Check-in y asistencia
Con el check-in registras quién ha venido de verdad a una cita. Se puede hacer a mano en la lista de participantes o como auto-registro, en el que los clientes se registran ellos mismos con la App para clientes. Para ambas cosas necesitas la extensión Control de asistencia digital, que activas en el Manager, en Tienda de extensiones.
¿Cómo confirmo la asistencia?
La asistencia la confirmas en la cita:
- Toca la cita en el calendario o en el panel.
- En la pestaña Confirmada hay un círculo a la derecha de cada nombre. Tócalo para registrar la entrada de la persona.
- También puedes tocar los tres puntos junto a la persona y elegir Registrarse.
Un error se corrige con Deshacer registro en el mismo menú. Arriba en la lista de participantes ves cuántas personas se han registrado ya.
El registro manual funciona en cualquier momento: antes, durante y después de la cita.
Marcar como ausente
Si alguien no vino, toca los tres puntos junto a la persona y elige Marcar como ausente. El círculo muestra entonces una cruz roja. Es solo una anotación: la reserva se mantiene, no se cancela nada, no se devuelve saldo y la persona no recibe ningún correo. Con Deshacer ausencia vuelve a estar pendiente.
Si la persona llega al final, toca el círculo o se registra ella misma. Entonces cuenta como presente. En Auto-registro ves cuántas personas están marcadas como ausentes.
No encuentro ningún botón de check-in
Si en la lista de participantes faltan el círculo y la opción Registrarse, se debe a uno de estos motivos:
- La extensión «Control de asistencia digital» no está activa. Debajo de la lista de participantes aparece entonces un aviso con el camino a la Tienda de extensiones.
- Te falta el permiso. Los entrenadores necesitan el permiso para marcar asistencia.
- En la oferta está activada la entrega y devolución (¿Se entrega algo que luego se devuelve?). Allí, en lugar del check-in, hay Confirmar recogida y Confirmar devolución.
Sin la extensión no hay check-in. A quien no se presentó lo marcas como ausente; no existe un estado propio en la reserva para ello.
Abrir el auto-registro por código QR
En el auto-registro, los clientes hacen check-in ellos mismos con la App para clientes escaneando un código. El código lo preparas en la cita:
- Abre la cita y elige arriba, en Más, la opción Auto-registro.
- Toca Abrir registro.
- Muestra el código QR, por ejemplo en una tableta en la entrada. Con Compartir código o Guardar código puedes compartirlo o imprimirlo.
Mientras el registro esté abierto, aparece «Los participantes pueden registrarse hasta las …». El código vale desde que lo abres hasta 30 minutos después del final de la cita. Con Cerrar registro lo terminas antes. En Ya presentes ves quién se ha registrado ya.
Al auto-registro también llegas desde la tarjeta de la próxima cita en el panel.
Escanear una reserva
Cada reserva tiene su propio código QR. Los clientes lo encuentran en la app de clientes, en su reserva, y en el correo de confirmación. En el correo aparece siempre en las ofertas con entrega y, si no, cuando la extensión Control de asistencia digital está activa.
- Abre Escanear en el Manager (app.bookicorn.net/scan). También llegas desde Escanear código QR en Entregas y devoluciones y en la hoja Auto-registro.
- Coloca el código QR de la reserva dentro del marco. En el Manager web, Bookicorn usa la cámara del navegador.
- Según la reserva, toca Hacer check-in, Confirmar entrega o Confirmar devolución. Con Escanear el siguiente sigues.
Si algo no cuadra, el escáner muestra un aviso, por ejemplo:
- «Esta reserva es para el …», si es para otro día.
- «Esta reserva está cancelada.»
- «Esta reserva aún no está confirmada.»
- «El check-in no está activo en este estudio.»
El código de check-in de una sesión es otra cosa: lo escanean los propios clientes para hacer check-in. Si lo escaneas en el Manager, el escáner te indica que necesitas el código de la reserva.
¿Cuándo pueden hacer check-in los clientes por su cuenta?
Los clientes hacen check-in en la App para clientes con Check-in. Hay dos formas:
- Escanear código: solo mientras tengas abierto el registro para esa cita.
- Ya estoy aquí (por ubicación): desde 60 minutos antes del inicio hasta 30 minutos después del final de la cita, calculado en la zona horaria de tu estudio. La app comprueba que el cliente esté como máximo a 200 metros del lugar de la cita. Para ello, la ubicación tiene que tener coordenadas. No tienes que abrir nada.
Para ambas formas, el cliente necesita una reserva confirmada para esa cita, y la cita no puede estar anulada.
Configurar el auto-registro
Qué formas están permitidas lo configuras en Manager → Ajustes → Extensiones activas → Control de asistencia digital (app.bookicorn.net/einstellungen/checkin). En Vías permitidas hay:
- Registro propio: los participantes se registran solos. Desactivado, no hay auto-registro, solo el registro manual.
- Por código QR
- Por ubicación
Las tres están activadas por defecto y se aplican a todas las citas de tu estudio.
Check-in y cancelación
Si se cancela una reserva, Bookicorn también elimina el check-in de esa persona. Al anular una cita, los check-ins también se eliminan.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo confirmar la asistencia? En la cita, en la pestaña Confirmada, toca el círculo junto al nombre o elige Registrarse en el menú de la persona. Necesita la extensión «Control de asistencia digital».
No encuentro ningún botón de check-in. ¿Por qué? Normalmente falta la extensión «Control de asistencia digital». Los entrenadores necesitan además el permiso para ello. En las ofertas con entrega, en lugar del check-in hay recogida y devolución.
¿Desde cuándo pueden hacer check-in los clientes por su cuenta? Por ubicación, desde 60 minutos antes del inicio hasta 30 minutos después del final. Por código QR, en cuanto abres el registro en la cita.
¿Dónde encuentran los clientes el check-in? En la App para clientes, en Check-in. Allí eligen Escanear código o Ya estoy aquí.
¿Tiene consecuencias que alguien no se presente? No. Puedes marcar a la persona como ausente en la cita; es solo una anotación. No hay tarifa ni bloqueo automáticos.
¿Puedo escanear el código QR de una reserva en el Manager? Sí, en Escanear (app.bookicorn.net/scan). Según la reserva, haces el check-in de la persona o confirmas la entrega o la devolución.