Congés, absence et annulation de séance
Quand une séance n'a pas lieu, que tu pars en vacances ou qu'un remplaçant prend le relais, le Manager propose un chemin propre à chaque cas. Cette page explique à quoi sert chaque chemin et ce que tes participants reçoivent.
Annuler une seule séance
Tu annules une séance dans la séance elle-même :
- Touche la séance dans le calendrier.
- Ouvre Plus en haut et choisis Annuler.
- Vérifie sous Remboursement ce que chaque personne récupère.
- Laisse Envoyer un e-mail d'annulation aux participants activé si les participants doivent recevoir un e-mail. C'est le réglage par défaut.
- Si besoin, saisis un Motif d'annulation (facultatif). Il figurera alors dans l'e-mail.
- Touche Annuler la séance.
Tu peux aussi annuler une séance sans réservations. La séance reste ensuite dans le calendrier avec le badge Annulé.
Les admins peuvent toujours annuler, les instructeurs seulement s'ils en ont le droit.
Ce que les participants reçoivent lors d'une annulation de séance
Lors de l'annulation, Bookicorn annule toutes les réservations confirmées et en attente de cette séance et les rembourse intégralement :
| Payé avec | Ce qui se passe |
|---|---|
| Crédits | Les crédits utilisés sont recrédités automatiquement. |
| Stripe | Le paiement est automatiquement rendu à la cliente ou au client. Stripe ne rembourse pas les frais de paiement. |
| PayPal | Le paiement est remboursé automatiquement. |
| Paiement sur place ou virement, déjà payé | Aucun argent n'est versé automatiquement. Tu reçois sous Notifications la remarque « Remboursement manuel requis » et tu rembourses toi-même le montant. |
| Pas encore payé | Il n'y a rien à rembourser. |
Si l'e-mail d'annulation est activé, chaque personne reçoit un e-mail « Cours annulé » avec le motif et une phrase sur son remboursement, par exemple que les crédits ont été recrédités. Les invités sans compte reçoivent l'e-mail à l'adresse qu'ils ont indiquée. Si une facture existait pour une réservation, Bookicorn crée automatiquement un avoir et le joint à l'e-mail.
Les personnes inscrites sur la liste d'attente de cette séance reçoivent une notification indiquant que la séance est annulée.
Toi et l'instructeur de la séance recevez un message sur l'annulation.
Réactiver une séance annulée
Tu récupères une séance annulée dans la séance, sous Plus, avec Réactiver. La séance est ensuite de nouveau réservable. Les réservations annulées lors de l'annulation restent annulées, et aucun e-mail n'est envoyé. Préviens donc toi-même tes participants qu'ils peuvent réserver à nouveau.
Annuler une séance d'un bloc
Tu annules une séance d'un bloc de la même façon. Seules les participations à cette séance sont alors annulées. Il n'y a pas de remboursement, car le bloc a été payé dans son ensemble. Plus d'infos sur les blocs sous Cours en bloc.
Annuler toute une série de séances
Si toute une série n'a pas lieu, tu annules toutes les séances à venir d'un coup :
- Ouvre l'offre sous Manager → Offres.
- Ouvre la section Dates en série et touche Gérer les séances récurrentes.
- Pour la série, choisis Annuler la série.
Chaque séance à venir de la série est alors annulée comme une séance seule : les réservations sont annulées et remboursées, et les participants reçoivent toujours un e-mail d'annulation.
Supprimer la série n'est pas prévu pour cela : pour une série réservée, cela passe seulement les séances en annulées, mais n'annule pas les réservations et ne rembourse rien.
Indiquer des vacances ou des jours de fermeture
Le Manager ne propose pas de vacances pour tout le studio qui annuleraient toutes les séances d'un coup. Selon le type d'offre, procède ainsi :
Offres à créneaux fixes : annule les séances de la période de vacances une par une, comme décrit plus haut. Il vaut mieux ne créer de nouvelles séries qu'après les vacances. Pour un bloc de séances, tu peux exclure certains jours lors de la création.
Offres de type Rendez-vous : indique les vacances dans le profil de disponibilité sous Fermé, avec Ajouter une période. Pendant cette période, aucun horaire n'est réservable. Les rendez-vous déjà réservés restent en place, tu les annules un par un. Plus d'infos sous Rendez-vous.
Bloquer le studio, des salles et des ressources : sur la page Blocages et occupation (app.bookicorn.net/raumplan), crée avec Ajouter un blocage un blocage avec le motif Vacances et choisis sous Que bloques-tu ? Tout le site, Salle ou Ressource. Le site et la salle nécessitent l'extension « Gestion de l'occupation », les ressources l'extension « Ressources ». Un blocage agit ainsi :
- Pendant la période bloquée, Bookicorn ne propose ni créneaux de rendez-vous ni ressources.
- Les séances existantes à horaires fixes ne sont pas annulées et restent réservables. Annule-les depuis la séance. Lors de la création ou de la modification d'une séance, le Manager affiche seulement une remarque sur le blocage.
Plus d'infos sous Gestion de l'occupation.
Remplacement quand un instructeur est absent
Si quelqu'un remplace l'instructeur pour une séance, tu indiques le remplacement dans la séance :
- Ouvre la séance et choisis Modifier sous Plus.
- Pour le champ Instructeur, active l'indication propre et choisis le remplaçant.
- Touche Enregistrer.
Cela ne concerne que cette séance. Ni les clients ni le remplaçant ne reçoivent de message automatique. Si tu veux informer les participants, utilise Écrire à tous dans la séance.
Il n'existe pas d'absence d'instructeur qui bloquerait ou redistribuerait automatiquement ses séances. Les horaires de l'onglet Disponibilité d'un instructeur ne sont pas pris en compte lors de la réservation.
Déplacer une séance au lieu de l'annuler
Si une séance a lieu à un autre moment, déplace-la au lieu de l'annuler : dans la séance, sous Plus → Modifier, change la date et l'heure. Tous les participants ayant une réservation confirmée ou en attente reçoivent un e-mail « Séance reprogrammée » avec l'ancien et le nouvel horaire. Leur réservation est conservée. Détails sous Créer et modifier des séances.
Désactiver une offre n'est pas une annulation
Si tu désactives une offre entière, toutes ses séances passent en annulées. Les réservations sont cependant conservées et ne sont pas remboursées. Quand des séances réservées n'ont pas lieu, annule-les donc toujours avec Annuler.
Questions fréquentes
Comment j'indique mes vacances ? Pour les rendez-vous, dans le profil de disponibilité sous Fermé. Pour les créneaux fixes, tu annules une par une les séances pendant tes vacances. Avec un blocage avec le motif Vacances sous Blocages et occupation, tu bloques en plus des sites, des salles ou des ressources, mais cela ne concerne que les rendez-vous et les ressources.
Mes clients sont-ils remboursés si j'annule une séance ? Oui. Les crédits et les paiements Stripe et PayPal sont remboursés automatiquement. Pour le paiement sur place ou par virement, c'est toi qui rembourses, et Bookicorn te le rappelle.
Les participants reçoivent-ils un e-mail ? Oui, si Envoyer un e-mail d'annulation aux participants est activé. C'est le réglage par défaut.
Est-ce que je peux annuler une annulation ? Pour la séance, oui, avec Réactiver. Mais les réservations annulées restent annulées, les participants doivent réserver à nouveau.
Mon instructeur est malade. Comment j'indique un remplacement ? Dans la séance, sous Plus → Modifier, choisis le remplaçant pour le champ Instructeur. Les participants ne reçoivent pas de message, écris-leur si besoin avec Écrire à tous.
Est-ce que je peux annuler d'un coup toutes les séances d'une période ? Non. Tu peux annuler des séances une par une ou toute une série avec Annuler la série.