Créer des clients
La plupart des clients viennent d'eux-mêmes : ils s'inscrivent sur ta page de réservation ou dans l'app clients, puis réservent. Tu peux aussi créer toi-même des clients dans le Manager, par exemple pour des clients réguliers que tu veux faire entrer dans le système.
Comment créer un client manuellement ?
Tu crées un client dans le Manager sous Clients (app.bookicorn.net/kunden).
- Ouvre Manager → Clients.
- Touche Créer un client. Sur le téléphone, c'est l'icône en haut à droite. Tu peux aussi passer par le tableau de bord, avec le signe plus Ajouter puis Créer un client.
- Sous Données personnelles, remplis Prénom, Nom de famille et E-mail. Téléphone et Date de naissance sont facultatifs. Pour une entreprise, une crèche ou une école, saisis aussi Entreprise ou établissement ; le prénom et le nom deviennent alors facultatifs.
- Laisse Envoyer l'invitation par e-mail activé si le client doit recevoir tout de suite un lien pour définir son mot de passe.
- Si besoin, complète sous Adresse les champs Rue & numéro, Code postal et Ville.
- Touche Créer le client.
Tant qu'une information obligatoire manque, le bouton s'appelle Suivant et te mène au champ manquant.
Seuls les admins peuvent créer des clients.
Entreprises, crèches et écoles comme clients
Si c'est un établissement qui réserve chez toi et non une personne, par exemple une crèche, une école ou une entreprise, crée-le comme client professionnel :
- Sous Données personnelles, saisis le nom dans Entreprise ou établissement, par exemple « Crèche Soleil ».
- Prénom et Nom de famille deviennent alors facultatifs. Si tu les saisis, ils désignent la personne de contact.
- L'E-mail reste obligatoire.
Voici comment un client professionnel apparaît dans le Manager :
- La liste des clients, la fiche client, les participants d'une séance et le calendrier affichent l'entreprise. Dans la liste des clients et la fiche client, la personne de contact figure en dessous.
- La recherche trouve l'entreprise et la personne de contact.
- Les factures sont adressées à l'entreprise. S'il y a une personne de contact, « À l'att. » suivi de son nom figure en dessous.
- Les e-mails s'adressent à la personne de contact, ou à l'entreprise avec « Bonjour » s'il n'y en a pas. Dans les e-mails et notifications que tu reçois, l'entreprise apparaît avec la personne de contact, par exemple « Kita Dahlum (Pia Fricke) ».
- L'export CSV contient une colonne Entreprise.
- Tu saisis le N° TVA d'une entreprise dans la fiche client sous Modifier ; le champ apparaît dès qu'une entreprise est indiquée. Il figure ensuite sur la facture.
Pour un client existant, ajoute l'entreprise dans la fiche client via Modifier.
L'invitation par e-mail
Avec Envoyer l'invitation par e-mail, le client reçoit un e-mail avec un lien qui lui permet de définir son mot de passe. Le lien est valable 7 jours.
Si tu désactives l'invitation, le compte est quand même créé. Le client pourra se connecter lui-même plus tard via « Mot de passe oublié ».
Si le client a manqué l'invitation, tu peux lui envoyer un nouveau lien dans la fiche client sous Plus → Réinitialiser le mot de passe.
Créer un client sans adresse e-mail ?
Il n'est pas possible de créer un client sans adresse e-mail. L'e-mail est obligatoire, car la connexion, les confirmations de réservation et les factures passent par elle.
Un invité que tu crées lors d'une inscription a lui aussi besoin d'une adresse e-mail.
Quand l'adresse e-mail a déjà un compte
Lors de la création, Bookicorn vérifie l'adresse e-mail :
- La personne est déjà cliente chez toi : le Manager affiche « Ce client est déjà enregistré dans ton studio. ». Aucune deuxième entrée n'est créée.
- La personne a déjà un compte Bookicorn, par exemple chez un autre studio : elle est rattachée à ton studio. Ses données de profil restent telles quelles, tes saisies ne les écrasent pas. Si l'invitation est activée, elle reçoit quand même le lien pour définir son mot de passe.
Créer un invité sans compte lors d'une inscription
Si tu veux juste inscrire rapidement quelqu'un à une séance, tu n'as pas besoin de créer un client au préalable. Avec l'extension « Réservation invité », l'inscription propose à l'étape Personne la section Inscrire comme nouvel invité :
- Prénom, Nom et E-mail sont obligatoires, Téléphone (facultatif) est optionnel.
- Si l'e-mail appartient déjà à quelqu'un, le Manager affiche « Cet e-mail appartient déjà à … La réservation lui sera attribuée, aucun doublon ne sera créé. »
- L'invité apparaît ensuite dans ta liste de clients avec le badge Invité.
- Les invités ne peuvent pas payer avec des crédits.
- Un invité ne reçoit ni invitation ni lien pour définir un mot de passe, seulement la confirmation de réservation si Envoyer l'e-mail de confirmation est activé.
Le déroulement complet est décrit dans Inscrire des participants.
Importer des clients
Le Manager ne propose pas d'import de listes de clients, par exemple sous forme de fichier CSV. Tu peux créer les clients un par un ou les enregistrer comme invités lors de leur première inscription. Si tu veux reprendre de nombreux participants existants, écris-nous et nous verrons ensemble comment les faire entrer dans Bookicorn.
Dans l'autre sens, c'est possible : dans la vue tableau de la liste des clients, tu sélectionnes des lignes et tu les exportes avec Exporter en CSV.
La limite de clients de ton forfait
Si ton forfait a une limite de nombre de clients et que tu t'en approches, la liste des clients affiche aux admins « Clients : … sur … ». Une fois la limite atteinte, il n'est plus possible de créer de client et le Manager affiche « Limite de clients atteinte ». Les forfaits payants n'ont pas de limite. Les limites applicables sont expliquées dans Paliers tarifaires.
Questions fréquentes
Comment créer un client manuellement ? Sous Manager → Clients, avec Créer un client. Saisis le prénom, le nom et l'e-mail, puis touche Créer le client.
Puis-je créer une crèche, une école ou une entreprise comme client ? Oui. Saisis Entreprise ou établissement lors de la création. Le prénom et le nom deviennent facultatifs et désignent la personne de contact, et les factures sont adressées à l'entreprise.
Dois-je créer un client avant de pouvoir l'inscrire ? Non. Avec l'extension « Réservation invité », tu le crées directement comme invité lors de l'inscription.
Puis-je créer un client sans e-mail ? Non, l'adresse e-mail est obligatoire.
Le client n'a pas reçu l'invitation. Que faire ? Envoie un nouveau lien depuis la fiche client, sous Plus → Réinitialiser le mot de passe. Vérifie aussi que l'adresse est correctement écrite.
Puis-je importer ma liste de clients depuis un autre logiciel ? Il n'existe pas d'import à faire soi-même. Écris-nous, et nous trouverons une solution ensemble.
Les instructeurs peuvent-ils créer des clients ? Non, seuls les admins le peuvent.