Salas Plus
El complemento Salas Plus le ayuda a planificar salas y citas sin conflictos. Detecta las reservas dobles antes de que se produzcan, bloquea salas durante renovaciones o vacaciones, garantiza tiempos de margen entre citas y le muestra mediante un mapa de calor lo bien que se aprovechan sus salas.
El complemento cuesta 9 EUR al mes o 90 EUR al año y pertenece a la categoría Gestión.
Qué obtiene
- Detección de conflictos en reservas dobles de sala, formador y lugar
- Días y horarios bloqueados para salas y lugares completos
- Modo de mantenimiento por sala que bloquea cualquier reserva
- Tiempos de margen como distancia mínima entre citas consecutivas
- Mapa de calor de ocupación con cifras clave sobre el uso de las salas
Activación
- Abra Administración → Ajustes → Tienda de complementos
- Busque Salas Plus
- Haga clic en Activar
- El complemento se activa de inmediato
Nota: Tras la activación, aparece una nueva entrada en la barra lateral, "Disponibilidad de salas", bajo "Salas", y la comprobación de conflictos se ejecuta desde ese momento en las ventanas de creación y edición de citas.
Detección de conflictos en reservas dobles
Al crear o editar citas, el sistema comprueba en tiempo real si la sala, el formador o el lugar ya están ocupados a la hora seleccionada. La comprobación se ejecuta en las ventanas para crear un curso, un curso en bloque, una cita y al editar una cita.
Hay dos niveles de gravedad.
Bloqueos duros (que impiden guardar)
Estos impiden guardar: el botón de guardar queda desactivado:
- Modo de mantenimiento
- Días bloqueados
- Horarios bloqueados recurrentes
Avisos (que se pueden ignorar)
Estos solo avisan, sigue siendo posible guardar:
- Reserva doble de sala
- Reserva doble de formador
- Reserva doble de lugar
- Margen insuficiente
Cuando hay un conflicto, ve en la ventana un cuadro de aviso de color: rojo para los bloqueos duros, amarillo para los avisos. El cuadro enumera las citas en conflicto con curso, fecha, hora, sala y formador. Además, aparece un breve aviso emergente.
Se comprueban tanto las reservas dobles de sala como las de formador. En el caso de los formadores, se reconoce correctamente al formador realmente responsable: el formador asignado a la cita tiene prioridad sobre el formador estándar del curso.
Nota: Mover una cita arrastrándola y soltándola directamente en el calendario NO activa una comprobación de conflictos. La comprobación se produce exclusivamente en las ventanas de creación y edición mencionadas.
Crea una cita de Pilates para el martes a las 18:00 en la sala "Estudio A". El sistema detecta que allí ya hay un curso de yoga de 17:30 a 18:30 y muestra un cuadro de aviso amarillo con la cita en conflicto. Puede guardar igualmente si la reserva doble es intencionada, o elegir otra hora.
Días y horarios bloqueados
Con los bloqueos, impide de forma dura la ocupación de una sala o de un lugar completo. Hay dos tipos.
Intervalo de fechas
Un periodo de/hasta. Para un solo día, fija "de" igual a "hasta". Adecuado para vacaciones o una renovación.
Recurrente
Días de la semana seleccionados (varios posibles) más una hora de inicio y de fin. Adecuado, por ejemplo, para "los lunes de 13 a 14 horas siempre bloqueado".
Cada bloqueo se aplica a una sola sala o a un lugar completo y puede tener un motivo opcional como texto libre.
Crear bloqueos
Hay tres formas:
| Forma | Dónde |
|---|---|
| Tarjeta de sala | En /admin/raeume, a través del menú de una tarjeta de sala, "Crear bloqueo" |
| Tienda de complementos | En la Tienda de complementos, en la pestaña "Bloqueos" |
| Calendario | En /admin/kalender, donde los bloqueos existentes aparecen como una superposición y se pueden pulsar |
En las tarjetas de sala aparece una insignia de aviso con el número de bloqueos activos y la próxima fecha bloqueada.
Consejo: Cree las vacaciones y las renovaciones previstas como intervalo de fechas con tiempo. Así, ni usted ni sus clientes podrán colocar citas por error en esos periodos.
Modo de mantenimiento
El modo de mantenimiento se aplica por sala, no por lugar. Mientras esté activo para una sala, cualquier reserva en esa sala queda bloqueada de forma dura, independientemente de la fecha y la hora.
De forma opcional, puede añadir un texto de aviso que se mostrará.
Activar el modo de mantenimiento
Hay dos formas:
- Abra
/admin/raeume - En el menú de la tarjeta de sala, haga clic en Activar mantenimiento, o abra la ventana de edición de la sala y active allí el modo de mantenimiento
- De forma opcional, introduzca un texto de aviso
- Guarde
A continuación, aparece un banner "En mantenimiento" en la tarjeta de sala. En el calendario, la sala se muestra como bloqueada. Al desactivarlo, el texto de aviso y la marca de tiempo se borran de nuevo.
Consejo: Utilice el modo de mantenimiento para bloqueos a corto plazo sin una fecha de fin fija, como un daño por agua. Para periodos planificables con un inicio y un fin fijos, un día bloqueado es la mejor opción.
Tiempos de margen entre citas
Un tiempo de margen es una distancia mínima en minutos entre dos citas consecutivas en la misma sala. Si no se respeta, aparece un aviso. No es un bloqueo duro: sigue siendo posible guardar.
La comprobación de margen se aplica solo a la misma sala, no a los formadores.
Configuración en dos niveles
Esto se configura en la Tienda de complementos, en la pestaña "Ajustes": una tarjeta para el valor estándar y una tarjeta para las excepciones por sala.
- Valor estándar del estudio: se aplica a todas las salas
- Valor por sala: excepción opcional; si el campo queda vacío, se aplica el valor estándar
Los valores posibles van de 0 a 120 minutos. El valor 0 significa: sin comprobación de margen.
Si se fija una excepción por sala, aparece una insignia "X min de margen" en la tarjeta de sala.
Fija un valor estándar del estudio de 15 minutos para que haya tiempo de ventilar y limpiar entre dos cursos. Para la sala "Taller", con un montaje más elaborado, fija una excepción de 30 minutos. Si alguien crea ahora dos citas de taller con solo 20 minutos de diferencia, aparece un aviso amarillo.
Mapa de calor de ocupación
El mapa de calor es una cuadrícula de día de la semana (7 filas) y hora (de 6 a 21 horas). Cada celda muestra la ocupación, plazas reservadas frente a disponibles, como intensidad de color, con una descripción emergente por celda.
Encuentra el mapa de calor en la Tienda de complementos, en la pestaña "Ocupación". Se puede filtrar por sala (todas o una sola) y por periodo; el periodo estándar son los últimos 28 días.
Sobre el mapa de calor se muestran cifras clave:
- ocupación media
- sala más utilizada
- sala menos utilizada
- horas no utilizadas por día
El mapa de calor es una función puramente de análisis e informes. No bloquea nada, solo le muestra qué salas están infrautilizadas o sobreutilizadas.
Consejo: Utilice el mapa de calor para detectar franjas horarias poco reservadas. A menudo, los cursos pueden trasladarse a días con más demanda, o las horas no utilizadas pueden aprovecharse para nuevas ofertas.
Dónde encontrar todo
| Lugar | Qué hace allí |
|---|---|
/admin/raeume | Modo de mantenimiento por sala, crear un bloqueo por sala, ver las insignias de bloqueo, margen y mantenimiento |
/admin/addon-store con Salas Plus seleccionado | Gestión central con las tres pestañas "Bloqueos", "Ocupación" y "Ajustes". También accesible a través de la entrada de la barra lateral "Disponibilidad de salas", bajo "Salas" |
/admin/kalender | Bloqueos como superposición que se puede pulsar |
| Ventanas de creación y edición de citas | Los avisos de conflicto en tiempo real |
Requisitos previos
Deben existir salas para que el modo de mantenimiento, los bloqueos de sala y los tiempos de margen tengan sentido.
Los lugares solo se necesitan para los bloqueos a nivel de lugar y para el aviso de reserva doble de lugar.
La detección de conflictos y el mapa de calor también necesitan cursos y citas para resultar útiles.
Si desactiva el complemento
La comprobación de conflictos, la gestión de bloqueos, el mapa de calor y los controles de mantenimiento y bloqueo desaparecen.
Los bloqueos ya creados y los modos de mantenimiento activados se conservan en la base de datos, pero ya no se evalúan. Si reactiva el complemento más adelante, todo vuelve a estar disponible.
Preguntas frecuentes
¿Qué estudios se benefician de Salas Plus? Los estudios con varias salas o varios formadores en los que las reservas dobles son un riesgo real. Asimismo, los estudios que desean mantener las renovaciones y las vacaciones limpiamente fuera del sistema de reservas, y los estudios que quieren optimizar la ocupación de sus salas basándose en datos.
¿Impide el complemento que reserve una sala dos veces? Solo en parte. Una reserva doble de sala es un aviso, no un bloqueo duro: puede guardar igualmente si la reserva doble es intencionada. Solo se bloquean de forma dura el modo de mantenimiento, los días bloqueados y los horarios bloqueados recurrentes.
¿Por qué no veo un aviso de conflicto cuando muevo una cita en el calendario? Mover arrastrando y soltando en el calendario no activa una comprobación de conflictos. La comprobación se ejecuta solo en las ventanas de creación y edición de una cita.
¿Cuál es la diferencia entre el modo de mantenimiento y un día bloqueado? El modo de mantenimiento se aplica por sala y bloquea cualquier reserva independientemente de la fecha y la hora, ideal para bloqueos sin un fin fijo. Un día bloqueado se aplica a un intervalo de fechas fijo o a días de la semana recurrentes y también puede fijarse para un lugar completo.
¿Se aplica el tiempo de margen también entre citas de distintos formadores? No. La comprobación de margen se aplica solo a la misma sala. No se tienen en cuenta las distancias entre formadores.
¿Bloquea el mapa de calor de ocupación alguna reserva? No. El mapa de calor es una función puramente de análisis e informes. Solo muestra lo bien que se aprovechan sus salas.