Facturas automaticas

Con el addon Facturas automaticas, Bookicorn crea una factura legalmente conforme en formato ZUGFeRD para cada compra – sin ninguna intervencion manual de tu parte. Los clientes reciben la factura como PDF por email, y tu puedes descargarla en cualquier momento en el area de administracion.

Categoria: Finanzas

¿Que son las facturas automaticas?

Una factura automatica es un documento que se crea inmediatamente despues de una compra exitosa – sin ninguna accion manual. Bookicorn se encarga de:

• Numeros de factura secuenciales y sin huecos
• Fecha de factura y fecha de vencimiento correctas
• Todos los datos obligatorios legalmente requeridos (nombre, direccion, numero fiscal, IVA)
• Lineas de detalle para el articulo comprado (creditos, reserva, paquete)
• Formato ZUGFeRD para lectura por maquina

Las facturas se generan para todas las transacciones de compra en Bookicorn: compras de creditos, reservas directas de cursos y paquetes.

ZUGFeRD – el formato de factura electronica aleman

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) es un formato de factura hibrido: el archivo PDF se ve normal para los lectores humanos, pero tambien contiene datos XML integrados. Esto significa que la factura puede ser leida tanto por tu asesor fiscal como procesada automaticamente por software contable.

Ventajas de ZUGFeRD:

• Compatible con DATEV, Lexware, sevDesk y otros programas contables comunes
• Cumple los requisitos del mandato aleman de facturacion electronica (obligatorio para facturas B2B desde 2025)
• No se requiere introduccion manual de datos en el asesor fiscal – los datos se reconocen automaticamente
• Archivado conforme a GoBD

Nota: Para clientes del sector publico (B2G), ZUGFeRD es obligatorio desde 2020. Para el sector B2B, el mandato entro en vigor el 01.01.2025. Con este addon, estas completamente cubierto.

Activacion y configuracion

Activar el addon

Introducir datos obligatorios

Para que las facturas sean legalmente validas, debes introducir la siguiente informacion una vez:

Consejo: ¿Eres un pequeno empresario segun §19 UStG? Entonces activa la opcion Exencion para pequenos empresarios – las facturas se crearan sin IVA y con el texto de aviso legalmente requerido.

Creacion automatica para cada compra

Una vez que el addon esta activo y los datos de facturacion estan completos, todo funciona automaticamente:

Para compras de creditos:

• El cliente compra un paquete de creditos
• El pago se procesa a traves de Stripe
• La factura se crea inmediatamente y se envia por email

Para reservas directas de cursos con pago:

• La reserva se completa
• El pago se confirma
• La factura se genera automaticamente

Para cancelaciones y reembolsos:

• Bookicorn crea automaticamente una factura de cancelacion
• La factura original permanece en el sistema
• Los clientes tambien reciben la factura de cancelacion por email

Nota: No se crean facturas para cursos gratuitos (0 €), ya que no se realiza ninguna transaccion de pago.

Numeros de factura secuenciales

Bookicorn asigna numeros de factura automaticamente en orden secuencial. El formato es configurable:

Establecer el formato de numeracion

En Configuracion → Facturas → Formato de numeracion puedes personalizar el formato:

• Prefijo: p. ej. RE, INV, o la abreviatura de tu estudio
• Ano: p. ej. 2025-
• Numero secuencial: Punto de inicio seleccionable (p. ej. 0001)

Ejemplos:

RE-2025-0001
INV-2025-0042
YOGA-2025-0128

Importante: Los numeros de factura no deben tener huecos y deben ser unicos. Bookicorn lo garantiza automaticamente – no necesitas preocuparte por ello.

Descarga de PDF

En el area de administracion

Puedes encontrar todas las facturas en Finanzas → Facturas:

• Filtra por periodo, cliente o numero de factura
• Haz clic en una factura para abrirla
• Descarga el archivo PDF
• Exporta varias facturas como archivo ZIP

Para los clientes

Los clientes pueden descargar sus facturas directamente en el Dashboard del cliente:

• Abre Dashboard → Mis compras
• Un icono de factura aparece junto a cada compra
• Un clic descarga el PDF

Envio por email a los clientes

Cada factura se envia automaticamente a la direccion de email del cliente – inmediatamente despues de la confirmacion de pago.

Contenido del email de factura:

• Asunto: Tu factura [numero de factura] de [nombre del estudio]
• Breve texto de confirmacion
• Factura como adjunto PDF (formato ZUGFeRD)

Personalizar el texto del email

En Configuracion → Plantillas de email → Factura puedes personalizar el texto del email de factura. Marcadores disponibles:

• {{customer_name}} – Nombre del cliente
• {{invoice_number}} – Numero de factura
• {{invoice_date}} – Fecha de factura
• {{amount}} – Importe total
• {{studio_name}} – Nombre de tu estudio

Consejos para un uso optimo

Involucra a tu asesor fiscal

Consejo: Envia a tu asesor fiscal una factura ZUGFeRD de ejemplo antes de poner el addon en produccion. Asi puede verificar que el formato es compatible con su software contable y te ayuda a evitar sorpresas al cierre anual.

Manten los datos de facturacion actualizados

• Actualiza tu numero fiscal o direccion en Bookicorn inmediatamente cuando algo cambie
• Las facturas futuras se emitiran correctamente de forma automatica
• Las facturas ya creadas permanecen sin cambios (conformidad GoBD)

Archivado

• Las facturas se almacenan permanentemente en Bookicorn
• Para el cierre anual, puedes exportar todas las facturas de un ano dado como archivo ZIP
• La GoBD requiere un periodo de retencion de 10 anos – Bookicorn se encarga del archivado digital

Preparar el cierre anual

Consejo: Combina el addon de Facturas con el addon de exportacion DATEV para proporcionar a tu asesor fiscal no solo PDFs sino tambien datos de contabilizacion legibles por maquina. Esto le ahorra tiempo – y a ti en honorarios de contabilidad.