Sistema de facturación
Con la extensión Sistema de facturación, Bookicorn emite facturas a tus clientes y se las envía por correo electrónico. En el Manager tienes el área Facturas con la lista de facturas, los emisores de facturas y los ajustes del aspecto de tus facturas.
La guía detallada con todos los ajustes está en Facturas.
Activar el sistema de facturación
- Abre Manager → Tienda de extensiones: app.bookicorn.net/addon-store.
- Toca Sistema de facturación y después Activar.
Las extensiones solo las activan los propietarios y los administradores del estudio. Tras la activación aparece en el Manager la entrada de menú Facturas con las subentradas Emisores de facturas y Ajustes.
Configurar el sistema de facturación
Después de activarlo hacen falta dos pasos para que se creen facturas:
- Crear emisor de facturas: en Manager → Facturas → Emisores de facturas introduces tus datos de empresa con Agregar emisor de factura: nombre, dirección, número fiscal o NIF-IVA y el prefijo de los números de factura. Activa Usar como emisor de factura predeterminado.
- Logo y diseño: tu logo lo subes en Manager → Ajustes → General. El color, los textos y el plazo de pago los configuras en Manager → Facturas → Ajustes.
Sin un emisor de facturas predeterminado activo no se crea ninguna factura.
Qué desbloquea el sistema de facturación
- Facturas de las reservas: en cada reserva con precio que se paga con Stripe, PayPal, pago en el lugar o transferencia, la factura va adjunta a la confirmación de reserva.
- Lista de facturas: todas las facturas con estado, filtros y búsqueda en Manager → Facturas. Detrás de los tres puntos de cada fila están Ver factura, Editar, Enviar por correo electrónico, Marcar como pagada y Cancelar, según el estado de la factura. Con las casillas seleccionas varias facturas y las descargas como archivo CSV con Exportar.
- Facturas manuales: con Crear factura, también facturas que no pertenecen a ninguna reserva
- Facturas rectificativas: al anular una factura y automáticamente cuando se cancela una reserva con factura
- Emisor de facturas por oferta: en la oferta, en Contabilidad, un emisor de facturas propio en lugar del predeterminado
- Copias para la contabilidad: direcciones de correo que reciben cada factura y cada factura rectificativa en PDF
- Facturas de entrenadores autónomos: los entrenadores con emisor de facturas propio emiten las facturas de sus ofertas en su propio nombre
Las facturas de pagos con Stripe, Bookicorn las crea como PDF ZUGFeRD. Es un PDF que lleva incrustados además los datos de la factura en formato legible por máquina.
Para exportar a tu asesoría fiscal existe la extensión propia Exportación DATEV.
Dirección de los clientes
Con el sistema de facturación activo, cada reserva pagada y cada compra pagada necesita una dirección del cliente. Si falta, la ventana de reserva o de compra la pide antes de que el cliente pague.
Preguntas frecuentes
¿Reciben factura también las compras con pago en el lugar? Sí. En las reservas, la factura se crea al momento con el estado Abierta. Si el cliente compra él mismo una tarjeta prepago, se crea en cuanto confirmas la recepción del pago. Si asignas créditos en el Manager con Pago pendiente, se crea al momento con el estado Abierta.
¿Por qué no se crea ninguna factura si la extensión está activa? Normalmente falta el emisor de facturas predeterminado activo. Comprueba en Facturas → Emisores de facturas que haya uno marcado como Por defecto y Activa.
¿Aparece mi logo automáticamente en la factura? Sí, el logo del estudio de Ajustes → General. Si el emisor de facturas tiene un logo propio, en las facturas de las reservas aparece ese logo.
¿Puedo hacer facturas yo mismo? Sí, en Facturas con Crear factura.