'est-ce que le dossier client dans Bookicorn ?
Le dossier client dans Bookicorn, c'est noter ce qui s'est passé à chaque séance et ranger les documents de tes clients au même endroit. Avec l'extension Documentation, tu écris la note directement depuis la liste des participants de la séance, et elle figure ensuite avec sa date dans l'historique de la fiche client. S'y ajoute un espace pour les fiches d'inscription, les questionnaires, les consentements et les contrats, que seule ton équipe voit.
- Pour qui
- Pour tous ceux qui suivent des progressions et conservent des documents : coaching sportif, cabinets de kiné et de massage, coaching, écoles d'équitation, cours de danse et de musique.
- Ce que tu obtiens
- La note de séance depuis la séance, l'historique dans la fiche client, un espace pour des fichiers jusqu'à 20 Mo par client et un espace dédié pour chaque membre de l'équipe.
- Ce que ça coûte
- Documentation est une extension qui occupe un emplacement d'extension de ton plan, ce qui fonctionne dès le plan Free. Pendant l'essai de 14 jours, tu la testes comme toutes les extensions.
Comment obtenir Documentation
Tu actives l'extension Documentation d'un geste dans la Boutique d'extensions de ton Manager, et tu peux la désactiver à tout moment. Elle occupe un des emplacements d'extensions de ton plan. Quand tous les emplacements sont pris, tu peux l'ajouter en plus dans les plans payants.
- Note de séance dans la liste des participants de chaque séance, avec date et fichier
- Espace de documents pour le client et le membre de l'équipe, chaque fichier jusqu'à 20 Mo
- Tu as les notes dans la fiche client même sans extension
- Sans extension, l'entrée dans la séance mène à la page de l'extension
- Free
- 1 emplacement
- Starter
- 3 emplacements
- Professional
- 8 emplacements
- Premium
- toutes les extensions
Des notes dans un cahier, les consentements dans un classeur ?
- Qu'est-ce qu'on avait fait pour l'épaule la dernière fois ?
- Tu as bien reçu mon consentement ?
- Tu peux me retrouver mon contrat ?
Ce qui s'est passé au dernier cours est noté dans un cahier que ton collègue a gardé. Les fiches signées sont dans un classeur au bureau, les consentements dans ta boîte mail, et personne ne les trouve quand il le faut.
Après la séance, tu touches Note de séance dans la liste des participants. L'historique et les documents sont dans la fiche client, pour chaque membre de l'équipe qui a le droit de les voir.
De la séance à la fiche client
Tu documentes là où la séance a lieu, et tu retrouves tout plus tard sur la fiche du client.
- 1
Note de séance
Dans la liste des participants de la séance, touche Note de séance à côté de la personne. La date est préremplie et modifiable, et tu joins directement un fichier.
- 2
Historique dans la fiche
La note apparaît dans l'historique de la fiche client, avec la date et le nom de son auteur. Tu épingles en haut ce qui est important.
- 3
Ranger les documents
Tu importes la fiche d'inscription, le consentement ou le contrat dans la fiche client. Le fichier s'ouvre via un lien valable une heure.
Ce que sait faire la documentation
Des notes pour chaque séance et un espace pour tout ce qu'il te faut par écrit, au même endroit.
Toutes les fonctionsNote directement depuis la séance
Dans la liste des participants de chaque séance, tu écris une note pour chaque personne. Elle est liée à la réservation et figure ensuite dans l'historique de la fiche client.
Date au choix
La date est préremplie avec celle de la séance. Tu peux aussi saisir une note après coup et modifier sa date plus tard.
Espace pour les documents
Les fiches d'inscription signées, les questionnaires, les consentements et les contrats sont dans la fiche client, chaque fichier jusqu'à 20 Mo, avec sa date et sa taille.
Pour ton équipe seulement
Les clients ne voient ni les notes ni les fichiers. Les formateurs ne voient les notes que si tu leur donnes le droit d'accès Notes. Les fichiers sont dans un stockage fermé.
Séparé par personne
Si un client réserve aussi pour ses enfants ou son partenaire, tu associes les notes et les fichiers à chaque personne et tu filtres ensuite.
Espace pour ton équipe
Chaque membre de l'équipe a aussi des notes et un espace de documents, par exemple pour les contrats et les justificatifs. Seuls les admins de ton studio les voient.
Et aussi
- Les notes épinglées sont en haut
- Chaque note indique qui l'a écrite
- Seul l'auteur d'une note peut la supprimer
- Tous types de fichiers, par exemple PDF ou photo
- Quand tu retires un client, ses notes et ses fichiers sont supprimés
Commence gratuitement, sans démo obligatoire
Crée ton compte et configure tout en quelques minutes. Le plan Free reste gratuit pour toujours, et pendant 14 jours tu testes en plus toutes les fonctions.
- Commence tout de suite, sans démo obligatoire
- Pas besoin de carte bancaire
- Résiliable chaque mois
BookicornPlan FreeComment d'autres documentent
Trois usages typiques de différents secteurs.
Coaching sportif
Après chaque séance, une courte note sur les exercices et les charges. Le questionnaire de santé est rangé en PDF dans la fiche.
- Note
- après chaque séance
- Documents
- Questionnaire de santé
Cabinet de massage
L'historique de chaque soin, complété le soir avec la bonne date. Le consentement signé est rangé dans l'espace de documents.
- Date
- ajoutée après coup
- Documents
- Consentement
École d'équitation
Des parents réservent pour deux enfants. Les notes sur les progrès à cheval et la décharge de responsabilité sont séparées pour chaque enfant.
- Personnes
- 2 enfants
- Documents
- Décharge par enfant
Notes sans extension ou avec Documentation ?
Tu as les notes dans la fiche client dans tous les plans. L'extension ajoute la séance et l'espace de documents.
| Question | Gestion des clientsInclus dans tous les plansVoir la page | DocumentationExtensionCette page |
|---|---|---|
| Notes dans la fiche client | Oui, avec date, auteur et épinglage | Oui, avec date, auteur et épinglage |
| Note directement depuis la séance | Non | Oui, depuis la liste des participants |
| Fichiers sur la fiche client | Non | Oui, jusqu'à 20 Mo par fichier |
| Notes sur l'équipe | Oui, pour les admins seulement | Oui, pour les admins seulement |
| Fichiers sur l'équipe | Non | Oui, pour les admins seulement |
Ce que d'autres utilisent avec la documentation
Les fonctions de base sont incluses dans tous les plans, les extensions s'ajoutent quand tu en as besoin.
Gestion des clients
Liste de clients avec recherche et filtres, fiche client avec réservations, crédits, notes et factures, plus export CSV et suppression selon le RGPD.
En savoir plusFeuille de présence
Liste des participants de chaque séance, en PDF à cocher à l'entrée ou en CSV. Pointage numérique avec l'extension Contrôle de présence numérique.
En savoir plusGestion de l'équipe
Tous les formateurs avec profil, qualifications et séances au même endroit. Tu les attribues aux offres, planifies les remplacements et notes en interne.
En savoir plusRGPD et protection des données
Serveurs à Francfort, contrat de sous-traitance à l'inscription, suppression du compte par les clients, pages légales sur ta page de réservation.
En savoir plusConditions propres
Dépose tes propres CGV dans le Manager. Tes clients les acceptent en réservant, en achetant des crédits et en s'abonnant, à la place des CGV de Bookicorn.
En savoir plusQuestions fréquentes sur le dossier client
Réponses courtes. La première phrase est toujours la réponse.
Ta question n'y est pas ?
Écris-nousSeulement ton équipe, tes clients ne les voient pas. Les formateurs ne voient les notes et les fichiers des clients qu'avec le droit d'accès Notes, et seuls les admins de ton studio voient les notes et fichiers des membres de l'équipe.
Encore des questions sur le dossier client ?
Écris-nous en deux minutes. Tu reçois une réponse personnelle de vraies personnes, pas d'un bot, et nous te disons honnêtement si Bookicorn te convient.
Salut, moi c'est Daniel. Dis-moi en quelques mots ce que tu proposes, et je t'explique comment le mettre en place dans Bookicorn.
Daniel Haenle · répond personnellement
Prêt à consigner proprement chaque séance ?
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