Crear una oferta

Todo lo que los clientes pueden reservar contigo se llama en el Manager Oferta: una clase de yoga, un taller, un tratamiento o un préstamo. Esta página te muestra paso a paso cómo crear una oferta y qué significa cada área.

Crear una oferta nueva: el proceso

Una oferta nueva la creas en el Manager, en Ofertas (app.bookicorn.net/angebote).

1. Abre Manager → Ofertas.
2. Toca Nueva oferta. En el móvil es el signo más arriba a la derecha.
3. En «Cómo se distribuyen las sesiones en el tiempo?» elige el tipo de oferta.
4. Rellena los datos obligatorios del área General.
5. Si lo necesitas, completa las demás áreas de debajo, por ejemplo Para clientes o Reglas de reserva.
6. Toca Crear Oferta.

Mientras falte algún dato obligatorio, el botón se llama Siguiente. Entonces salta al área en la que falta algo y marca el campo.

Los administradores siempre pueden crear ofertas. Los entrenadores solo ven el botón si se les ha dado este permiso.

Elegir el tipo de oferta al crearla

El tipo de oferta determina cómo reservan los clientes. Al crearla puedes elegir entre cuatro tipos:

Si falta la extensión necesaria, el tipo sigue visible, pero lleva un candado y el aviso «Disponible como extensión». Al tocarlo llegas a la Tienda de extensiones.

El tipo de oferta no se puede cambiar después de crearla. Al editar una oferta existente, la selección ya no aparece. Si quieres cambiar el tipo, creas una oferta nueva. Qué tipo encaja en tu caso lo explica Tipos de oferta de un vistazo.

Datos obligatorios del área General

El área General está arriba en el formulario y contiene todo lo necesario para crear la oferta.

• Título de Oferta: al menos 3 y como máximo 100 caracteres.
• Tipos de pago: al menos uno tiene que estar activado (consulta la sección siguiente).
• Máx. participantes: cuántas personas pueden reservar una cita. Con el interruptor Número ilimitado de participantes desaparece el límite. Si hay una sala elegida, el número no puede superar la capacidad de la sala.
• Duración en minutos.
• Fecha y Hora de inicio: solo en las citas fijas. Es la primera cita de la oferta.

En la elección libre de horario, el máximo de participantes y la duración no están en el área General. Ambos los configuras allí en el área Disponibilidad; consulta Elección libre de horario.

Una categoría no es un dato obligatorio.

Métodos de pago y precio de una oferta

En Tipos de pago activas cómo pueden pagar los clientes esta oferta. Puedes elegir entre los métodos de pago que tu estudio ha configurado:

• Stripe (pago en línea), en cuanto Stripe esté conectado
• PayPal, en cuanto PayPal esté configurado
• Manual: transferencia/PayPal, en cuanto haya datos bancarios o una dirección de PayPal
• Pago en el lugar
• Créditos (o el término que use tu estudio para el saldo)
• Gratis: la participación no cuesta nada; no se pide ni precio ni saldo.

Los métodos de pago que aún no están configurados aparecen abajo en Más métodos de pago, con el botón Configurar, que lleva a los ajustes de pago.

En cuanto se elige un método de pago con dinero, aparece el campo Precio. Con Stripe, el precio tiene que ser de al menos 0,50. Con pago en el lugar y transferencia puede ser 0. Si se eligen créditos, aparece un campo propio para el número de créditos por reserva, como mínimo 1.

Más sobre las formas de pago en Pagos.

Citas de una oferta con citas fijas

En las citas fijas existe el área Sesiones. Si no indicas nada más, se crea exactamente una cita con la fecha y la hora de inicio del área General.

Con el interruptor Serie de sesiones, Bookicorn crea de una vez todas las citas de un patrón:

• Nombre de la serie: opcional.
• Repetición: A diario, Semanalmente, Cada 2 semanas o Mensual.
• Días de la semana: obligatorios en semanal y cada 2 semanas. La fecha del área General tiene que caer en uno de los días elegidos.
• Días del mes: en mensual. Sin selección, la cita se repite el día de la fecha de inicio.
• Final de la serie: Nunca, Hasta fecha o Cantidad.

Debajo, Vista previa: … sesiones muestra qué citas se crean al guardar.

Al guardar, Bookicorn crea como máximo 52 citas de una vez. Después, un proceso nocturno completa una serie de citas de la oferta:

• Nunca: se añaden citas continuamente, de modo que siempre haya citas reservables para las próximas 12 semanas.
• Hasta fecha: se añaden citas hasta la fecha final.
• Cantidad: se añaden citas hasta que la oferta tenga ese número de citas en total. Las citas anuladas también cuentan.

El proceso nocturno solo se aplica a ofertas activas. Esto solo vale para la serie de citas que configuras aquí, en la oferta. Una serie que crees más tarde con Nueva cita no se amplía automáticamente; consulta Crear citas.

Si adelantas la fecha de fin en una oferta existente, al guardar el Manager muestra qué citas ya creadas después de ella se eliminan, y solo las elimina cuando lo confirmas. Las citas con reservas se mantienen; cancélalas una por una si no deben realizarse.

Puedes crear más citas en la oferta en cualquier momento; consulta Crear citas.

Recursos

Solo en las ofertas del tipo Citas: recursos: en el área Recursos defines en ¿Qué se reserva? qué recursos reservan los clientes, si eligen ellos mismos el recurso y la unidad, cuántos reciben y qué Se reserva automáticamente. Todo sobre ello en Recursos.

Duración y precio

En el área Duración y precio defines cuánto tiempo se reserva y cuánto cuesta.

• Se reserva en: Minutos, Horas o Días.
• ¿Cuánto dura?: Siempre igual con una duración fija o El cliente elige la duración de un mínimo a un máximo. En minutos eliges En pasos de 15, 30 o 60 minutos. Las duraciones en minutos van de 5 en 5, por ejemplo 25, 30 o 65; si no, quedan huecos entre dos reservas.
• Precio por reserva o por unidad de tiempo, por ejemplo por día, por hora o por 15 min si los clientes eligen en intervalos de 15 minutos. Además los créditos por reserva, si se puede pagar con créditos.
• Tarifa base: solo con duración elegible y opcional. Se suma una vez por reserva, por ejemplo por limpieza o por ajustar los esquís. El escalado no la rebaja y las personas adicionales no la multiplican.
• Escalado: solo con duración elegible. A partir de la duración indicada, el nuevo valor se aplica a toda la reserva, no solo al tiempo posterior. Ejemplo: 20 euros por día, a partir de 7 días un descuento de 5 euros por día. Una semana cuesta entonces 7 días a 15 euros, es decir, 105 euros, y no 6 días a 20 euros más 1 día a 15 euros.
• El descuento se aplica: solo en reservas por días con escalado. A todos los días calcula como arriba. A partir de este día deja los días anteriores a precio completo: desde 3 días un 25 % menos significa entonces días 1 y 2 a precio completo, desde el día 3 un 25 % menos cada uno.
• Descuento según una respuesta: solo en ofertas con recursos. El descuento depende de una pregunta al reservar, por ejemplo niños menores de 10 años un 25 % más barato mediante una pregunta de tipo Fecha (fecha de nacimiento, contada el primer día de alquiler). Según la pregunta eliges Edad menor de o Edad desde, una respuesta, La respuesta es sí o La respuesta es no, Menor que o Mayor que. Con Desde el día el descuento solo se aplica a partir de un día de alquiler concreto. Si coinciden varios descuentos, cuenta el mayor por persona y día, no se suman.
• Personas adicionales: muestra si cada persona adicional paga el precio completo. Vale para todas las ofertas de tu estudio y se cambia en la extensión Reserva de grupo en Cada persona adicional cuesta aparte.

En Ejemplo, el Manager muestra lo que cuesta una reserva en cuanto el precio y la duración están completos. Con escalado aparece un ejemplo por tramo, por ejemplo «1 día: 20 € · 7 días: 105 €».

Precio según la hora

En el área Precio según la hora defines un recargo o un descuento en determinados días de la semana, horas o días, por ejemplo una tarifa de tarde. Con Añadir regla indicas Nombre, Días de la semana, hora Desde y Hasta, Válida desde y Válida hasta y Recargo o Descuento en euros o en porcentaje. El cálculo es así: precio base, después precio según la hora, después escalado, después personas adicionales, después tarifa base y después precio por grupo. El precio según la hora vale para los dos tipos de elección libre de horario.

Horarios

En las ofertas con recursos se reserva dentro de los horarios de uso de los recursos. Con Ofrecer solo en ciertos horarios lo limitas más con un perfil de disponibilidad. Si los recursos no tienen perfil de disponibilidad y la oferta no limita nada, el Manager avisa: Reservable las 24 horas. Debajo del perfil elegido, el Manager muestra sus horarios, por ejemplo «lu-do 16:30-19:00», para que no tengas que ir a los perfiles de disponibilidad.

En las reservas por días solo cuentan los días, no las horas: un periodo puede empezar y terminar cualquier día en que el recurso y el perfil estén abiertos. Cuándo recogen y devuelven los clientes lo configuras en Entrega y fianza.

Entrega y fianza

En el área Entrega y fianza activas ¿Se entrega algo que luego se devuelve? si los clientes recogen algo y lo devuelven. Entonces registras la recogida y la devolución en Entregas y devoluciones.

• Recogida (en reservas por días): con Añadir opción de recogida defines cómo recogen los clientes. Cada opción tiene un Nombre, una Nota para clientes, el Día de recogida (Primer día de alquiler o Día anterior), una franja Desde y Hasta y un Tipo. Con Hora libre, los clientes indican una hora dentro de la franja, cuantos quieran a la misma hora, por ejemplo para Click & Collect. Con Cita hay citas con un Intervalo de por ejemplo 15 minutos y Plazas por cita. Cada reserva ocupa una cita, sin importar cuántas personas, y las plazas cuentan por centro en todas las ofertas. Con recogida el Día anterior, los artículos están ocupados desde la recogida, solo se cobran los días de alquiler.
• Sin opción de recogida, la página de reservas no pregunta ninguna hora y se reservan días completos. Si hay varias opciones, los clientes eligen primero cómo recoger, luego los días y luego la hora.
• Devolución: con Hora fija de devolución indicas Devolución desde y Devolución hasta. Sin hora fija, los clientes devuelven el último día de alquiler, sin hora.
• Nota sobre la entrega: aparece al elegir la recogida y la devolución, en la confirmación de la reserva, en el recordatorio y en la página de la oferta, por ejemplo «Recogida en recepción, trae tu documento de identidad».
• Fianza con Importe por reserva, cobrada En el local u Online con la reserva. Online solo es posible con Stripe o PayPal. En el cobro online, tu proveedor de pagos se queda con las comisiones del pago de la fianza. La fianza no es facturación.

Área Para clientes: descripción, imagen y categoría

En el área Para clientes está todo lo que los clientes ven en la página de reservas:

• Presentación: Descripción, Color e Imagen de la oferta.
• Clasificación: Categoría principal, Categorías adicionales y Nivel de dificultad. Por ellos pueden filtrar los clientes.
• Galería: más imágenes que los clientes pueden hojear en la oferta.
• Indicaciones para participantes: Requisitos y Nota para participantes. Estos textos aparecen en la oferta y en el correo de confirmación.

Las categorías las puedes crear directamente desde la selección. Más información en Categorías.

Área Ubicación y Entrenador: ubicación, sala y dirección

En el área Ubicación y Entrenador (en tu caso, en lugar de «Entrenador» aparece el término de tu estudio) defines dónde tiene lugar la oferta y quién la dirige.

• Ubicación: si tu estudio tiene exactamente una ubicación, ya está preseleccionada.
• Habitación: solo se puede elegir cuando hay una ubicación elegida. Hasta entonces aparece «Seleccione la ubicación primero». Solo aparecen las salas de esa ubicación.
• Lugar para clientes: si la oferta no se realiza donde están la ubicación y la sala, por ejemplo por teléfono o fuera, escribe aquí lo que deben ver tus clientes, como «Por teléfono» o la dirección de una guardería. Ese texto aparece entonces en la confirmación y el recordatorio, en la página de reservas, en la app de clientes y en la entrada del calendario, en lugar de la ubicación, la sala y el mapa. La ubicación y la sala siguen asignadas y reservadas, igual que sin este campo. Si lo dejas vacío, tus clientes ven la ubicación y la sala como antes. Las ofertas en línea no tienen este campo.
• Oferta en línea: con este interruptor desaparecen la ubicación y la sala. Eliges una plataforma (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Cisco Webex u Otra) e introduces el Enlace en línea, que entonces es obligatorio. Con la extensión Reuniones de Zoom, la plataforma Zoom ofrece además Crear automáticamente una reunión por cita: cada cita reservada recibe entonces su propia reunión de Zoom y el enlace en línea deja de ser necesario.
• Entrenador: quién dirige la oferta. Si no lo indicas, queda abierto.
• Ocupa además: con la extensión «Recursos» en citas fijas, bloques y elección libre de horario. Durante ese tiempo los clientes no pueden reservar esos recursos. Más información en Recursos.

Preguntas al reservar

En el área Preguntas al reservar creas preguntas que los clientes responden al reservar, por ejemplo la talla de calzado o la experiencia. Cómo funciona y dónde ves las respuestas lo explica Preguntas al reservar.

Área Reglas de reserva: visibilidad, plazos y proceso

En el área Reglas de reserva controlas quién puede reservar y cuándo.

Estado y visibilidad

• Estado: activa significa que la oferta está en funcionamiento. Inactiva significa que desaparece en todas partes, pero sigue en la gestión con todos sus datos.
• Visibilidad: Público aparece en la página de reservas y los clientes pueden reservarla. Privado no aparece en la página de reservas y los clientes no pueden reservarla. Pero tú puedes seguir inscribiendo personas, y las citas ocupan el calendario como siempre.

Plazos: para Reserva anticipada, Límite de reserva y Plazo de cancelación, cada plazo muestra Como el estándar del estudio con la regla vigente en una frase. Con Regla propia te desvías para esta oferta, como Tiempo antes o Hora fija, por ejemplo el día anterior a las 20:00. Cuando inscribes tú a alguien en el Manager, no se aplican la reserva anticipada ni el límite de reserva. Todo sobre ello en Plazos. En el plazo de cancelación defines en Después del plazo si después rige Cancelación bloqueada o si los clientes pueden Cancelar sin reembolso hasta el inicio o la recogida.

Cómo funciona una reserva

• Confirmar reservas automáticamente: activado, las reservas se confirman al instante. Desactivado, llegan como solicitud que confirmas o rechazas; consulta Confirmar reservas.
• Ofrecer lista de espera cuando esté completo: necesita la extensión «Lista de espera». Debajo aparece cómo está configurado para tu estudio. Más información en Lista de espera.
• Permitir reserva de invitados para este curso: necesita la extensión «Reserva de invitado». Si la oferta solo acepta créditos, el Manager muestra un aviso, porque los invitados no pueden pagar con créditos.

Área Contabilidad

El área Contabilidad es solo para tu contabilidad; los clientes no ven nada de ella. Lo que aparece allí depende de las extensiones:

• Emisor de facturas para esta oferta, con la extensión «Sistema de facturación».
• Un campo para la participación del entrenador en esta oferta, en porcentaje, con la extensión «Pagos a entrenadores». El campo solo aparece si hay un entrenador autónomo asignado y la oferta tiene precio. Si no, un aviso explica qué falta.
• Nota en la factura y la confirmación, con la extensión «Cursos subvencionados». El texto aparece en la factura debajo de la primera posición y en la confirmación de la reserva, por ejemplo «Curso según el § 20 SGB V, ID de curso 123».

Editar, duplicar, desactivar o borrar una oferta

Toca una oferta en Manager → Ofertas. Abajo en la oferta están las acciones:

• Editar abre el mismo formulario que al crearla, sin la elección del tipo de oferta.
• Duplicar crea una copia con el añadido «(Kopie)» en el título. La copia empieza inactiva y las citas no se copian. Se copian las categorías, los recursos con su precio por unidad, las reglas de precio y las imágenes.
• Desactivar pone todas las citas futuras de la oferta en anuladas, excepto las que ya hayas anulado una por una. Las citas pasadas no cambian. Quien ha reservado recibe una notificación de la anulación, pero la reserva se mantiene y no se reembolsa. Activar vuelve a poner esas citas en activas.
• Borrar: si la oferta nunca se ha reservado, se elimina definitivamente con todas sus citas. Si ya se ha reservado, desaparece de todas las vistas y páginas de reservas, y sus citas futuras se eliminan. Las citas pasadas se quedan en el calendario como historial, y las reservas y los ingresos se conservan. Si todavía hay citas futuras con reservas confirmadas o pendientes, no se puede borrar. El Manager te indica entonces la próxima cita reservada y te lleva a ella para que primero la anules.

Si quieres terminar una oferta con reservas futuras, anula las citas reservadas en lugar de desactivar la oferta. Al anular, los participantes reciben un aviso y un reembolso; consulta Vacaciones, ausencias y anulación de citas.

Preguntas frecuentes

¿Dónde creo una oferta nueva? En Manager → Ofertas, con el botón Nueva oferta; en el móvil, con el signo más arriba a la derecha.

¿Puedo convertir después una oferta de citas fijas en una de elección libre de horario? No. El tipo de oferta no se puede cambiar después de crearla. Crea una oferta nueva con el tipo que quieras.

¿Por qué el botón dice «Siguiente» en lugar de «Crear Oferta»? Todavía falta un dato obligatorio. Toca Siguiente y el Manager salta al dato que falta.

¿Por qué no puedo elegir una sala? La sala solo se puede elegir cuando hay una ubicación elegida en el área Ubicación y Entrenador. Solo aparecen las salas de esa ubicación.

¿Cómo muestro «por teléfono» o una dirección externa sin que el horario quede libre? En el área Ubicación y Entrenador, escribe en Lugar para clientes lo que deben ver tus clientes y deja la ubicación y la sala como están. Siguen reservadas, solo cambia lo que ven tus clientes. Para una cita concreta se hace en la cita, en Editar.

¿Cómo hago que una oferta sea gratuita? Activa en Tipos de pago la línea Gratis. Así no se pide ni precio ni saldo.

¿Cómo oculto una oferta sin borrarla? Pon en Reglas de reserva la visibilidad en Privado. La oferta desaparece de la página de reservas, pero tú puedes seguir inscribiendo personas.

Más páginas

• Tipos de oferta de un vistazo →
• Crear citas →
• Elección libre de horario →
• Categorías →