Gestión de ocupación
La extensión Gestión de ocupación te ayuda a planificar salas y entrenadores sin solapamientos: el Manager avisa de dobles ocupaciones, bloqueas ubicaciones y salas y ves la ocupación. Ambas cosas las encuentras en la página Bloqueos y ocupación (app.bookicorn.net/raumplan) con las pestañas Bloqueos y Uso. La extensión la activas en la Tienda de extensiones (app.bookicorn.net/addon-store).
Aviso de doble ocupación
Con la extensión, el Manager comprueba al crear una cita individual y al editar una cita si ya hay algo a la misma hora. Avisos posibles:
- Sala ya reservada
- Formador ya programado
- Ubicación ya en uso
- Tiempo de descanso demasiado corto
Si la cita cae en un bloqueo, el Manager lo muestra en rojo. En todos los casos puedes guardar igualmente, los avisos no impiden nada. Al crear una serie no se hace esta comprobación.
En las ofertas con elección libre de horario, la extensión además bloquea la sala: si en la misma sala ya está reservado un horario de otra oferta con elección libre de horario, no se vuelve a ofrecer. Consulta Elección libre de horario.
Bloqueos
Los bloqueos los gestionas en la página Bloqueos y ocupación, en la pestaña Bloqueos. La misma hoja se abre también en una sala y en un recurso con Añadir bloqueo.
- Toca Añadir bloqueo.
- En ¿Qué bloqueas? elige Elección libre de horario, Toda la ubicación, Sala o Recurso y después el perfil de disponibilidad, la ubicación, la sala o el recurso. Elección libre de horario bloquea todas las ofertas con elección libre de horario que usan ese perfil.
- Elige el Motivo: Vacaciones, Mantenimiento u Otro. Una Nota (opcional) deja constancia de qué se trata, por ejemplo «Herrador» o «Vacaciones de empresa».
- Elige Rango de fechas con De y Hasta o Periódica para días de la semana con Hora de inicio y Hora de fin, y guarda. En el Rango de fechas, Todo el día está activado. Si lo desactivas, indicas además Hora de inicio y Hora de fin en De y Hasta, por ejemplo para una cita concreta de 15:00 a 16:05.
Elección libre de horario no necesita ninguna extensión; la página se llama entonces simplemente Bloqueos. Los bloqueos de ubicaciones y salas forman parte de la Gestión de ocupación, los bloqueos de recursos de la extensión Recursos. Sin la extensión adecuada, la opción se ve en la hoja, pero está bloqueada.
Qué hace un bloqueo
- Elección libre de horario y recursos: en el periodo bloqueado no se ofrecen horarios. Un día bloqueado por completo cuenta como cerrado. Con horas de inicio fijas solo desaparece la cita que se solapa con el bloqueo; las demás horas de inicio se mantienen.
- Citas con horario fijo: no se anulan y siguen siendo reservables. Al crear o editar una cita dentro de un bloqueo, el Manager solo muestra un aviso.
- Calendario: muestra los bloqueos.
Si una cita fija no puede celebrarse por un bloqueo, anúlala tú, consulta Vacaciones, ausencias y anulación de citas.
Ocupación
En la página Bloqueos y ocupación, la pestaña Uso muestra para una Sala elegida o para todas las salas y un periodo de De a Hasta en qué días de la semana y horas entre las 6 y las 22 h hay citas. Además están las cifras Promedio ocupación, Sala con más uso, Sala con menos uso y Horas libres / día.
Se cuentan citas, no reservas individuales. Para el número de reservas por cita, mira la lista de participantes.
Preguntas frecuentes
¿Evita la extensión las dobles reservas? En la elección libre de horario bloquea la sala para otras ofertas con elección libre de horario. En las citas con horario fijo solo muestra un aviso, puedes guardar igualmente.
¿Un bloqueo anula mis clases? No. Las citas con horario fijo se mantienen y siguen siendo reservables. Anúlalas tú si hace falta.
¿Dónde introduzco las vacaciones de toda una ubicación? En la página Bloqueos y ocupación con Añadir bloqueo y Toda la ubicación, motivo Vacaciones. Afecta a la elección libre de horario y a los recursos.
¿Cómo bloqueo un aparato por mantenimiento? Abre el recurso y toca Añadir bloqueo, elige el motivo Mantenimiento y el periodo. Para ello necesitas la extensión Recursos.
¿Dónde encuentro la página Bloqueos y ocupación? En el menú, en Ubicaciones → Bloqueos y ocupación (app.bookicorn.net/raumplan).